| Situación actual | Propuesta de TI |
Área | Necesidad detectada | TI propuesta | Características de TI | Beneficios para el departamento |
1. | Compras | - Excesivo tiempo en los procesos.
- Para la requisición del área de almacén solicitando electrodomésticos, debe haber un formato estándar, con nombre del solicitante y aprobado por su supervisor.
- Se debería establecer una lista de proveedores confiables para las compras.
- Una computadora para almacenar importante cantidad de información y fácil llenado de las requisiciones de compra, así como el envío por correo electrónico a las áreas involucradas en la aprobación de las compras.
- Los documentos que deben ser firmados para su aprobación, se manejan en formato físico (papel), con los traslados que ellos implica.
- Establecer comunicación con otras sucursales.
- No hay seguridad en la información.
| Se pretende implementar una propuesta de hardware y software (Aspel SAE 7.0) para mejorar el manejo de las requisiciones y la optimización del proceso de compra, estableciendo comunicación con las áreas involucradas en el procedimiento. Así como también, la implementación de la firma electrónica para autorizar de manera más eficiente las compras que se requieran con urgencia o por monto requerido. Acceso a internet para establecer comunicación con las otras sucursales. Con ayuda del área de recursos humanos, impartir una capacitación a los empleados del área de ser necesario.
| - Interfaz gráfica
- Perfiles de Usuario
- Práctica barra de búsqueda
- Catálogos requeridos por Anexo 20.
- Uso de CFDI
- Forma de pago SAT
Características específicas en el área: a) Generar pedidos. b) Realizar la orden de compra. c) Revoluciones sobre compras. d) Reportes. e) Saldar cuentas por pagar
| - Optimización de costes y disminución del tiempo de respuesta de las requisiciones
- Establecimiento de una cartera de proveedores confiables
- Fácil manejo de la información de las requisiciones de compra
- Comunicación con otras sucursales
- Introducción de mejoras a sus procesos a través de las nuevas tecnologías
- Actualización de Inventario de todas las sucursales de la empresa
- Creación de pólizas de compra
- Creación del CFDI para los proveedores
- Sincronización del Software mediante dispositivos móviles para realizar, consultar las compras
|
| Ventas | - No hay un sistema implementado para registrar entradas y salidas de los productos vendidos
- Tiempo excesivo de respuesta cuando se pide la valoración del área de contabilidad y finanzas
- Hacen uso de inventarios físicos para consultas de productos
- El proceso de venta es lento
| Sistema de Inventarios (Aspel SAE 7.0) para registrar las entradas, salidas de los productos que la empresa vende, para así reducir el tiempo de respuesta de las peticiones hechas al departamento de contabilidad y finanzas, así como de tener siempre actualizada la información sobre los precios de los productos vendidos y facilitar el proceso de venta.
| - Interfaz gráfica
- Perfiles de Usuario
- Práctica barra de búsqueda
- Catálogos requeridos por Anexo 20.
- Uso de CFDI
- Forma de pago SAT
Características específicas del área: a) Generar cotizaciones, pedidos, remisiones y facturas. b) Cobro de facturas c) Devoluciones sobre ventas. d) Reportes | - Eficiencia de la consulta a inventario
- Reducción en los tiempos de valoración de las áreas involucradas
- Mejor control en las entradas y salidas de los productos
- Optimización del proceso de venta
- Incremento en las ventas
|
3. | Contabilidad | - No hay un sistema designado al área para administrar todas las operaciones realizadas por el área, utilizan material físico (papel), para calcular, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, pagos de la organización, etc., y se transportan para realizar los pagos de servicios
| Software especializado (Aspel COI) para realizar los pagos de los servicios, pagos a proveedores, gastos de la organización e ingresos Para realizar los pagos de servicios, se haría mediante transacción bancaria, por ejemplo la banca en línea desde la cuenta determinada para realizar esos pagos. Los pagos a proveedores (en conjunto con área de compras), puede utilizarse el Sistema Aspel COI
| - Interfaz gráfica
- Aspel COI es un mecanismo inteligente que te ayuda a contabilizar tus CFDI fácilmente
- Memoriza de los movimientos contables y te ofrece sugerencias para clasificar pólizas
- Genera la información para tus declaraciones fiscales e informativas: IVA, ISR y DIOT
- Controla los saldos de las cuentas contables y activos en moneda extranjera
- Genera de manera automática
- documentos de trabajo en hojas de
- cálculo Microsoft Excel®
- Dado que es un producto Aspel, se puede sincronizar con Aspel SAE
| - Reducir costes de transportación (gasolina) y del tiempo (largas filas en bancos, CFE, etc.)
- Eficacia y eficiencia en las transacciones
- Generación de reportes
|
4. | Almacén | - Realizan el registro de todos los productos y partes que se encuentran en existencia, los productos que entran y salen de manera manual sin uso de equipo informático.
- Realizan el conteo físico cada fin de mes de productos y partes, sin un reporte de inventario del cual guiarse
- El proceso de surtido de partes es demasiado lento, pudiendo haber en algún momento alguna urgencia, y no permite atenderla en tiempo y forma
| Equipo informático con software especializado para registrar los productos y partes que se encuentran en existencia con ayuda de una base de datos. El sistema de inventario (Aspel SAE) también debe ser turnado a ésta área. Lector de códigos de barras como uno del hardware a utilizar para el registro del mismo y su búsqueda sea más eficaz.
| - Interfaz gráfica
- Registro de entradas y salidas
- Altas de productos en línea desde el modulo compras.
- Altas en el módulo inventario
- Bajas y modificaciones.
- Reportes.
| - Disponibilidad del inventario de manera rápida
- Registro de entradas y salidas con ayuda de códigos de barras de los productos, haciendo más eficiente su captura a inventario
- Automatización de sus procesos
- Si se realizará conteo físico en algún momento, pero con la ayuda del reporte generado por el software, será una herramienta importante para llevar un buen control de los productos
|
5. | Área de reparación y garantías.
| - El llenado del formato es molesto para el cliente
- El envío de la solicitud de reparación o garantía es lento
- El proceso de compra de piezas para reparación en garantía es demasiado largo
- No cuentan con una computadora para realizar registros de la garantía de los productos
| Implementación de un formato para registrar los productos de los que se haya solicitado reparación o garantía. Equipo informático con software especializado (Paquetería Office, formato de solicitud hecho en Microsoft Excel) para optimizar el proceso de petición de material o pieza para reparación o bien para contactar al área competente de la garantía y si procede establecer comunicación con proveedor por garantía de producto, y generar el reporte para informar a las áreas competentes del procedimiento.
| El sistema debe contener las siguientes características:
- Interfaz gráfica
- Generación de solicitud de garantía
| - Fácil llenado del formato, ya no hecho por el cliente
- Los envíos de las solicitudes serán vía correo electrónico turnado a las áreas correspondientes
- El proceso de compra de las piezas para reparación será más corto
|
6. | Área de Recursos Humanos | - La búsqueda de registros de datos de empleados, de sus nóminas, es deficiente dado que utilizan el sistema viejo de administración por medio de libretas, y el cálculo de la nómina mediante calculadoras.
- No cuentan con un sistema para el manejo de las nómina de la organización
- Carecen de computadora para registrar datos de empleados, capacitaciones, etc., de la organización
| Software especializado (Sistema de Nómina Management Pro) para el manejo de las nóminas de los empleados, así como registro de sus datos personales, pagos de IMSS, INFONAVIT, préstamos personales, o alguna otra deducción del empleado. | - Configura las incidencias en base al registro de asistencia (faltas, retardos, permisos)
- Permite la carga masiva de incidencias
- Configuración de nómina por Centro de costos
- Realiza el timbrado de acuerdo a las nuevas reformas del SAT de forma automática
- Imprime reportes y recibos rápido y fácil.
- Crea expedientes de todos tus colaboradores
- Dispersión bancaria.
- Historial de movimientos de empleados.
- Control de reingresos, cambios de salarios y bajas.
- Cargas masivas desde Microsoft Excel
- Permite crear y modificar las fórmulas para el cálculo de la nómina.
- Conceptos y fórmulas pre-configuradas.
- Periodos de nómina configurables
- (semanal, decenal, catorcenal, quincenal, mensual, etc.).
- Envío e impresión de recibos de pago de nómina.
| - Automatización del manejo de la nómina
- Interfaz de fácil manejo
- Cálculo de nómina más eficiente
- Generación e impresión del recibo de nómina
- Registros de los colaboradores en una base datos de manera organizada
- La nómina se pagará con mayor rapidez ya que mediante vía correo electrónica será turnada al área de finanzas para su pago, o se adelantará este proceso de manera automática según lo designe la organización.
|
7. | Director General | - El director general no cuenta con una computadora para visualizar fácilmente toda la información que le es turnada de las áreas de la organización, esto le hace tener enormes cantidades de documentos y libretas de anotaciones, las cuáles hacen la revisión de las actividades más lenta.
| La propuesta de es de Hardware, es decir, que el Director debe contar con una computadora, con los software especializados de todas las áreas para informarse de las operaciones realizadas dentro de la organización, además de contar con un correo electrónico para mantener constante comunicación con las áreas. | Un equipo iMac Pro básico como mínimo, sería el ideal y con la capacidad para soportar la instalación de diversos programas sin dificultad. | - Tendría acceso a todas las operaciones realizadas por todas las áreas, lo que le permitiría supervisar de manera simultánea a toda la organización
|
