Organización y Dirección de una empresa

Actividad No 3 – Organización y Dirección

Administración General

Presentado por:

Eduard Ferney Bareño

Profesor:

Germán Darío Gómez

Unipanamericana

Bogotá

1. Representación gráfica de la estructura que la empresa tiene actualmente

Nuestra empresa se encuentra organizada de la siguiente manera:

1. Análisis de la empresa y su estructura

Esta microempresa cuenta con una estructura que se compone de 10 personas que trabajan en ella,  encabezada por Eduard Bareño se encarga de la parte administrativa,  cuenta con una secretaria la cual le ayuda en sus funciones,  el señor Martin Fajardo que es el Director de la Producción  tiene a cargo 4 operarias y la señorita Diana Torres quien se encarga de las Actividades Comerciales con 2 vendedores a cargo,  lo que podemos notar de esta estructura u organización es que los socios tienen funciones  similares los cuales generan pérdida de tiempo para cada uno de ellos y no están enfocadas a cada responsable,  como por ejemplo el Sr Martin y el Sr Eduard tiene a cargo el almacenamiento de producción lo cual lo puede delegar o manejar uno solo,  cada persona debe de cumplir con su tarea asignada,  pues no hay una definición muy clara de las tareas.

Fallan mucho en la parte de liderazgo como el Sr Martin es estricto y no escucha a su personal,  la Sta. Diana le falta autoridad con el personal a cargo ya que ella tiene  la mayor responsabilidad que es la  fuente de ingresos de la empresa y el Sr Eduard falla en la toma de las decisiones por ser la cabeza mayor de la compañía y no debería de realizar trabajos o tareas que no le competen sino mas bien distribuirlas a cada área funcional.

No cuentan con el área de Recursos Humanos ya que es importante incluirla en la empresa ya que es la que tiene que seleccionar, contratar, evalúa al personal, realiza la nomina,   capacitaciones, bienestar de los empleados,  y el área Financiera,  ya que la actividad principal de ella es de conseguir y manejar el dinero de la empresa.

Podemos concluir que la micro empresa se identifica con una estructura simple o plana,  ya que existen pocos administradores y un grupo de operarios que realizan un trabajo básico,  lo que la define como una organización del pequeño empresario.

Para ello se ha replanteado una nueva estructura para la micro empresa,  ya que sus áreas funcionales no están coordinadas,  también se eligió quien fuera el Gerente General, a continuación la nueva estructura de nuestra empresa:

1. Nueva Estructura

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  Funciones de cada área Funcional:

1. Gerente General:  Esta compañía está formada por socios se realizo una junta y se definió quien iba a tomar el cargo de la Gerencia General de la empresa,  el Sr Eduard Bareño (socio No3) por tener la mayor parte de acciones dentro de la empresa,   la funciones a cargo son planear y desarrollar las metas de corto, mediano y largo plazo,  entrega de proyecciones de dichos objetivos ,  coordinar y supervisar  las áreas funcionales que se estén ejecutando las tareas,  administrar los costo e ingresos de la empresa,  es el responsable de liderar y coordinar las funciones de la planificación,  estar enterado de las anomalías que se presenten en la empresa y en cada área para darle una solución,  atender las quejas bien se de los empleados,  clientes y proveedores. Tiene a cargo una secretaria que le ayuda a agendar citas,  recibir llamadas,  realizar cartas y enviar correos,  estar pendiente de las actividades que tiene en el día el Gerente General.

1. Gerente de Producción:  El Sr Martin Fajardo está encargado de esta área,  también se le envió a una capacitación de liderazgo ya que el rol que el desempeña en la compañía requiere en trabajar en equipo y saber escuchar, sin dejar atrás su disciplina laboral,   tiene a cargo cuatro áreas que son Control y Calidad,  Diseño, Bodega y Publicidad,  cuenta con un total de 10 personas,  sus funciones son :  planificar el mejor uso de tiempo del personal a cargo,  estar pendiente que cada colección o producción este a tiempo y que cumpla con los requisitos de los clientes,  garantizar el buen funcionamiento de la línea de confección y corte,  coordinador el almacenamiento en bodega y así su despacho a las tiendas,  supervisar el área de control y calidad,  la higiene y seguridad industrial,  y control de inventarios del almacenamiento bien sea de la mercancía y suministros.

1. Gerente de Mercadeo y Ventas: Sigue al pie la Sta. Diana Torres se le delego un asistente como apoyo para el cargo,  las funciones de Sta. Diana Torres son las de planificar, dirigir y controlar las actividades de ventas,  los estudios de mercadeo,  analizar los resultados de las ventas y que plan de acción tomar,  prepara informes para la Gerencia General,  realizar constantemente seguimiento al presupuesto de la venta,  proyectar los presupuesto mensuales de la venta y de cada vendedor,  auditar los inventarios de las secciones a cargo que son 2:  Sección de Ropa para Dama Casual y Sección de Ropa para Dama Juvenil,  velar por la satisfacción del cliente,  buscar el crecimiento de la compañía,  tiene a cargo 4 vendedores y se le contrato 2 personas más para manejar los inventarios mensuales de la mercancía en piso de venta.

1. Gerente Administrativo y Financiero:  Esta es una nueva área ya que no contábamos con ella, pero es de vital importancia tener porque es la encargada del dinero de la compañía,  se contrataron 3 personas para esta área las cuales están divididas de la siguiente manera Contabilidad, Auditoria y Cartera,  las tareas de esta área son las siguientes: es la encargada de la eficiente administración del capital ,  vigilar los procesos de control interno y recaudación de las recursos financieros,  coordinar y vigilar las actividades relacionadas con el almacenamiento, distribución e inventarios de la empresa,  realizar seguimiento a la ejecución,  contabilización, rendición de informes y cuentas fiscales,  estados financieros, liquidez de la empresa.

1. Área de Recursos Humanos: Como el área Financiera también tuvimos en cuenta de tener un área de Recursos Humanos,  se contrato 1 persona que es la encarga de seleccionar el personal,  inducción del personal nuevo,  capacitación al personal de la empresa,  liquidación de nomina y prestaciones legales,  motivación y clima laboral,   evaluaciones de desempeño,  relaciones laborales,  y riesgos laborales.

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