PROYECTO FINAL. El Hotel Europeo

DIAGNÓSTICO.

El Hotel Europeo tiene como giro principal ofrecer hospedaje, esta institución tiene instalaciones adecuadas y seguras para el personal, clientes y proveedores en general. Adicionalmente cuenta con una estructura organizativa de manera apropiada para el buen funcionamiento como lo son; gerencia general, gerencia administrativa, contabilidad, informática, habitaciones, restaurante, mantenimiento y recursos humanos. Cuenta con un sistema contable que se sub divide en facturación de ventas, pagos, compras, inventarios, etc.

Al momento de levantar la información observamos que el hotel cuenta con un manual de organización y funciones, en este caso realizaremos una validación de lo que presenta dicho manual con lo que indagamos dentro de la empresa, es importante mencionar que carece de un manual de control interno, por lo que hemos decidido realizar uno que se adapte a las necesidades y actividades dentro del área de contabilidad, el cual servirá de guía para regular los procedimientos de la empresa para obtener una mayor eficiencia y eficacia en las labores por parte del personal.

El hotel tiene determinado la siguiente misión, visión y valores:

• Misión:

Proporcionar servicios de hospedaje y alimentos, superando constantemente las  expectativas de nuestros clientes, siendo innovadores, productivos y comprometidos con el servicio.

• Visión:
  Ser  el  mejor  lugar  para descansar y la opción número uno de los clientes, identificándonos como  una  empresa  de  alta   calidad, rentable, con
  servicios  competitivos  a  través   de una  mejora continua  basada  en el  desarrollo  personal  y   del entorno.

• Valores empresariales:

1. Ética.    (Hay que desarrollar cada uno de ellos que significan) Ok.,

1. Eficiencia.

1. Trabajo en equipo.

1. Integridad.

1. Orientación hacia el servicio del cliente.

I.        Antecedentes

Nombre de la empresa: Hotel Europeo

Constitución y actividad:

Hotel Europeo fue constituida bajo las leyes de la República de Nicaragua el 15 de febrero de 1997, según escritura número 215, presentada en el Registro Público Mercantil de Managua, en el libro segundo de sociedades. Agregar datos registrales

Su principal actividad es la de prestar facilidades de hospedajes o albergue de manera amplia y variada, podrá dedicarse a entrenamientos en general y celebrar toda clase de contratos y contraer obligaciones que no le estuviesen prohibidas por la ley.

No. RUC: Hay que agregar el número

Reseña Histórica:

En el año de 1996 se adquirieron los terrenos para iniciar la construcción del hotel ubicándose en el Residencial Bolonia, Managua (de Canal 2, ½ cuadra al sur) el hotel fue fundado por un capital social que se encuentra conformado por los señores Doctor Roberto José Paladino Zapata y la Doctora Mayra Woo dirigida actualmente por la Dra. Mayra Woo.

El hotel inició operaciones en el año de 1997 con módulos de 7 habitaciones contando además con otros servicios.  Desde ese momento ha venido siendo un referente en el sector turístico, debido a que ha sabido dar respuesta a las exigencias del mercado, esforzándose por reflejar una combinación integral de servicios con un ambiente profesional, personalizado y agradable a sus clientes.

El hotel fue creado para responder a las necesidades de los turistas que visitaban nuestro país con el propósito de invertir, debido a esto su estancia era prolongada, es por ello que el hotel supo captar este sector de mercado proporcionando un lugar donde los ejecutivos puedan descansar  y realizar sus negocios en un ambiente elegante y hogareño.

Para el año de 2003 se contaba con 25 habitaciones, 83 Empleados y precios que oscilaban entre US$50, US$65 y US$120 según el tipo de habitación.  Actualmente cuenta con 35 habitaciones y aproximadamente 60 empleados, con precios que oscilan entre US$$75 y US$120 por habitación, las cuales cuentan con servicio de Internet, Línea Telefónica con acceso a llamadas nacionales e internacionales, TV por cable con 70 canales, Aire Acondicionado, Baño con agua fría y caliente.

Se cuenta además con un amplio Salón Ejecutivo apto para eventos sociales, piscinas, gimnasio, Restaurante El Ranchón, Estacionamiento Privado, Servicio a la Habitación (Services Room), Alquiler de Vehículos gracias al convenio realizado con Budget Rent a Car, Caja de Seguridad, Servicio de Lavandería, entre otros.

Los socios se encuentran comprometidos con el desarrollo del turismo en Nicaragua, ya que cuentan con una amplia experiencia en hoteles y en otros negocios dentro de la misma industria.

El hotel está inscrito ante el Instituto Nicaragüense de Turismo (INTUR), lo que le permite mantener relaciones con la mayoría de las asociaciones gremiales de importancia estratégica para el hotel. El hotel es miembro en distintas organizaciones gremiales tales como: la Cámara Nacional de Turismo (CANATUR) y la Cámara de la Industria o la Cámara de Comercio y Servicios, así como también de la Asociación de Hoteles de Nicaragua.

También destacamos que el hotel aporta dinero a la Fundación Dianova, la cual está radicada en Nicaragua desde hace varios años con el fin de apoyar a jóvenes y niños de escasos recursos en su desarrollo profesional y pedagógico.

1. ESTRUCTURA ORGÁNICA

[pic 1]

[pic 2]

[pic 3]

[pic 4][pic 5][pic 6]

[pic 7]

[pic 8][pic 9]

[pic 10][pic 11]

[pic 12]

[pic 13]

[pic 14][pic 15][pic 16]

[pic 17][pic 18][pic 19]

[pic 20]

[pic 21][pic 22][pic 23]

[pic 24]

[pic 25][pic 26]

[pic 27]

INTRODUCCION.

        El presente Manual de Organización y Funciones  constituye el elemento complementario de la estructura organizacional y funcional del Hotel, el cual permitirá al personal de cada departamento en sus respectivos cargos,  desarrollar sus funciones hacia el logro de los objetivos y metas institucionales propuestas.

De esta manera, se presenta una visión conjunta que proporciona una rápida identificación de estos elementos. La descripción de las funciones permite visualizar  los procesos con facilidad, posibilita lograr de una manera más rápida y  efectiva el entrenamiento en cada puesto de trabajo y además sirve como  referente para la evaluación del desempeño.

Es un instrumento de consulta y referencia que deberá ser del conocimiento de todo el personal,  Su apropiación y divulgación, es responsabilidad de cada uno de los dirigentes del Hotel.

        Por ser un documento de carácter obligatorio su aplicación y cualquier modificación y actualización deberá contar con la aprobación de la Gerencia.

GERENCIA ADMINISTRATIVA.

Cargo:                Gerencia Administrativa

Área:                        Gerencia.

Reporta a:                 Gerente General.

Subordinados:           Ejecutivo del Departamento de Informática.

                                     Ejecutivo del Departamento de Contabilidad.        

                          Ejecutivo del Departamento de Mantenimiento

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

• Planifica, orienta, coordina, supervisa, evalúa y controla que la ejecución de las funciones y actividades de los Departamentos a su cargo, se realicen conforme la política de atención integral al cliente y a las líneas de acción establecidas por la Gerencia.

• Supervisa que las coordinaciones entre los Departamentos a su cargo posibiliten apropiadas respuestas a la oferta y demanda de hospedaje y de servicios solicitados por los clientes y/o huéspedes del Hotel.

• Orienta a los Departamentos que brindan servicios externos e internos, las líneas de acción emanadas de Gerencia, apoya la formulación de sus respectivos planes de trabajo.  Da seguimiento, asesoría y soporte en su ejecución.

• Da seguimiento y supervisa que las actividades que se realizan en la reserva, registro, y pago del alojamiento de los huéspedes, se efectúe con calidad

• Atienda y resuelva situaciones sobre los huéspedes o clientes potenciales que transciendan el ámbito del Departamento de Recepción.

• Reciba del Ejecutivo de Recepción, el excedente de caja (ingresos) y entrega los fondos de reembolso solicitados.

• Supervisa la elaboración, veracidad y oportunidad de las estadísticas establecidas en la Recepción.

• Reciba, revise y analice la información relacionada con el nivel de ocupación y de estadía de los clientes en el Hotel para medir la efectividad del desempeño de las áreas de servicio. Proponga a Gerencia las medidas que estime  conveniente.

• Supervisa que se lleve actualizada la base de datos de los clientes de los eventos (File Maker).

• Da seguimiento y supervisa que las actividades que se requieren para atender los eventos  se ejecuten  con calidad y  enmarcadas en las políticas y procesos establecidos para estos fines.

• Da seguimiento y supervisa que las habitaciones del Hotel, se mantengan pulcras, en orden, con todos los suministros. Que los huéspedes disfruten de comodidad y seguridad.

• Da seguimiento y supervisa que todas las instalaciones físicas del Hotel, (aceras, parqueo, lobby, habitaciones, kiosco, piscina, ares aledañas, salones para eventos, restaurante, áreas de trabajos y patios, servicios higiénicos, lavandería, oficinas y cubículos) se mantengan limpias, en orden, en óptimas condiciones de funcionamiento y seguridad.
• Vela porque el Hotel ofrezca un ambiente equilibrado, atrayente, donde sus jardines, plantas en maceteras, muebles, artículos de adornos, etc. se  encuentren en buen estado y colocados de manera armónica.

• Supervisa la ejecución del contrato de mantenimiento de jardines y áreas verdes a fin de que se mantengan en óptimas condiciones.

• Vela y apoya para que las compras de los insumos y demás artículos, que se requieren para la ejecución de las actividades de: preparación de alimentos y bebidas, servicio de eventos, limpieza del Hotel y sus habitaciones y el alistado de la ropa; se adquieran de manera oportuna, eficiente, con productos de  calidad.

• Evalúa y aprueba la adquisición de utensilios, equipos, herramientas, maquinarias y demás artículos considerados prioritarios por los Ejecutivos, que por montos y características, no tienen autorización de compra.

• Da seguimiento y apoya la ejecución de los mantenimientos preventivos y/o correctivos de: utensilios, equipos, herramientas, maquinarias y demás artículos necesarios en el funcionamiento de las diferentes áreas del Hotel.

• Aprueba y supervisa la planificación y ejecución de los programas de mantenimiento preventivo de las instalaciones físicas e infraestructuras del Hotel. Evalúa su cumplimiento e informa a la Gerencia.

• Consulta y aprueba los contratos o subcontratos de mantenimiento, remodelaciones y reparaciones solicitados por los Ejecutivos, que no estén dentro del plan o la capacidad de ejecución de la Vicegerencia y que considera necesario ejecutar.

• Da seguimiento a la elaboración del estado de las cuentas por pagar, controla  las facturas pendientes y calendarizar sus pagos en función de la disponibilidad de fondos y prioridades. Firma, por delegación, los cheques elaborados por Contabilidad.

• Reciba la rendición de cuentas de los Ejecutivos a su cargo, canaliza  los documentos a Contabilidad.

• Controla y da seguimiento a las gestiones de cobro. En dependencia del caso,  realiza personalmente estas gestiones.

• Lleva actualizado el Sistema de “Bancos” ingresa todos los depósitos y notas de créditos y débitos, al igual que el “Flujo de Efectivo”.

• Autoriza la contratación del personal de los departamentos a su cargo que le fueron propuestos por los Ejecutivos.  Al igual con las solicitudes de retiro de personal.

• Autoriza el programa de vacaciones de los Ejecutivos, Secretaria de Gerencia y Conductores, controla su cumplimiento. Informa del Programa a Recursos Humanos.

• Informa a Recursos Humanos de los permisos, ausencias o subsidios de los Ejecutivos del Departamento, Secretaria de Gerencia y Conductores.

• Apoya el desarrollo y tecnificación de los Responsables de Programas y Ejecutivos del Hotel, así como de la  Secretaria de Gerencia y los Conductores.

• Apoya al Gerente en atender y/o elaborar la comunicación formal del Hotel: personalmente, o por correspondencia, o comunicación telefónica o electrónica.

• Aprueba las comisiones mensuales por ventas y orienta su pago.

• Da seguimiento al cumplimiento del contrato de Vigilancia, vela por la eficiente  ejecución de sus funciones.

• Revisa las “Ordenes de salidas” y “reportes de vehículos” entregadas por el supervisor de los vigilantes, toma medidas sobre situaciones encontradas e informa a la Gerencia.

• Apoya a la Gerencia en la formulación, elaboración y seguimiento a los distintos procesos de trabajos que se establezcan para un mejor funcionamiento.

• Proporciona a Gerencia, sugerencias sobre la calidad, ambientación y otros aspectos para mejorar el funcionamiento del Hotel.

• Coordina y da seguimiento a quien corresponda, sobre la ejecución de las gestiones para obtener los permisos anuales de funcionamiento del Hotel, por parte del Instituto de Turismo, el Ministerio de Salud y la Alcaldía de Managua, así como el permiso de licores con la Policía Nacional en el Distrito que corresponda.

•  Coordina y da seguimiento a las gestiones para obtener el permiso de rodamiento, placas y demás trámites de circulación de los vehículos del Hotel.

• Vela por la adecuada funcionalidad en la asignación de vehículos según las solicitudes y por el buen desempeño de los conductores.

• Analiza el consumo de los servicios básicos, agua, luz, teléfono, celulares, informa a la Gerencia sus altibajos y recomienda medidas tendientes al ahorro.

• Autoriza las órdenes de combustible, analiza y lleva el control del consumo y rendimiento.

• Da seguimiento al cumplimiento del mantenimiento preventivo y correctivo en los vehículos del Hotel a fin de que se mantengan en óptimas condiciones de funcionamiento.

• Representa a la Gerencia del Hotel en eventos, reuniones, conferencias, etc. cuando esta se lo orienta.

• Mantenga informada a la Gerencia de los avances, dificultades y resultados de su gestión.

• Cumpla y haga cumplir las políticas y demás disposiciones y/o reglamentos administrativos del Hotel.

• Realiza otras funciones afines orientadas por la Gerencia.

Nombre de puesto:         Asistente Administrativo.

Área del puesto:                 Gerencia Administrativa.

Superior Inmediato:         Gerente Administrativo.

Relaciones con:                Todas las áreas.

Colabora con las gestiones de Gerencia Administrativa en el control de las áreas de Contabilidad, Informática y Mantenimiento. Así mismo, se le asignan tareas de responsabilidad y de representación para el Hotel.

Funciones específica

• Colaborar con la cotización de equipos de oficina de Gerencia Administrativa.

• Controlar el archivo de documentos importantes del área.

• Elaborar solicitudes de cheque, solicitudes de reembolso, órdenes de compra, órdenes de trabajo mecánico para vehículos para las áreas de Mantenimiento e Informática.

• Gestionar el Suministros de papelería de la Oficina.

• Recepcionar llamadas, documentos y entregas para el Gerente administrativo.

• Envío y Recepción de Faxes.

• Elaborar, coordinar y formalizar procedimientos para el personal acerca de medidas administrativas y comunicaciones a través de memorandos y demás medios de comunicación del hotel.

• Preparar informes comparativos contables de estados financieros para el gerente Administrativo.

Trabajo de Responsabilidad

...