Papeles de trabajo en la auditoría. Propósito e importancia

Papeles de trabajo en la auditoría

Los papeles de trabajo son el conjunto de cédulas y documentos que elabora u obtiene el Contador Público en el desarrollo de las diversas fases de la auditoría y que contienen las condiciones del trabajo encontradas, las técnicas y los procedimientos que aplicó, así como su extensión y oportunidad de las mismas, el resultado de los registros de contabilidad, las confirmaciones de fuentes internas y externas y sus conclusiones, con la finalidad de: fundamentar su opinión, servir de fuente de información posterior y probar que realizó el trabajo con calidad profesional.

Básicamente los papeles de trabajo son todo el material escrito y recopilado durante la ejecución de la auditoría externa. Estos incluyen:

• Cuestionario de control interno
• Los programas de auditoría
• La correspondencia
• Las copias de los registros del cliente
• La evidencia recopilada
• Carta de salvaguarda
• Las conclusiones del trabajo

Los papeles de trabajo son el resultado de los hallazgos encontrados durante la ejecución del trabajo de auditoría externa, asimismo, estos permiten al auditor, evaluar los resultados obtenidos y saber  si los procedimientos seleccionados eran los adecuados para justificar el cambio de ciertas partes del plan original.

Las normas internacionales de auditoría (NIA, s), establecen que “El auditor deberá registrar en los papeles de trabajo la planeación, la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desempeñados por lo tanto, los resultados y las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida”.

Una vez que hemos estudiado y aprendido de lo que son los papeles de trabajo, pasaremos a estudiar su propósito e importancia.

 Propósito e importancia

Una de las normas de auditoría generalmente aceptadas aplicables al Contador Público como profesional al ejecutar el trabajo es Obtención de la evidencia suficiente y competente. Por lo tanto, el cumplimiento de esta norma, le servirá de base al Contador Público para emitir su opinión en el Dictamen.

 Se elabora u obtiene cédulas y documentos, precisamente para:

• Fundamentar su opinión con respecto a los estados financieros.
• Servir de fuente de información posterior a las autoridades fiscales, judiciales, o a otro contador que desee opinar sobre el trabajo realizado o bien a su propio cliente.
• Dejar constancia que realizó un trabajo de calidad profesional.
• Realizar su trabajo con un mínimo de tiempo y esfuerzo.

 Planeación de los papeles de trabajo

La preparación de papeles de trabajo adecuados requiere una cuidadosa planeación antes y durante el curso de la auditoría. A medida que se va desarrollando el proceso de verificación el auditor debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que presente la evidencia en la forma más efectiva. Papeles de trabajo no planeados, preparados apresuradamente y sin visión, raramente cumplen su cometido, pudiendo ser necesaria la repetición del trabajo de investigación con el objeto de remediar las deficiencias encontradas en los mismos, con lo que se emplea doble tiempo.

Los papeles de trabajo los elabora el Contador Público, es decir, quien va a dictaminar, pero, si éste cuenta con ayudantes, entonces deben ser los más experimentados, de tal manera que los papeles de trabajo se caracterizan por su calidad profesional y máxima utilidad, pre-elaborar papeles de trabajo o cédulas es con el fin de lograr algunos objetivos como:

• Obtener la seguridad de que no se le ha escapado algún detalle importante y la posibilidad de omitir procedimientos.
• Proporcionar una secuencia ordenada y lógica del trabajo que se traduzca en ahorro de tiempo.
• Facilitar la división del trabajo y a la vez la supervisión.
• Evitar que los encargados de realizar la auditoría omitan procedimientos.

Por lo anterior, es importante que el Contador Público planee adecuadamente los papeles de trabajo, que tenga en mente todos y cada uno de los objetivos de estos, para lograr cédulas de alta calidad.

Después de lo anterior expuesto, en donde hemos estudiado el propósito y la planeación de los papeles de trabajo, pasaremos a conocer, a quién le corresponde la propiedad de los mismos y su interpretación de confidencialidad.

Propiedad de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo constituyen la base en la cual el Contador Público respalda su opinión y ellos van a servir de fuente de información y comprobación a futuro del trabajo de auditoría realizado y por la responsabilidad e importancia que implica para el auditor, la propiedad de esos papales son única y exclusivamente del contador público o licenciado en contaduría. Los papeles de trabajo de auditoría son propiedad de los auditores, no del cliente. En ningún momento el cliente tiene derecho a exigir acceso a éstos. Después de la auditoría, los papeles de trabajo son conservados por los auditores.

Algunas veces los clientes encuentran útil referirse a la información de los papeles de trabajo de los auditores de años anteriores. Generalmente los auditores están dispuestos a proporcionar esta información, pero sus papeles de trabajo no deben ser considerados como un sustituto para los propios registros contables del cliente.

Naturaleza confidencial de los papeles de trabajo

En los papeles de trabajo del Contador público, se encuentran plasmados todos los datos contenidos en los estados financieros de la entidad auditada como lo son:

• Activos
• Pasivos
• Capital contable
• Ventas
• Sueldos

Con sus respectivos análisis e interpretaciones financieras, obtenidos de los registros, expedientes, declaraciones, etc., del cliente. Motivo por el cual esta información es: CONFIDENCIAL.

Sujeta solamente en el uso de dichos papeles de trabajo y de información en ellos contenida, a las exigencias ineludibles del deber genérico del secreto profesional que todo auditor tiene, señalado por el código de ética profesional.

Descripción de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son herramientas de vital importancia para la profesión de auditoría, en ellos se documenta todo el trabajo realizados por los auditores y constituyen la justificación para el informe que estos presentan.

Los papeles de trabajo sirven para:

• Dejar constancia escrita del trabajo realizado por el auditor.
• El conocimiento del negocio de la empresa.
• La revisión y evaluación del control interno.
• Las pruebas de revisión de saldos.

También recogen las conclusiones a las que llega el auditor como resultado de su trabajo:

• Deficiencias de control interno.
• Ajustes y reclasificaciones.

Igualmente los papeles de trabajo (PT) recogen la evidencia obtenida por el auditor acerca de los estados financieros:

• Fotocopias de mayores
• Fotocopias de facturas, recibos…
• Fotocopias de escrituras
• Respuestas a la circularización bancaria
• Respuestas a las confirmaciones de proveedores, clientes

En cuanto a la procedencia de los Papeles de trabajo, cabe diferenciar los tres que se ilustran en el siguiente esquema:

[pic 1]

Los Papeles de trabajo tienen que confeccionarse, organizarse y clasificarse con la suficiente sencillez y claridad como para que puedan ser comprendidos sin ningún tipo de aclaración o explicación adicional:

• Por parte de otros miembros del equipo o firma de auditoría.
• Por parte de los componentes de los controles de calidad de las instituciones de auditoría o de las corporaciones.

Adicionalmente podemos decir que los papeles de trabajo sirven como evidencia probatoria, la cual describimos en las siguientes líneas.

Valor probatorio en caso de juicio

Los Papeles de trabajo tienen valor probatorio en caso de juicio, por lo que pueden ser útiles para un auditor acusado de fraude o negligencia.
Los Papeles de trabajo que contengan cuestiones no resueltas, indicaciones no seguidas o un tratamiento inadecuado de asuntos importantes, pueden servir de apoyo a la parte demandante.

Propiedad, custodia y conservación de los papeles

Conforme a lo dispuesto en las normas de auditoría, los papeles de trabajo son propiedad del auditor, el cual debe conservarlos por un período de cinco años. Aunque la información que contienen es totalmente confidencial, y nadie puede utilizarla sin el consentimiento de la compañía auditada, existen, no
Obstante, ciertas excepciones al secreto profesional, como son: por mandato judicial, quienes estén autorizados por la ley, y los institutos de auditoría, en el ejercicio del control técnico del auditor.

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