Programa De Induccion
3695613 de Julio de 2015
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BLOQUE I: “Elaborar la documentación administrativa interna y externa”.
1.1.
-
PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE TECNICO.
Correspondencia
Documento
Registro
Archivo.
El lenguaje: Medio de expresión del pensami
ento.
Empleamos el lenguaje para comunicar nuestras ideas. Cuando ordenamos sus
elementos, armónicamente coordinados, para dar forma a un pensamiento con un
determinado propósito, componemos, literariamente hablando.
1.1.1 Correspondencia.
1.
-
La corresp
ondencia es uno de los géneros de la composición que se emplea para exponer
en forma escrita, los trámites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias
oficiales.
2.
-
La correspondencia es el género de composición que comprende las distintas for
mas de
comunicación escrita en los trámites mercantiles y oficiales. Facilita la clasificación de los
documentos; gana la simpatía de nuestros corresponsales, y asegura el éxito de las
empresas. De ahí su innegable importancia, y el lugar preferente que se
ñala la enseñanza
comercial.
Clasificación de la correspondencia:
Comercial:
Es la que abarca todos los trámites relacionados con los negocios.
Oficial:
Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y
empresas estatales.
P
articular:
Trata los asuntos personales que están relacionados con el cargo que se
desempeña.
Privada:
Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales.
Actividades: Dentro del paréntesis, escriba la letra que identifique el tipo de correspo
ndencia a
que se refiere cada párrafo.
A)
Comercial, B) Oficial, C) particular, D) Privada.
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( ) Las mercancías de su pedido 584 serán remitida el lunes próximo.
( ) Por instrucciones del C. Oficial mayor, todos los reportes se acompañarán con copia
para acuse de recibo.
( ) Te agradeceré que me comuniques cuando llegarás a esta ciudad
( ) En el departamento de educación vial se recibieron varias solicitudes para que,
proporcionen instructores en escuelas de la delegación Benito Juárez
(
) Agradezco su amable felicitación con motivo de mi ascenso en la empresa
( ) El C. Lic. Blas Mendieta solicita una audiencia con el director de petróleos mexicanos
( ) Recibe mi sincero agradecimiento por el presente que me enviaste
(
) Me agradaría mucho colaborar en el proyecto de ampliación de nuestra empresa
( ) Ya hemos abonado a su cuenta los $750.00 que nos envió ayer
( ) Me complacería que te hospedaras con nosotros cuando vengas a Guadalajara.
1.1.2.
-
Documento:
Un documento es toda aquella información contenida y
registrada sobre cualquier soporte material y que es
producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus
actividades.
Es, por tanto, un testim
onio de la actividad
humana
.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos,
mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas,
etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (
cintas de
video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.),
virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera
plantear en el futuro.
1.1.3.
-
Registro.
Encontramos para esto
s términos dos significados:
Libros u otros medios.
-
donde será anotada y referida toda la
documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.
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La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los
documentos que entran y/o sa
lgan en los diferentes órganos de la entidad.
Clases de registros:
Registro general: _ Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda
comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de
dos tipos:
•
Reg
istro general de entrada .
-
Se hará el correspondiente asiento de todo escrito que
se reciba y se pueden utilizar los procedimientos:
De registro único.
-
Un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.
De registro múltiple.
-
Un libro por cad
a departamento de la misma entidad que reciba
correspondencia.
•
Registro general de salida.
-
Se anotará la salida de los escritos y comunicaciones
oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares.
Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múlt
iple.
Registro auxiliar.
-
Los órganos administrativos podrán crear en las unidades
administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de
facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxil
iares
del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
Registro de archivo.
-
para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados
•
Contenido de los registros:
•
Numero de inscripción. (Orden temporal de recepción.)
•
Epígraf
e expresivo de la naturaleza del documento.
•
Identificación del interesado.
•
Funciones:
Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para que
quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente
la
función de
facilitar la localización
de un determinado escrito o documento además de:
•
Dar
testimonio
de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.
•
Conocer el
destino final
de un documento (sí ha sido destruido o archivado).
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•
Localizar e
l lugar concreto
donde se halla el documento o escrito.
•
Conocer los
datos más significativos
de un documento sin necesidad de consultarlo
directamente ya que el registro queda anotados éstos.
1.1.4.
-
Archivo.
Conjunto de documento debidamente clasificado y
registrado para su fácil consulta.
Forma en que se organizan los archivos:
A)
Archivos centrales.
-
Contiene toda la documentación de
la empresa, es decir que existe una oficina un
departamento desde el cual se da el servicio de archivos
a todas las demás d
ependencias. En este caso los
empleados que ahí trabajan se dedican exclusivamente a
labores de archivo.
B)
Archivos locales.
-
Los que se organizan en cada uno de
los departamentos de la empresa, así los documentos
que contienen información tratan exclusivame
nte asuntos
de departamento, en caso los empleados llevan a cabo
las labores del archivo como un complemento de sus responsabilidades generales.
Por los asuntos que tratan
A)
Archivo en tramitación.
-
Los que contienen documentos cuyo asunto esta en proceso,
por ello la consulta es frecuente hasta la conclusión del mismo. Los archivos en
tramitación pueden ser tanto centrales como locales.
B)
Archivos generales y definitivos.
-
Los que contienen documentos concluidos en su
tramitación
Por la documentación que con
tiene.
A)
Archivos oficiales.
-
Se forman con documentos de instituciones públicas o
gubernamentales.
B)
Archivos especiales.
-
contiene documento de instituciones privadas o de empresas
mercantiles.
C)
Archivos particulares.
-
Contienen documentos personales o de fam
ilia.
Por su destino.
A)
Archivo público.
-
los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran si
llenan ciertos requisitos.
B)
Archivos privados o limitados.
-
Los que pueden consultar únicamente funcionarios o
empleados de la institución a la cual
pertenece.
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C)
Archivo secreto.
-
Los que, por la naturaleza de la documentación que contiene solo
pueden consultar los dueños de lo mismo, o funcionarios designados para el efecto.
Por el método que se emplea en su manejo.
A)
Archivo de método directo.
-
aquellos
en donde se puede acudir a consultar los
expedientes sin necesidad de revisar antes índices o catálogos.
B)
Archivo de método indirecto.
-
Los que para localizar los expedientes
...