SELECCION Y CONTRATACION DE PERSONAL.
duvanchosTrabajo19 de Julio de 2016
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SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
OBJETIVO
Realizar la selección y contratación del personal cumpliendo a satisfacción con el perfil y competencias requeridas para el cargo a proveer.
ALCANCE
A los cargos actuales o que puedan crearse en las organizaciones.
Este procedimiento aplica para las organizaciones y a los proyectos que sean ejecutados a su nombre.
Cada Gerente evaluará al personal que tiene a cargo si llegará a tenerlos fuera de Ingenieros Constructores, en caso contrario, serán evaluados por la Gerente Administrativa.
DEFINICIONES
RRHH: Recursos Humanos
EPS: Entidad Promotora de Salud
AFP: Administradora de Fondo de Pensiones
ARL: Administradora de Riesgos Laborales
DESCRIPCIÓN DEL procedimiento
No. | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | REGISTRO | OBSERVACIONES |
Inicio | ||||
Identificación de la vacante | Director de área | La identificación de una vacante se hace cuando inician nuevos proyectos o por la revisión del nivel de ocupación de las coordinaciones. | ||
Notificar a Gerencia la vacante | Director de área | El director del área notificará a la Gerencia la necesidad de la vacante. (Se notificará por correo electrónico). | ||
Verificar fuentes de reclutamiento. | Gerencia | Gerencia verifica fuentes internas (personal vigente), externas (bolsas de empleo, hojas de vida, avisos, periódicos, temporales), entre otros. | ||
Preseleccionar y presentar hojas de vida | Gerencia | Revisión y selección de candidatos que reúnan el perfil del cargo, de acuerdo con la solicitud. Una vez seleccionadas se entregan las hojas de vida al Director de área. | ||
Verificación de referencias laborales y personales | Director RRHH | Se verifican los datos del candidato, referencias y certificaciones. | ||
Realización de entrevista | Gerencia | El Gerente determina la necesidad de realizar la entrevista a los candidatos. | ||
Informar candidato seleccionado | Gerente | Una vez finalizada la entrevista, se informa al Director de área el candidato seleccionado. | ||
Reunión con candidato seleccionado | Director RRHH | Formato SAC28F | Cita al candidato seleccionado y explica el proceso de contratación e informa los documentos que se requieren para afiliaciones de seguridad social. Se hace entrega del formato SAC28F. | |
Diligenciamiento formato hoja de vida del modulo de talento humano de Kawak y formato de hoja de vida. | Director RRHH | Modulo Talento humano Kawak Formato AF11F | Posteriormente con el área de recursos humanos se diligencia el formato de hoja de vida AF11F para constatar información y dejar al día la relación de documentos. | |
Concertar cita médica. | Director RRHH | Solicitud exámenes ocupacionales | Contacta al contratista de exámenes y define fecha y hora para la realización del examen ocupacional de ingreso. | |
Informar cita médica al candidato | Director RRHH | Formato Solicitud de Examen ocupacional SAC07F | Se entrega formato SAC07F Solicitud de Examen Ocupacional de ingreso, el cual se realizará de acuerdo con los lineamientos para evaluaciones médicas establecidos por la organización. | |
Diligenciar y entregar documentación | Trabajador nuevo | Formularios de EPS y AFP | Diligencia los formularios de EPS y AFP y entrega los documentos soporte. Firma afiliación a caja de compensación familiar. | |
Recibir y revisar documentos. | Director RRHH | Formato AF14F | Recibe resultados del examen y formularios de afiliaciones debidamente diligenciados y firmados por el seleccionado con sus respectivos soportes. Se realiza el control de documentos del personal a través del formato AF14F. | |
Realización exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro. | Medico | Certificado de aptitud | Al trabajador se le realizará el examen médico de ingreso de acuerdo a lo establecido en el profesiograma. Anualmente se realizarán exámenes periódicos al personal operativo y el administrativo cada dos años y al terminar el contrato será remitido al examen médico de retiro. Este último le será informado por medio de una carta en donde se le aclara su exclusiva responsabilidad y los derechos a los que renuncia en caso de no realizárselo. | |
Valorar examen de ingreso | Director HSEQ | Examen ocupacional de aptitud | Si el resultado del examen médico es no apto, se debe informar al Director que solicitó el empleado e informarle al candidato que no continuará con el proceso de contratación. | |
Elaborar y revisar contrato. | Gerente | Contrato de trabajo | Se elabora el contrato laboral de acuerdo con la solicitud. | |
Revisar y firmar contrato | Nuevo Trabajador | Contrato de trabajo | El empleado lee, revisa y firma el contrato. | |
Entrega copia de contrato laboral | Gerente | El contrato original se archiva. | ||
Afiliar trabajador sistema de seguridad social | Director RRHH | La afiliación del trabajador se puede hacer:
| ||
20. | Entrega de dotación | Director RRHH | De acuerdo a los riesgos identificados del cargo se entregan los elementos de protección personal |
No. | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | REGISTRO | OBSERVACIONES |
21. | Apertura hoja de vida. | Director RRHH | Modulo Talento humano Kawak Carpeta RED: Contratación-Recurso Humano | Para el personal administrativo, dentro del módulo de talento humano kawak se adjunta a la hoja de vida los siguientes documentos:
Para el personal de cada proyecto se ingresa la siguiente información en la carpeta de la RED: Contratación- Recurso Humano
|
22 | Reportar ingreso a nómina. | Director RRHH | Con la información de la hoja de vida, se notifica el ingreso del trabajador. | |
23 | Exigencia de afiliaciones a los contratistas | Gerencia | Cuando se subcontrate personal para los proyectos, se le exigirá al contratista las afiliaciones del personal a su cargo. | |
24 | Realizar inducción al personal | Director HSEQ | Formato de Agenda de Inducción al personal SAC14F: Conocimiento del reglamento interno de trabajo y de higiene y seguridad industrial Conocimiento de funciones y responsabilidades (perfil de cargo) | Se realiza el proceso de inducción. Al finalizar la inducción se realizará una evaluación para determinar el grado de entendimiento de la misma. |
25 | Plan de capacitación y entrenamiento | Director HSEQ Director RRHH | Plan de capacitación Control de capacitación | Esta actividad se programa con el Gerente y Director de HSEQ, para conocer la falencia del personal. En el Plan de capacitación y entrenamiento, se estipulan las capacitaciones que se deben ejecutar al personal de la empresa Administrativo y operativo; incluyendo subcontratistas y visitantes cuando aplique. En caso de no cumplir con el 90% de las capacitaciones programadas se deberá levantar una oportunidad de mejora o plan de acción. |
26 | Control de capacitación y entrenamiento | Director RRHH Director de HSEQ | Control de capacitación | Los trabajadores son capacitados según los trabajos a ejecutar y su participación en el sistema. Se establecen las inducciones y/o capacitaciones en HSE con base en los temas incluidos en los formatos de capacitaciones y entrenamientos en HSE a los trabajadores, visitantes de proyectos y/o subcontratistas. Para el control de calidad se les realizarán según el perfil de cargos. Los trabajadores serán representados mediante la conformación del vigía de salud ocupacional y tendrán participación por medio de éste a través de reuniones mensuales. |
27 | Cumplimiento de capacitaciones programadas | Director RRHH Director de HSEQ | Plan de Capacitación y/o entrenamiento Evaluación de eficacia de capacitaciones | La eficacia de las capacitaciones realizadas en cuanto a lo referente en HSE será verificada mediante el desempeño del personal durante todo el proyecto, los simulacros para la respuesta de emergencias, las inspecciones realizadas. Para evaluar la eficacia de las capacitaciones referentes a la gestión de calidad se realizarán inspecciones a las labores realizadas para la prestación del servicio y será evaluada en el registro de evaluación del desempeño. Igualmente, se evaluará la eficacia de la capacitación por medio de evaluaciones escritas en donde se evidencia la comprensión de los temas. |
28 | Ingreso de nuevos cargos | Gerente General Directores de obra Ingenieros Residentes | Perfil de cargos | Una vez ejecutado el inicio de un proyecto se deben reunir las partes y determinar si es necesaria la inclusión de nuevos cargos no identificados en el perfil, por lo tanto debe notificarse al director RRHH para su correspondiente ingreso. |
29 | Evaluación de Desempeño | Director RRHH | Evaluación de desempeño | Se Evaluará al Personal Administrativo anualmente y al personal Operativo al final del proyecto. Al personal administrativo que tenga menos de seis (6) meses en la compañía se dejará el comentario en observaciones para hacer seguimiento. Para la evaluación se considerará resultados satisfactorios aquellos superiores o iguales a 80% Los resultados entre 79% y 70% se tendrán en cuenta para próximas convocatorias, bajo condicionamientos establecidos por el Gerente y/o Jefe inmediato. Aquellos empleados cuya calificación sea inferior a 69% no se tendrán en cuenta para próximas convocatorias a menos que el Gerente decida lo contrario, quedando bajo responsabilidad del mismo las capacitaciones que necesite este personal para mejorar su desempeño. En esta evaluación se evaluará también el desempeño de los funcionarios en HSEQ; RSE y aspectos personales. Los resultados de estas evaluaciones permitirán medir la eficacia de las capacitaciones realizadas así como la competencia y habilidades del personal. Las evaluaciones de desempeño las realizaran 3 trabajadores distintos para cada persona, de igual forma cada uno realizara una autoevaluación de desempeño y se promediaran las 4 evaluaciones para el resultado final. |
30 | Solicitud de permisos | Gerente Administrativa | Libro Solicitud de Permisos | Cuando un trabajador requiera de algún permiso para ausentarse del área de trabajo, deberá hacer su solicitud por escrito mínimo dos días hábiles en el libro de solicitud de permisos, con el formato GR02F. Esta solicitud será revisada por la Gerente Administrativo quién aprobará o negará el permiso. En caso de negación deberá exponer sus motivos al trabajador. |
31 | Solicitud de préstamos | Gerente Administrativa | Carta para solicitud préstamos | El interesado radica una carta u oficio dirigida a la Gerente Administrativa especificando cuantía, motivo del préstamo y forma de pago (Descuento de nómina). Esta solicitud es estudiada por la Gerente Administrativa, la cual si es aprobada será remitida a Contabilidad para su causación y realización del giro. Si el préstamo es negado, se deberán exponer las razonas de la decisión. |
32 | Solicitud de certificaciones laborales | Trabajador | AF16F | Cada trabajador cuando lo requiere solicita al área de recursos humanos una certificación laboral, por medio del formato AF16F. la certificación es entregada cinco días hábiles, posteriores a la fecha de entrega del formato AF16F y con previa autorización de la Gerencia. |
33 | Informe semanal RRHH Informe Control Ingreso y salida de personal | Director RHHH | AF07F AF15F | El director de RRHH de manera semanal, deberá entregar el Informe Semanal de RRHH- AF07F y el Informe del Control de Ingreso y salida de personal AF15F. |
34 | Informe de correspondencia enviada y recibida | Gerente Administrativa | AF01F AF02F AF04F | La persona encargada de la recepción elaborará semanalmente los informes de correspondencia enviada y recibida. De igual forma se diligenciara el formato de ruta de correspondencia AF04F, diligenciada por el mensajero. |
35 | Control de Visitantes | Gerente Administrativa | AF13F | La persona encargada de la recepción, al momento del ingreso de visitantes, proveedores, socios, partes interesadas y comunidad en general, informará sobre los peligros, generalidades de la empresa y rutas de evacuación ante cualquier emergencia a través de la entrega de un folleto y cada uno se relacionará en el formato AF14F. |
Fin |
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