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Selección Y Contratación De Personal


Enviado por   •  16 de Noviembre de 2012  •  4.928 Palabras (20 Páginas)  •  506 Visitas

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SELECCIÓN Y CONTRATACION DE PERSONAL

Contenido

Introducción 3

Selección y Contratación de Personal 4

Solicitud de empleo 4

Modelos de solicitud de empleo 5

Expediente 13

Aspectos importantes que debe contener un expediente 13

Importancia del contrato de trabajo 14

Importación de la verificación de referencias 15

Entrevista 15

Tipos de entrevista 15

Cuestionario Preestablecido 15

Dialogo improvisado 16

Entrevista normal 16

Entrevista hostil 16

Entrevista colectiva 16

Diagrama de proceso de entrevista 17

Importancia de la descripción de puestos de trabajo 18

Que debe incluir la descripción de un puesto 19

Ejemplos de descripción de puestos 19

Comentarios Personales 25

BIBLIOGRAFIA 26

Introducción

Toda organización previo a contratar personal debe asegurarse de contar con la mayor cantidad de información posible del o de los candidatos para el puesto que se requiere, para el efecto se vale de instrumentos que están elaborados precisamente para este fin, tal es el caso de la solicitud de empleo, la cual puede ser de distintas formas, requerir distinta información de acuerdo a las necesidades de la empresa, pero sin descuidar que en todas definitivamente deben requerir los datos personales de la persona a contratar.

La solicitud de empleo forma parte inicial del expediente que debe formarse del nuevo colaborador de la empresa así como la entrevista que se realice debe hacerse de una forma dirigida preferiblemente y dejar constancia de los resultados obtenidos de la misma, dicha constancia también será parte del expediente antes mencionado.

Cuando ya se ha realizado la contratación es importante que exista por escrito manuales y descriptores de puestos que indiquen con claridad lo que debe hacerse en cada uno de los puestos de la empresa, con la finalidad que el colaborador los estudie, los aprenda y los ponga en práctica. A lo largo de la presente investigación se muestran algunos ejemplos de solicitudes de empleo, descriptores de puestos y se dan algunas definiciones importantes de cada uno de los temas abordados, esperando que sean de utilidad para el lector de este documento.

Selección y Contratación de Personal

Solicitud de empleo

La solicitud de empleo representa el documento por medio del cual una persona traslada sus datos personales con la finalidad de aplicar a ocupar un puesto de trabajo dentro de una organización.

A nivel general, la solicitud de empleo traslada la información particular de identificación de la persona así como un detalle de sus intereses, aspiraciones, experiencia, conocimientos y aptitudes.

A nivel de la persona aspirante a un puesto, permite expresarse de tal manera que se pueda conocer además sus pretensiones y aspiraciones personales.

A nivel de la organización, la solicitud de empleo brinda la posibilidad de revisar por ejemplo, el nivel de estudio de los aspirantes así como su experiencia, estabilidad laboral, etc.

A continuación presentamos algunos modelos de solicitud de empleo:

Modelos de solicitud de empleo

(1)

SOLICITUD DE EMPLEO

INFORMACION PERSONAL FECHA DE SOLICITUD: ______________

Nombre: _________________________________________________________________________

Apellido Paterno Apellido Materno Nombre

Domicilio: ________________________________________________________________________

Calle (Apt) Ciudad/Estado Código Postal

Domicilio Alterno: __________________________________________________________________

Calle Ciudad/Estado Código Postal

Información de Contacto: ______(_____)________________(____)___________________________

Teléfono Domiciliario Teléfono Móvil Email

¿Cómo se entero de esta oferta de empleo?

POSICION: _________________________ Fecha de Disponibilidad: __________________

Tasa de pago deseada: ______________ ¿Esta Empleado Actualmente? _____________

Pago por Hora

EDUCACION

Nombre y Ciudad ¿Graduado? – ¿Grado? Mayor / Temas de Estudio

Por favor escriba su área de competencia más alta, las habilidades especiales u otros elementos que pueden contribuir a la realización de la posición mencionada.

EXPERIENCIA

Comience la lista desde experiencia más reciente

Fechas de Empleo Nombre de Empresa Ubicación Titulo/Posición

Notas del trabajo, las tareas realizadas y el motivo del cese:

Fechas de Empleo Nombre de Empresa Ubicación Titulo/Posición

Notas del trabajo, las tareas realizadas y el motivo del cese:

Fechas de Empleo Nombre de Empresa Ubicación Titulo/Posición

Notas del trabajo, las tareas realizadas y el motivo del cese:

Modelos de solicitud de empleo

(2)

Fecha de solicitud ____/____/____

Puesto que solicita ________________________

Horario deseado __________________________

Sueldo deseado $__________ neto mensual

Apellido Paterno Apellido Materno Nombre(s)

Dirección Ciudad y Estado CP Teléfono Celular u otro

Fecha y Lugar de Nacimiento Edad Sexo Edo. Civil E_mail

F M

Grado Nombre y ubicación de la escuela Años Cursados Certificado Promedio

PREPARATORIA Si No

UNIVERSIDAD Si No

POSGRADO Si No

OTRAS Si No

,,-,ÑLKKKKK

El horario El sueldo Las relaciones con el jefe

La lejanía del trabajo Los compañeros Las funciones que realiza

Fecha Nombre, dirección y teléfono de la empresa Puesto Ocupado Actividades Principales Sueldo Razón de su Salida

Desde:

___/___

A:

___/___

Inicial

Final

Desde:

___/___

A:

___/___

Nombre y Firma del Solicitante

Modelos de solicitud de empleo

(3)

Expediente

Un expediente laboral es el conjunto integrado de documentos que contienen la información disponible de un trabajador en una organización, la cual al inicio de la relación laboral consta de los elementos personales más generales y comunes. Con el transcurso de la relación laboral se van anexando al expediente nuevos documentos inclusive al finalizar la relación laboral anexándose en dicho momento por ejemplo la carta de renuncia, el aviso de despido y el finiquito o liquidación.

Aspectos importantes que debe contener un expediente

• Solicitud de empleo.

• Curriculum Vitae.

• Carta de contratación.

• Ficha de personal.

• Copia de documentos de identificación.

• Copia de acreditación de estudios realizados.

• Cartas de referencias personales y laborales.

• Contrato de trabajo.

• Nombramiento o designación de puesto.

• Descripción de puesto.

• Historial de salarios y ascensos dentro de la organización.

• Resultados de evaluaciones de desempeño.

• Listado de materiales y herramientas de trabajo asignadas.

• Constancias de pagos recibidos sobre sueldos, vacaciones, prestaciones laborales, etc.

• Copia de constancias solicitadas.

• Copia de documentos del IG.S.S. como certificados, suspensiones, altas, etc.

• Cartas relacionadas con el Ministerio de Trabajo, llamadas de atención, registro de ausencias, renovación de contratos, etc.

• Documentos relacionados con la finalización de la relación laboral tales como cartas de renuncia, notificación de despido, comprobante de pago del finiquito o liquidación, terminación de contratos de trabajo.

• Constancias como cartas de recomendación, constancias de salarios, constancias de trabajo, certificaciones de salarios.

• Documentos de impuestos tales como constancias de retención de impuesto sobre la renta, pago de impuestos, devolución de retenciones en exceso, etc.

• En general, toda información relacionada con el trabajador durante el periodo laboral dentro de la organización.

Importancia del contrato de trabajo

La suscripción del contrato de trabajo es importante ya que el mismo es de naturaleza bilateral, es decir que establece derechos y obligaciones tanto para trabajadores como para los patronos. A través del contrato se establecen reglas claras y reciprocas determinando la remuneración que el patrono deberá pagar al trabajador a cambio de la prestación de sus servicios.

El contrato de trabajo por su carácter legal y obligatorio es el instrumento a través del cual se tipifican las características indispensables en la relación laboral que garanticen a ambas partes su correcto desarrollo.

Dentro de las características que el contrato de trabajo establece están: duración del contrato, tipo de trabajo y lugar de prestación del mismo, duración de la jornada, forma y monto del salario y prestaciones, días de descanso, vacaciones, etc.

Importación de la verificación de referencias

La verificación de referencias personales y laborales reviste de gran importancia ya que a través de dicho proceso se puede establecer la veracidad o falsedad de la información proporcionada por el aspirante a una plaza dentro de la organización. Derivado de ello se establece si es apropiado o prudente dar cabida a la consecución de la solicitud de empleo analizada, ahorrando o invirtiendo en su caso más recursos en el desarrollo de la misma.

Entrevista

La entrevista de trabajo esta representada por el acto por medio del cual un patrono o empleador brinda la pauta para que un aspirante a un puesto proporcione información a través de técnicas de recolección de datos. El entrevistado obtiene la oportunidad de trasladar todas las características personales inherentes a su persona que le presentan como un candidato potencial a cierta plaza. El entrevistado debe esforzarse lo suficiente como para convencer al entrevistador de que es poseedor de las cualidades, conocimientos y características que le acreditan como un candidato idóneo en comparación con otros aspirantes al puesto.

Tipos de entrevista

Cuestionario Pre-establecido

Se caracteriza por ser igual para todas las personas entrevistadas, estableciendo en el proceso las mismas interrogantes que los candidatos deberán dilucidar. Por ejemplo cuando es necesario entrevistar a aspirantes para una plaza de operador de una maquina para teñir telas, es probable que sea necesario realizar preguntas especificas para establecer si realmente conoce los procesos y el manejo especifico de la maquinaria que estaría a su cargo.

Dialogo improvisado

Es un tipo de entrevista más fluido y abierto en la cual se brinda al entrevistado la oportunidad de expresarse según su iniciativa. Por ejemplo cuando se plantea la necesidad de ocupar una plaza de vendedor, es probable que se requiera el evaluar la capacidad de los candidatos para plasmar sus ideas con facilidad.

Entrevista normal

En este tipo de entrevista se facilita una comunicación fluida dando la oportunidad al entrevistado de desenvolverse a través de su desarrollo con el objeto de obtener la mayor cantidad de información. Por ejemplo para una plaza vacante relacionada con una entidad de carácter altruista que necesite personal muy comprometido con la ayuda a la sociedad, es probable que se requiera de la mayor cantidad de información histórica sobre los aspirantes con la finalidad de saber si estarían dispuestos a comprometerse con los principios y valores que su ocupación exige.

Entrevista hostil

Este tipo de entrevista intenta poner a prueba la capacidad del entrevistado analizando su capacidad de reacción y respuesta a situaciones y preguntas agresivas y directas. Por ejemplo para la plaza de un agente de seguridad del cual se requiere por sobre todo honradez y disciplina pueden vestirse preguntas específicas sobre su manera de actuar frente a determinadas situaciones de riesgo.

Entrevista colectiva

Este tipo de entrevista se caracteriza por la participación de varios entrevistadores. Por ejemplo en una organización grande es probable que un puesto en particular requiera de la participación del jefe de departamento donde se ubica la plaza vacante quien dispondrá del tiempo de realizar preguntas especificas, pero a su vez participa un representante del departamento de recursos humanos para evaluar al candidato y también puede participar el psicólogo de la entidad.

La ética es un reflejo de los valores intrínsecos en cada individuo que reflejan el bien o el mal, lo correcto o incorrecto de los actos, lo cual debe coadyuvar al comportamiento responsable de cada persona.

Diagrama de proceso de entrevista

Importancia de la descripción de puestos de trabajo

La descripción de puesto de trabajo es un documento en el que se determina lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo. Su importancia radica en el hecho de que proporciona datos sobre lo que una persona hace, como lo hace y porque lo hace.

Además da respuesta a las siguientes preguntas:

¿Cuáles son las responsabilidades?

¿Qué tipo de autoridad tiene la persona?

¿Quién es su jefe inmediato?

¿Quiénes son sus subordinados?

¿Con quienes coordina sus tareas?

Que debe incluir la descripción de un puesto

• Responsabilidades

• Deberes

• Autoridad

• Subordinación

• Coordinación

Ejemplos de descripción de puestos

(1)

Nivel: Operativo Nombre del cargo:

Contador de Fideicomisos Área: Departamento de Contabilidad

Código.-

Objetivo.-

Llevar controles y registros sobre ingresos, egresos y saldos contables de los fideicomisos.

Supervisión Ejercida.

( De forma directa y establecida en el organigrama)

Ninguna Supervisión Recibida.

(De forma directa y establecida en el organigrama)

Jefe de Contabilidad Fiduciaria

Responsabilidades principales:

Dar respuesta a los requerimientos a partir de funciones específicas.

Funciones Principales:

Conjunto de actividades necesarias que se requieren para alcanzar un resultado

• Contabilizar el movimiento diario de fideicomisos

• Captura de pólizas por el movimiento que se genera tanto en la contabilidad fiduciaria como en el Departamento de Cartera.

• Elaborar y revisar Estados Financieros de los fideicomisos.

• Mayorizar y efectuar el inicio y fin de día de contabilidad fiduciaria y de mas procesos en el sistema Cobis.

• Elaborar Partidas de Capital en Giro de los Fideicomisos.

• Mantener al día los legajos por documentación derivada del movimiento de fideicomisos.

• Actualizar el movimiento diario de los fideicomisos.

• Atender requerimientos de su superior.

• Efectuar integraciones de cuentas.

• Elaborar pólizas contables.

• Emitir y entregar o distribuir información mensual sobre los fideicomisos, a las unidades correspondientes.

• Revisar el Diario Mayor General.

• Elaborar reportes del módulo Cobis del área fiduciaria.

• Efectuar cuadre de cuentas recíprocas (Banco y Fideicomisos y entre fideicomisos).

• Apoyar al personal de la unidad, en el cuadre diario y cierre mensual y anual de operaciones.

• Fotocopiar documentación de respaldo por operaciones contables del manejo de fideicomisos.

• Efectuar llamadas telefónicas a las agencias, relacionada con diferencias en operaciones de fideicomisos y darles seguimiento hasta desvanecerlas.

• Atender consultas que le efectúen por las actividades bajo su cargo.

• Mantener al día las operaciones de cuadre diario, mensual y anual, bajo su responsabilidad.

• Efectuar cálculo de intereses y elaboración del Balance de saldos de los préstamos por venta de Activos Extraordinarios.

• Autorización de pólizas que genera el sistema Cobis por entregas y recuperaciones de cartera y las que se generan en contabilidad y Departamento de Cartera.

• Elaboración de las declaraciones trimestrales y anuales de los fideicomisos para ser presentadas ante la SAT.

• Compaginación y ordenamiento de los distintos reportes que se generan en el sistema.

• Inscripción de nuevos fideicomisos en la SAT.

• Habilitación y Autorización de libros en la SAT y Registro Mercantil.

• Revisión del Diario Mayor General.

• Conciliación de todas las cuentas monetarias de los Fideicomisos Decopaz y Jacaltenango y Concepción Huista.

• Preparar información semanal para la Superintendencia de Bancos.

• Elaboración de finiquitos solicitados solicitados por el Departamento de Recursos Humanos.

• Envío de documentos al archivo de la zona 1 y zona 11.

• Otras actividades afines, que le designe su superior.

Ejemplos de descripción de puestos

(2)

Nivel: Operativo Nombre del cargo:

Auxiliar de Sección de Acciones Área: Departamento de Contabilidad

Código.-

Objetivo.-

Efectuar labores secretariales, tales como control de correspondencia, tramitación de firmas, elaboración de notas, archivo de documentos en general, toma de dictados, etc. y proporcionar apoyo en las actividades de registro y control contable, como integraciones, pago de impuestos, por la venta y emisión de acciones del banco, así como atención a clientes y agencias por la operatoria de éstas.

Supervisión Ejercida.

( De forma directa y establecida en el organigrama)

Ninguna Supervisión Recibida.

(De forma directa y establecida en el organigrama)

Jefe Sección de Acciones

Responsabilidades principales:

Dar respuesta a los requerimientos a partir de funciones específicas.

Funciones Principales:

Conjunto de actividades necesarias que se requieren para alcanzar un resultado

• Dar ingreso, egreso y seguimiento a la correspondencia que se tramita en la sección.

• Atender a clientes y personal del banco en actividades que se originen por la venta de acciones y pago de dividendos.

• Operar el fax para el traslado de documentos que le sean requeridos.

• Fotocopiar documentación que le solicite su superior.

• Atender llamadas telefónicas por consultas que le efectúen los accionistas, clientes y personal del banco.

• Atender consultas que le efectúe personal de agencias, por la operatoria y registros contables y administrativos, por la venta de acciones, pago de impuestos e integraciones a cargo de la Sección.

• Llevar y mantener al día el archivo de documentos de la unidad.

• Llenar formatos y efectuar el trámite de éstos, conforme procedimientos y normas vigentes establecidas.

• Dar seguimiento a diferencias y documentación relacionada con la venta de acciones.

• Redactar notas y otros documentos que le solicite su superior.

• Efectuar requerimientos de papelería, útiles y otros suministros necesarios para el desempeño de las actividades del personal de la unidad.

• Proporcionar apoyo a su Jefe en las operaciones de control de acciones, tales como resguardo y distribución de papelería, requerimiento de firmas por la aprobación de acciones, trámites legales, elaboración y envío de reportes, etc.

• Elaborar pólizas contables por el pago de impuesto sobre timbres fiscales, por compra de acciones y correcciones que se deriven.

• Apoyar en la elaboración integraciones contables por el movimiento de acciones, pago de impuesto de timbres fiscales y dividendos por pagar.

• Brindar apoyo al Departamento de Contabilidad en general, en las actividades que le soliciten sus superiores.

• Brindar apoyo en las actividades de cuadre diario y cierre mensual y anual de operaciones.

• Asistir y participar en reuniones de trabajo convocadas por sus superiores.

• Mantener al día las operaciones de registro, archivo y otros controles, bajo su responsabilidad.

• Otras actividades afines, que le designe su superior.

Funciones de Apoyo:

Conjunto de actividades complementarias y de apoyo con otras áreas que complementan el desempeño. Y que son esporádicas

Equipo de trabajo en Asamblea General de Accionistas

Ejemplos de descripción de puestos

(3)

Nivel: Operativo Nombre del cargo:

Contador Auxiliar de Contabilidad Área: Departamento de Contabilidad

Código.-

Objetivo.-

Revisar pólizas ingresadas por las agencias que le fueron asignadas y documentación contable, derivada de las distintas transacciones del día; así como desvanecer diferencias y efectuar registros contables en cuentas específicas por diferencias en pólizas y velar porque los registros contables a su cargo se mantengan al día y exactos.

Supervisión Ejercida.

( De forma directa y establecida en el organigrama)

NINGUNA Supervisión Recibida.

(De forma directa y establecida en el organigrama)

Jefe Contabilidad Bancaria

Responsabilidades principales:

Dar respuesta a los requerimientos a partir de funciones específicas.

Funciones Principales:

Conjunto de actividades necesarias que se requieren para alcanzar un resultado

• Efectuar en el sistema, revisión de las pólizas automáticas correspondientes a las agencias que le fueron asignadas, de los movimientos o transacciones en forma diaria.

• Autorizar las pólizas automáticas de las agencias bajo su cargo.

• Recibir bolsas con documentos contables de respaldo y consolidado de operaciones correspondiente a las pólizas ingresadas.

• Puntear información del cuadre relacionado con el detalle de las operaciones efectuadas en las agencias en forma diaria, contra información ingresada en pólizas automáticas de las agencias.

• Revisar una a una las operaciones que aparecen en pólizas automáticas de las agencias a su cargo, verificando que éstas correspondan a la agencia que las reporta, cantidades, sumas, etc. y anotar las diferencias detectadas para su corrección posterior.

• Verificación de operaciones detalladas en pólizas automáticas, consolidado de operaciones y documentos físicos.

• Comunicación con las agencias, Depósitos, Unidad de Control y otras dependencias, con el propósito de aclarar o desvanecer diferencias encontradas entre registros en pólizas y documentos físicos.

• Efectuar cargos transitorios en cuentas Auxiliares de Empleados, por diferencias en pólizas automáticas o inexactitud de datos en documentación de respaldo, hasta el desvanecimiento de éstas.

• Efectuar depuración e integración de cuentas específicas.

• Elaborar pólizas de corrección por diferencias encontradas en pólizas.

• Trasladar a su superior las pólizas de corrección, para su aprobación.

• Ingresar al sistema pólizas de corrección.

• Llevar el control de los saldos de caja de las agencias y efectuar correcciones.

• Mantener al día los registros y operaciones contables bajo su cargo.

• Atender solicitudes, consultas y/o dudas del personal y funcionarios de otras unidades y entidades.

• Apoyar en el Archivo de pólizas y documentos de respaldo.

• Atender o requerimientos por saldos o diferencias en cuentas, que le requiera su superior u otros motivos.

• Mantener archivos de los papeles de trabajo relevantes que realiza.

• Apoyar al personal de la unidad, en el cuadre diario y cierre mensual y anual de operaciones y en períodos de presión o actividades extraordinarias.

• Cumplir con reglamentos, procedimientos y otras disposiciones internas y legales establecidas, relacionadas con el área contable y el banco en general.

• Sustituir a contadores, en ausencia del titular o por requerimiento de su superior.

• Realizar otras tareas y funciones afines al puesto, que le asigne su jefe inmediato.

Comentarios Personales

A lo largo de esta investigación se ha podido determinar la importancia de contar con documentos estandarizados para recolectar información previa a la contratación de personal para la empresa que lo requiere, ya que es la única forma que se tiene de conocer al candidato y poder tomar la decisión de contratarlo o no. Estos formatos deben ser claros y deben requerir la mayor cantidad de información posible del candidato que debe incluir información personal, familiar, empleos anteriores, referencias, datos personales, etc. y debe ir acompañado de una investigación laboral para comprobar todo lo allí indicado.

Ninguna empresa contrataría a una persona que no conoce o al menos no tiene referencias de ella, ya que se está poniendo en riesgo el patrimonio de la misma. En toda persona contratada se está depositando la confianza de poner a su disposición los recursos de la empresa y el encargo de realizar las tareas para el fin de la misma, por lo tanto es muy importante conocerla e investigarla lo suficiente previo a su contratación.

BIBLIOGRAFIA

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• Ediciones Larousse, S. d. (2003). Diccionario Enciclopédico Conciso ilustrado. Querétaro, Mexico: Gráficas Monte Albán, S.A. de C.V.

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• Larousse. (1977). Enciclopedia Metódica Larousse. Buenos Aires, Argentina: Larousse.

• Richards, E. (1970). Nueva Enciclopedia Tematica. Mexico: Editorial Richards, S.A.

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• Wikipedia. (s.f.). Wikipedia la enciclopedia libre. Recuperado el 27 de marzo de 2012, de http://es.wikipedia.org

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