TAREAS Y SUBSISTEMAS EN UNA ORGANIZACION

[pic 2][pic 3]

MATERIA:

ADMINISTRACION II

COORDINACION DE TAREAS Y SUBSISTEMAS

EN LA ORGANIZACIÓN

CATEDRATICO:

MSc. ISVI AGUILERA MORALES

PRESENTADO POR:

[pic 4]

 Tegucigalpa, M.D.C.                         Mayo, 2017                        Honduras, C.A.

1. INTRODUCCIÓN

Para establecer la coordinación de tareas y subsistemas en una empresa, es necesario determinar un concepto básico de Administrar que es el “proceso o camino sistemático y organizado para hacer cosas, que comprende una serie de acciones, actividades u operaciones que conducen a un cierto fin”.

Por lo que, según ha esta conceptualización nos permite definir entonces que: la organización es “el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso de organización es disponer de una estructura organizativa a través de la cual los individuos cooperan sistemáticamente para el logro de objetivos comunes”.^[1]

Asimismo al considerar como un principio fundamental a la división del trabajo que es la primera forma histórica de organizar el esfuerzo de un colectivo orientado a la consecución de ciertos objetivos comunes, que permite ser formulado en categorías sistémicas, lo que conlleva a dividir el trabajo y reducir la complejidad asignando parcelas de problemas a unidades menores, a subsistemas especializados, pero al mismo tiempo incrementa la complejidad interna del sistema, entre otros motivos por crear conflictos entre las decisiones de dichas unidades.

Finalmente, se puede establecer que las organizaciones son un sistema social, que adopta una estructura determinada por su interacción dinámica con los sistemas que forma su medio ambiente: clientes, competencia, proveedores, gobierno, etc. Por lo que, en su conjunto un organismo social es un sistema de partes interrelacionados operando unas conjuntamente con otras. La interconexión entre las operaciones que la organización lleva a cabo y el estilo adoptado por su dirección produce resultados de conjunto que determinan el nivel de exigencias al cual puede ser sometida su productividad.

1. LA COORDINACIÓN EN LA EMPRESA

Considerando que la organización consiste en diseñar una estructura en la que queden definidas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.^[2] 

Se puede establecer cómo se realiza la coordinación en una empresa, para ello, debemos de considerar primordialmente las definiciones usuales de coordinación carecen de un mínimo de precisión conceptual. Ya que se emplean muchos sinónimos para el término coordinar, como: ordenar, armonizar, ajustar, orquestar, integrar, equilibrar etc. Pero no debe considerarse sinónimo el concepto de "cooperación" que se emplea para designar actitudes internas que pueden favorecer la coordinación. Por lo que, es muy empleado el sinónimo el de "integración" (tanto la socio-económica como la material-económica: la primera se refiere la identificación de objetivos, la segunda a tareas etc.).

En una primera delimitación del concepto empleado en ciencias de la empresa y de la organización, la primera diferencia a trazar es la que distingue "coordinación organizacional" (de decisiones que guían actividades o tareas de personas en un contexto de orientación al cumplimiento de objetivos) frente a la "coordinación interna en un sujeto", por ejemplo: la coordinación de movimientos corporales, o de lenguaje, gesto e intención etc.

En este sentido, la "coordinación-organizacional" tendrá siempre carácter inter-personal. Permitiendo dentro de la Organización Empresarial realizar el arreglo de funciones necesarias para lograr un objetivo con indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a los puestos que tienen a su cargo las ejecuciones de las funciones respectivas, determinando particularmente ¿Cómo se dividirá el trabajo?, cuales son las Unidades de mando y Procedimientos.

Un segundo punto de diferenciación es el del carácter "consciente" o "intencional" de la coordinación. En la "semántica" de la praxis empresarial, el concepto se vincula al de la optimización de la asignación de recursos (capital, servicios, medios disponibles, capacidades humanas etc.) y se considera que la "coordinación" de tareas o de áreas parciales del sistema productivo es un medio más para la consecución de los objetivos de empresa.

De hecho, la idea del "coordinar" se ha empleado normalmente al considerar ("observar") distintos ámbitos de problemas internos a un colectivo organizado, empresa administración etc., como son, por ejemplo:

• Orientar a un mismo objetivo distintos trabajos.
• Conseguir que se "coopere" en las tareas a desempeñar.
• Poner en orden, distribuir actividades en distintas tareas a desempeñar por distintas personas o unidades organizativas.
• Armonizar decisiones para evitar conflictos entre ellas o sus consecuencias.
• Regular, reglamentar actividades.        
• Integrar tareas.
• Controlar.

Por lo antes expuesto, se determina que “La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efecto de perseguir las metas de la organización con eficacia”^[3] 

Así podemos decir que “la coordinación es la sincronización de actividades, recursos y esfuerzos de una organización con el fin de lograr armonía, unidad, rapidez y eficacia en la consecución de objetivos definidos”.

CAUSAS Y FACTORES ESENCIALES DE LA COMPLEJIDAD Y LA NECESIDAD DE COORDINACIÓN

La coordinación, en cuanto ajuste mutuo en relación a la consecución de objetivos no es sino una forma de reducir complejidad en las interacciones internas, y por tanto, las necesidades de coordinación estarán en correlación con el nivel de complejidad interna.

Una mayor complejidad del sistema exige:

- mayor especialización y profesionalización;

- mayor programación, planificación, formalización;

- mayor diferenciación de funciones y roles personales;

- mayor número de niveles jerárquicos;

- mayor delegación de decisiones.

Es decir, ciertas estrategias de reducción de complejidad, como la misma división del trabajo que especializa ciertas áreas en solución de zonas de problemas, generen a su vez nuevas manifestaciones de complejidad.

LOS INSTRUMENTOS DE LA COORDINACIÓN:

Se distinguen dos tipos básicos de medidas de coordinación:

• Medidas para reducir las necesidades de coordinación
• Medidas para coordinar (pueden ser apoyadas en la jerarquía o de otro orden).
• Medidas de reducción de necesidades de coordinación

En este primer grupo se trata de estrategias que previenen el que surjan los mismos problemas de coordinación. Son los llamados mecanismos de desacoplamiento.^[4]

En primer lugar se trata de desglosar el sistema a coordinar en subsistemas. Partiendo de que todo sistema con cierto nivel de complejidad interna tiende a articularse en subsistemas (departamentos, secciones, etc.) en que hay un menor grado de complejidad interna, en concreto por restringir las posibles relaciones entre partes por mera disminución de éstas. El recurso de una articulación en forma de pirámide jerárquica reduce ciertamente los niveles de complejidad en el interior de las partes. Es la forma tradicionalmente elegida en la llamada organización funcional o en la divisional: es decir, en la constitución de zonas con tareas similares, o que tratan de objetos (productos) también similares.

En segundo lugar, y atendiendo a los problemas de coordinar flujos de procesos, se insertan áreas de holgura organizacional que permiten cierto desacoplamiento entre dichos flujos: podrán por tanto desarrollarse a distinto ritmo. Es lo que se consigue introduciendo almacenes intermedios entre las fases de un proceso de producción.

También puede recurrirse a "flexibilizar" los mismos procesos a coordinar. Esta es la estrategia preferida en las modernas técnicas de dirección y control de la fabricación y montaje.

...