Qué es un análisis de puestos?

¿Qué es un análisis de puestos?

Consiste en identificar detalladamente las tareas comprendidas en un puesto, las relaciones de estas tareas con otras posiciones en la organización y la definición de las habilidades y capacidades necesarias para que un empleado se desempeñe en el puesto adecuadamente.

El punto de partida para el análisis y descripción de puestos son la misión, objetivos, metas y organigrama de la organización.

¿Cómo se lleva a cabo?

En la marcha del trabajo, enlistando todas las tareas o actividades de cada puesto, tanto:

• De funciones que registran la actividad y el tiempo que se dedica a ellas y califican el grado de relevancia de cada actividad para los objetivos y metas previstos.

• De funciones de tipo cualitativo que generalmente se realizan a través de entrevistas del ocupante pues es el que conoce los detalles del puesto, sus necesidades, etc.

¿Qué debe incluir una descripción de puestos?

Una vez que se identifican y acuerdan claramente los componentes con el análisis de los participantes, los elementos necesarios para la descripción son los siguientes:

1. Información general del puesto: Nombre de la organización, nombre del puesto, nombre del ocupante

2. Funciones del puesto:Principales actividades clasificadas y detalladas (por ejemplo, llamadas por teléfono y envíos de correos electrónicos) con el tiempo aproximado ya sea diario, semanal, mensual y anual

3. Relación con otros puestos y áreas:

a. Nombre del o los supervisores

b. Actividades que son supervisadas

c. Actividades en las que se requiere autonomía

d. Iniciativa e independencia

e. Nombre de los puestos que el ocupante supervisa

f. Número de personas a las que supervisa

g. Actividades o funciones que realizan

h. Relaciones de interacción y coordinación con otras áreas, beneficiarios o donantes de la organización, las que requieren ser supervisadas a nivel directivo

4. Competencias requeridas:

a. Conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y valores requeridos, con el grado mínimo aceptable para el puesto

b. Educación y formación requeridas (grados académicos o tipos de entrenamiento, temas de especialidad que demanden y el grado mínimo aceptable de éstas)

c. Experiencia pasada requerida por actividad y tiempo mínimo aceptable para ésta.

d. Otros requisitos necesarios (como por ejemplo, poder viajar, contar con licencia de manejar, contar con automóvil o celular, etc.)

Es importante reiterar que los sistemas de administración de personal, en todos sus procesos, se integran de las competencias deseadas para el puesto y para el individuo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un

tiempo definido. , .

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y

eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

• Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

b. Auxilian en la inducción al puesto.

c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.

g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.

h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

k. Son guías del trabajo a ejecutar.

Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.

Elaboración

Para

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