Gestion De Personas

1. Índice

CONTENIDO PÁGINA

• Introducción 1

Westfire Sudamérica Spa.

• Descripción de la Empresa y del Negocio 3

• Misión, Visión y Valores Corporativos 3

• Trayectoria en el Mercado 4

• Organigrama Funcional/ 3 Niveles Jerárquicos 4

Descripción de Cargos

• Asistente Administrativo 5

• Técnico SCI 7

• Encargada SGI 10

Evaluación de Desempeño

• Asistente Administrativo 13

• Técnico SCI 14

• Encargada SGI 15

• Conclusión 17

2. Introducción

En toda organización es necesario evaluar el desempeño del personal. Eso es lo que siempre se ha escuchado y practicado, o al menos enseñado de generación en generación.

¿Pero realmente es importante la evaluación del rendimiento de las personas? Ciertamente es muy relevante porque el éxito de toda organización depende del desempeño de las personas, y mientras se mida y evalúe este desempeño, se podrán emprender acciones orientadas a obtener resultados positivos. No obstante, para que esto sea así, es imprescindible realizar la evaluación de desempeño de la manera más adecuada posible, lo que se materializa cumpliendo los siguientes pasos: identificar los problemas relacionados con el desempeño, ofrecer a los trabajadores información constructiva y emprender acciones para mejorarlo. No es fácil. La medición y la gestión del desempeño son dos de las funciones más complejas que todo supervisor debe realizar; principalmente, porque tiene que evaluar a personas con emociones, percepciones y realidades tan diferentes como válidas.

Respecto a lo anterior, te invitamos a informarte sobre el proceso de evaluación de desempeño, el cual implica un conjunto de elementos y subprocesos que van más allá de la sola medición, siendo de carácter estratégico, ya que mientras se mida y evalúe el desempeño de las personas, se podrán emprender acciones orientadas a resultados organizacionales ganadores, todo aquello, aplicado a ciertos puestos de la empresa Westfire Sudamérica.

3. WESTFIRE SUDAMÉRICA SPA

3.1 Descripción de la Empresa y del Negocio

WESTFIRE SUDAMÉRICA INC es un equipo de profesionales especialistas en Sistemas Contra Incendios, se formó en Estados Unidos en el mes de Julio del año 1990 con dos socios, Joseph Polito y Kevin Elliot y en Sudamérica, se formó WESTFIRE SUDAMÉRICA SPA en el año 1996 incorporándose un tercer socio, Andrew Thompson; desde entonces se han instalado cientos de Sistemas Automáticos Contra Incendios para una diversa gama de industrias por todo el mundo, como por ejemplo en sus principales clientes: Minera Escondida Ltda., Minera Barrick Zaldivar, Komatsu, entre otros.

3.2 Misión, Visión y Valores Corporativos

Misión: Comercializar, diseñar, instalar y brindar mantenimiento a Sistemas Contra Incendios y seguridad electrónica con altos estándares en calidad y seguridad, orientados a satisfacer las necesidades de sus clientes.

Visión: Ser una organización líder en el mercado internacional en el sistema de seguridad, respetando el medio ambiente, y la seguridad integral de sus colaboradores.

Valores: Cumplir los compromisos adquiridos con proveedores, contratistas, clientes, que junto con la Alta Dirección hacen posible la prestación del servicio a satisfacción del cliente, actuando con seriedad, seguridad y puntualidad.

• Compromiso

• Confianza

• Trabajo en Equipo

• Responsabilidad Social

3.3 Trayectoria en el Mercado

Westfire Sudamérica Spa, tiene una trayectoria en el mercado de venta de sistemas contra incendios de 19 años, brindando sus servicios a clientes mineros, edificios corporativos, proyectos industriales, entre otros.

3.4 Organigrama Funcional/ 3 Niveles Jerárquicos

4. Descripción de Cargos

4.1 Asistente Administrativo

a) Identificación del puesto

Persona capaz de integrarse a un equipo de trabajo aplicando procedimientos e instructivos impartidos por el Área de Facturación y Cobranza de Westfire, con gran capacidad de gestión, sólidas habilidades organizativas y analíticas, de desempeño simultáneo de tareas en un entorno orientado a la resolución de problemas.

b) Deberes y responsabilidades

• Asegurar el correcto funcionamiento del proceso de Facturación y Cobranza, según procedimiento P-FC-01.

• Despacha facturas de ventas a clientes, donde deberá imprimir las facturas desde el sistema Defontana (1 original y 2 cedibles) y fotocopiar los respaldos.

• Realiza legajo de las facturas que van dirigidas al cliente de la siguiente forma: 1 factura original, 1 factura cedible y fotocopia de los respaldos de esta. Otro legado que sería 1 cedible y los respaldos originales quedan para archivo el cual se debe llevar mensual y por folio.

• A los clientes receptores electrónicos como Minera Escondida, Minera Spence, Cia. Minera Cerro Colorado, Cia. Minera Doña Inés de Collahuasi, Finning Chile, Corp. Nac. Del Cobre (Codelco), The Rental Store, Quintec, Anglo American y Zaldivar no se despacha vía correo certificado, sólo se verifica por el sistema Defontana que haya sido recibido conforme por el cliente. Un caso en particular como Zaldivar, adicionalmente, se le enviará la factura a un correo electrónico con los respaldos del cobro.

• Realiza gestión de cobranza ya sea por escrito, vía mail, carta certificada o telefónicamente.

• Debe consultar el status de las facturas, si hubiere algún problema con la factura que va a afectar en el pago de ésta, debe gestionar lo necesario para que pueda ser liberada y cancelada de acuerdo a las condiciones de pago pactadas.

• Debe realizar cobranza de las retenciones que por contrato ya están vencidas, esto será solicitado vía mail con el detalle de lo que se debe cobrar en su momento.

• Debe realizar el contacto con los clientes que por análisis de cuenta puedan tener saldos a favor o en contra, lo cual debe ser gestionado correctamente para que pueda ser cerrado.

• Recibe, registra y archiva fotocopias de los cheques a fecha por pagos anticipados de clientes o por pagos de facturas, los cuales deben ser entregados al Depto. De Contabilidad quien después envía a depositar en las fechas indicadas.

• Apoya en la actualización de planilla de Control de Guías de Despacho.

• Apoya en la contabilización de Facturas de Compra en los cierres de mes.

• Mantener vías abiertas de comunicación formal e informal con sus superiores y pares.

• Colaborar con ideas y procedimientos que aumenten la productividad de los trabajadores en forma individual y de la empresa en su conjunto.

• Debe y se responsabiliza de firmar libro de asistencia según su ciclo de trabajo.

c) Aptitudes Intelectuales

Para el cargo de Asistente Administrativo no se exige un título profesional universitario o un título técnico, si se requiere entre las aptitudes intelectuales el manejo de equipos de oficina, conocimientos de aspectos contables y tributarios, conocimientos de los aspectos laborales y legales, además de un manejo avanzado de Microsoft Office:Word, Excel y Power Point.

d) Experiencias

Si bien no se requiere título para ocupar este cargo si se requiere de experiencia en alguna de las áreas de desempeño tales como: el estudio y análisis de los procesos operativos donde desempeña sus funciones, experiencia en procedimientos y registros del Sistema de Gestión Integrado y además de la experiencia en el Control de los documentos y registros asociados al Sistema de Gestión Integrado.

e) Competencias Sociales

• Orientación de servicio al cliente

• Cumplimiento de Normas

• Administración de la información

• Orden y eficiencia

• Planificación y Organización

4.2 Técnico SCI

a) Identificación del puesto

Los técnicos deberán tener aptitudes mecánicas, eléctricas y de soldadura, buena destreza manual, un desarrollado sentido práctico, buena disposición para el aprendizaje de materias tecnológicas, capacidad de análisis, síntesis y de razonamiento, y sentido de la organización, aptos para trabajo en gran altura geográfica, proactivos, con alto nivel de seguridad y trabajo en equipo.

Responsables, puntuales, dispuestos a viajar a diferentes lugares dentro y fuera del país y a trabajar en diferentes turnos y/o ciclos laborales si el servicio lo amerita.

Trabajar bajo presión, al ritmo de la exigencia del cliente, con alto grado de seguimientos a las normas legales, de seguridad, internas y externas de su lugar de trabajo.

Dispuesto a participar de las capacitaciones internas de aprendizaje de los sistemas y certificarse como técnico SCI.

b) Deberes y responsabilidades

• Ejecutar y controlar el proceso de mantenimiento e inspección, instalación, armado, reparación, optimización y prueba de los sistemas de protección contra incendio, ya sean aplicando técnicas mecánicas, eléctricas y soldadora, manteniendo el servicio al cliente en base a la administración de los requerimientos de productividad y rendimiento, asegurando los estándares de calidad, medio ambiente y seguridad exigidos. Administrando eficientemente los recursos materiales entregados para la ejecución de los trabajos según los objetivos de la organización. Como también,

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