Caso La empresa Novell Pharmaceutical de Venezuela, C.A

INTRODUCCIÓN

        Cuando se crea una empresa es de gran importancia implantar su sistema de control interno, para lo cual se debe elaborar un manual de normas y procedimientos, en el cual se incluye todas las actividades realizadas y se establece responsabilidades de los empleados, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. El manual de normas y procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones que se realizan en una organización.

       El presente trabajo tiene como objetivo el diseño de un Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra, para la declaración del Impuesto al Valor Agregado en la Gerencia de Contabilidad de la empresa NOVELL PHARMACEUTICAL DE VENEXUELA, C.A., MÉRIDA, para lo cual es necesario dar un recorrido por las distintas nociones de esta disciplina.

         La finalidad de elaborar un manual de normas y procedimientos es implantar un sistema de control interno, que posea procedimientos integrales, los cuales formaran el pilar para poder desarrollar adecuadamente actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control, autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento de la función empresarial. Y de esta forma la empresa pueda modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

         Es indispensable señalar que en la Gerencia Contable de la empresa NOVELL PHARMACEUTICAL DE VENEZUELA, C.A., MÉRIDA,  no cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos para la elaboración de los Libros Auxiliares de Compra, para la

declaración del Impuesto al Valor Agregado, lo que ocasiona que al momento de ingresar un empleado a esa área no cuenta con una guía de cómo hacer los procedimientos sin tener que hacer tantas preguntas a sus compañeros. Además de tener otra deficiencia con formatos pocos funcionales que pueden ser revisados y mejorados para aumentar su eficacia.

       El presente estudio se encuentra compuesto por cinco capítulos. En el CAPITULO I  se abordan aspectos relacionados con el marco institucional y reseña histórica de la empresa. Además se señaló el diagnóstico y análisis de la situación problemática encontrada al inicio de la investigación.

        Posteriormente, se encuentra el CAPÍTULO II que está compuesto por el planteamiento y formulación del problema, los objetivos de la investigación, la justificación, el alcance y las limitaciones.

        Para entender de manera clara el uso de manuales de normas y procedimientos, se realizó en el CAPÍTULO III un análisis profundo de las actividades y procedimientos tomados que preceden la investigación. De igual manera, se abordaron temas como procedimientos y sus usos, flujogramas, ventajas y desventajas, y organigramas.

       De acuerdo al problema planteado, en el CAPÍTULO IV se explicaron los pasos que se siguieron para la realización del trabajo. Asimismo, se empleó el tipo de investigación explicativa buscando con ella las causas y los efectos de las dificultades relacionadas con la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra, para la declaración del Impuesto al Valor Agregado. De igual manera, la investigación se encuentra orientada hacia el diseño de campo porque este permite observar y recoger los datos directamente de la realidad.

         Finalmente, para dar respuesta a los objetivos planteados, en el CAPÍTULO V se elabora el Manual de Normas y Procedimientos para la elaboración de los Libros Auxiliares de Compra, para la declaración del Impuesto al Valor Agregado.

CAPITULO I

LA EMPRESA

1.1. Ubicación de la Empresa

          La empresa Novell Pharmaceutical de Venezuela, C.A, se encuentra ubicada en el Estado Mérida específicamente en la Av. 3 Independencia, Esq. Calle 32, N° 31 - 72. Planta Alta, arriba de Banpro, frente al Ambulatorio El Llano. Código Postal: 5101 Mérida - Venezuela.

1.2. Descripción de la Empresa

            Novell Pharmaceutical de Venezuela, C.A es líder en la comercialización de productos de las áreas Farmacéutica y Laboratorio Clínico y Diagnóstico, cuyas características de permanencia en los mercados, precio, presentación, entre otros, los califica en sus órdenes de preferencia comercial en el sector hospitalario (Se considerará dentro del "Sector Hospitalario"; las Clínicas Privadas, Droguerías Hospitalarias, Hospitales Públicos e Instituciones Oficiales)

1.3. Reseña Histórica

A finales de 2004 la familia López Quijano decide crear esta empresa. Comenzaron siendo unos distribuidores pequeños a través de ventas al detal orientados puntualmente al material médico quirúrgico.

En 2007 toma las riendas de la gerencia uno de los hijos varones de esta familia y quien ayudado por su gerente de administración para ese entonces  inician el proceso de crecimiento.

Para 2009 la empresa ya había adquirido una cartera de clientes bastante amplia; y con el pasar del tiempo la empresa siguió creciendo, logrando expandirse a nivel regional y nacional, obteniendo distribuciones exclusivas en clínicas reconocidas y siendo proveedor incluso de otras casas médicas.

Actualmente  la empresa se encuentra respaldada ampliamente por un grupo de profesionales de destacada y reconocida labor profesional en la industria farmacéutica venezolana, los cuales alcanzan posiciones tales como, Gerente Comercial, Gerentes de Mercadeo, Gerentes Nacionales de Venta, Gerentes Regionales de Venta, Director Financiero, entre otros, en reconocidas empresas multinacionales (Pfizer, Abbott, Smith KlineBeecham, Pharmacia, IMS, entre otras). La unión de este grupo de profesionales orientan el respaldo de equipos de alto desempeño cuyos logros hoy, ya suman acuerdos comerciales, debidamente registrados, apostillados y presentados a las Autoridades Sanitarias venezolanas, en calidad de REPRESENTANTE EXCLUSIVO para la República Bolivariana de Venezuela de las prestigiosas casas farmacéuticas PLASMATEC LABORATORY PRODUCTS de Inglaterra y MCC MEDICAL & CLINICAL CONSORTIUM de los Estados Unidos de América, avalados por los más altos estándares de calidad internacional y nacional.

1.4. Misión

      Posicionar a Novell Pharmaceutical De Venezuela, C.A. como líder en suministro de los segmentos hospitalarios seleccionados en el mercado venezolano, fundamentado en la garantía de calidad de los productos, eficiencia y eficacia en el servicio y atención al cliente.

1.5. Visión

Su visión fundamental es convertirse en la más segura opción de suministros de salud hospitalaria en Venezuela.

1.6. Estructura  Organizacional

          A continuación se muestra el organigrama de la empresa. Esta es una representación gráfica de la estructura de la empresa y que a su vez esquematiza las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor dentro de la organización. La empresa posee una estructura organizacional mixta, ya que se presenta una organización horizontal puesto que las jerarquías están distribuidas de izquierda a derecha, pero también se presentan una organización vertical ya que de igual forma se presentan jerarquías en forma de piramidal. (Ver figura N°1)[pic 1]

        [pic 2]

        [pic 3]

Figura N°1: Organigrama General de la empresa Novell Pharmaceutical de Venezuela, C.A

Fuente: Novell Pharmaceutical de Venezuela, C.A, Mérida.

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Dentro de esta estructura se contemplan (1) Presidencia y (5) gerencias; la Gerencia General, la Gerencia de Finanzas, la Gerencia de ventas, dentro de la cual se rigen El Jefe de ventas y los Vendedores, la Gerencia de Administración, quien a su vez la conforma el Regente y la Gerencia Contable, donde existen 3 contadores y el (la) Pasante  desempeña sus respectivas labores.

Para la elaboración de este informe de pasantías, se hace necesario ahondar en la Gerencia Contable, ya que este es quien funge como principal supervisor del departamento de contabilidad, (departamento en el cual se realizaron las pasantías), y de las compras nacionales, su función principal es ser quien vele por el correcto funcionamiento de los controles preestablecidos para el proceso de registro de transacciones y de compras a nivel nacional.

1.7. Estructura del Departamento de Contabilidad.

    Como se explicó en el punto anterior, el departamento de contabilidad se encuentra bajo el mando de la gerencia de administración. Este departamento está representado por la gerente de contabilidad, adicionalmente se decidió abrir y darle forma a la figura del pasante. Su función principal es realizar la conciliación bancaria, controla los Libros Auxiliares de Compra, Venta e Impuesto al Valor Agregado., controla el libro auxiliar de banco, elabora informes.

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