GESTION DE COMPRAS METODOLOGIA Y ESTRATEGIAS DE NEGOCIACION

Índice:

Contenido

1. Negociación 2

1.1. Competencias usadas en una negociación 2

1.2. Para tratar con los proveedores es conveniente: 3

2. Método de Negociación: Harvard 3

2.1. Separar a las personas del problema: 4

2.2. Distinguir posiciones de intereses: 4

2.3. Generar opciones creativas: 4

2.4. Basar las decisiones en criterios objetivos: 4

3. Preparación de una negociación: 5

3.1. La información: 5

3.2. Diagnosticar la situación previa a la negociación 6

3.3. Establecer los objetivos: 7

3.4. Establecer un plan estratégico: 7

4. La Estrategia De Negociación Con Los Proveedores 8

5. Preparación de la Negociación 8

6. Fases de la Negociación 9

6.1. Comienzo y Preparación 9

6.2 El Debate o Negociación 10

6.3 Resolución de Problemas 11

6.4 Cierre 13

7. Estrategia de “ganar-ganar” y “ganar-perder 13

7.1. Estrategia de "ganar-ganar" 13

7.2. Estrategia de "ganar-perder" 14

CONCLUSIÓNES 16

RECOMENDACIONES 17

GLOSARIO 18

ANEXOS 19

BIBLIOGRAFÍA 21

LA NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES: METODOLOGÍA Y PREPARACIÓN

1. Negociación

Negociar es el proceso, actividad o método por el cual dos o más partes, con objetivos interdependientes y coincidentes en parte, intentan llegar a un acuerdo que les permita alcanzar dichos objetivos de la forma más beneficiosa.

La elección de los proveedores es un aspecto fundamental para el futuro éxito de tu negocio. Negociar con ellos para alcanzar mejores precios, condiciones de pago, exclusividades, etc., es siempre una garantía de mejora.

Por lo tanto, una condición en una negociación es que existan dos o más partes. No hay negociación si no hay más de una parte.

Lo primordial en una negociación es que las dos partes queden satisfechas con el acuerdo ya que lo que interesa a la empresa cliente es que el proyecto se lleve a cabo en las mismas condiciones de calidad pero a un precio inferior al ofrecido por parte del proveedor.

1.1. Competencias usadas en una negociación

Para que una persona tenga éxito en una negociación, se destaca las siguientes competencias:

• Optimismo: El negociador siempre debe pensar positivamente en que todo proceso va a ser beneficioso para él y para la otra parte.

• Motivación: Solo las personas que se sientan a una negociación motivadas a conseguir un fin son capaces de lograr lo que desean. Hay que encontrar aquello que nos motive.

• Consistencia: El negociador debe tener consistencia mental y física

• Integridad: El negociador debe ser íntegro. El rival debe saber que está ante una persona respetable y de palabra, que cumple lo que dice. El respeto es fundamental para triunfar en la negociación

• Flexibilidad: La negociación exige de nosotros cambios constantes que nos obligan a ser flexibles sin perder de vista nuestro objetivo

• Técnico: Por último, resulta evidente que el negociador debe conocer las técnicas de negociación y debe ser un experto en la materia negociada. Sólo así se pueden llegar a acuerdos provechosos.

1.2. Para tratar con los proveedores es conveniente:

• Procura tener varios proveedores. Eso te dará la oportunidad de una mayor gama de precios, servicios y en especial, valor agregado a lo que estás requiriendo.

• Toda la información enviada por los proveedores, debe tabularse, esto facilitara la toma de decisiones en su momento. Puede realizarse en una planilla excel o como acostumbren hacerlo, y a cada ítem colocarle un valor, el cual indique si alcanza lo esperado o está por debajo.

• Las reuniones con los proveedores, son importantes, pues afianzan la relación entre nuestra empresa y ellos. Recuerda que un proveedor no es una solución a un único problema. Puede ser una solución a problemas que aun no detectamos o que aun no pensamos en solucionar.

• Nunca se deben mostrar las cotizaciones, ni menos los precios de los otros proveedores.

• Es recomendable solicitarle al proveedor que envié permanentemente información de los precios y ofertas que competan a nuestra empresa, una de ellas siempre puede ser lo que estamos buscando.

• Visita a tu proveedor y conoce el área de trabajo, y así puedas conocer su forma de laborar y a su empresa.

2. Método de Negociación: Harvard

El objetivo principal del área de compras en cualquier empresa es conseguir trabajar con el mejor proveedor en las mejores condiciones posibles, tanto económicas como de calidad y servicio. Para conseguir esto, es imprescindible negociar, tanto con proveedores, como con clientes internos de nuestra propia organización.

2.1. Separar a las personas del problema:

Primero expone “A” y cuando termina, “B” hace un resumen de lo que entendió, y pide a “A” que ratifique o rectifique lo que considere importante. Con posterioridad “B” vuelve a manifestar lo que interpretó, y si “A” le confirma que es correcto quedará entonces aclarado el mensaje.

En esta etapa es importante “enfatizar” con los otros, ponernos en sus zapatos y preguntarnos cómo actuaríamos si estuviésemos en ese lugar. Desde esa perspectiva estamos en mejor condición para mostrar los beneficios o bondades de nuestra propuesta.

“Compartir el punto de vista de los demás no significa aceptarlo”

2.2. Distinguir posiciones de intereses:

Las posiciones son aquellas cosas que decimos que queremos, los intereses son subyacentes a las posiciones y responden a la pregunta ¿por qué lo queremos?

Harvard recomienda indagar sobre los intereses de cada una las partes intervinientes.

Es probable que tengamos intereses distintos que no se contraponen y de esa manera podamos llegar a un acuerdo satisfactorio para ambas partes

2.3. Generar opciones creativas:

Puede ser que estemos cerrados a una única posibilidad pero que existan otras opciones que satisfagan nuestro interés y además convengan a las partes, o por lo menos que no las perjudiquen.

El” braninstorming” (lluvia de ideas) será una excelente manera de encontrar diferentes opciones.

2.4. Basar las decisiones en criterios objetivos:

El criterio utilizado para cerrar un acuerdo debe ser independiente de la voluntad de las partes, de tal modo que les quede la sensación que han obtenido una solución justa.

Por ejemplo, si la negociación se refiere a la compra de una obra de arte, y el motivo por el que no se llega a un acuerdo tiene que ver con el precio, se puede recurrir a la tasación de la pieza por parte de un perito tasador que no tenga ninguna vinculación con alguna de las partes.

Finalmente Harvard recomienda ser amables y respetuosos con las perronas, no agredirlas, tratarlas mal o ser impacientes, todo ello sin perder firmeza en la defensa de nuestros propios intereses.

3. Preparación de una negociación:

En cada aspecto de la vida es importante prepararse, para poder lograr el mayor beneficio posible, y la negociación no es la excepción, ya que un negociador que se ha preparado ya tiene una gran ventaja frente a otro que no lo ha hecho, es por esto que un negociador tiene que estar informado sobre el tema a negociar, debe diagnosticar la situación previa a la negociación, establecer lo objetivos que quiere lograr y tener un plan estratégico para la negociación.

3.1. La información:

Entre los factores que contribuyen a situar al negociador en una posición favorable, la información de que este dispone ocupa el primer lugar en importancia, ya que una persona bien informada tiene la capacidad de discutir la idea de la negociación y a su vez esta sabrá cuando debe y cuando no debe ceder y también en qué medida lo debe de hacer.

Y no solo refiere a información con respecto a la persona con la cual negociare sino también a sus posibles competidores, ya que esto nos puede ayudar a obtener una mejor negociación y a obtener incentivos.

Que debemos conocer:

• Intereses y motivaciones de los contrarios.

• Identificar sus objetivos.

• Información sobre su empresa.

• Sus condiciones laborales.

• El tipo de negociaciones que prefiere (cooperativas o competitivas).

• Cómo se han realizado las negociaciones anteriores.

• La categoría profesional de la persona que va a negociar.

• El poder que tiene el adversario.

• La capacidad de decisión.

• Los puntos fuertes y débiles de la otra parte.

• Costumbres.

• Perfil general

3.2. Diagnosticar la situación previa a la negociación

Todo negociador debe conocer el por qué y el qué de la negociación y situarlos en su contexto, para poder dar un correcto diagnóstico de la situación.

El diagnóstico de la situación se apoyará tanto sobre el proveedor como sobre el propio negociador, para esto el negociador deberá comenzar negociando con su propia empresa para establecer los límites de su propio poder. Deberá tener claro cuáles son los márgenes

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