GESTIÓN DE CALIDAD LA OPINIÓN S.A.

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES

GESTIÓN HUMANA

GESTIÓN DE CALIDAD

LA OPINIÓN S.A.

1. GENERALIDADES.

El manual especifico de funciones laborales se constituye en el soporte técnico documentado que justifica y da sentido a los cargos aprobados y es en definitiva un instrumento diseñado para lograr una adecuada administración del talento humano.

En este manual se establecen y describen de forma detallada los perfiles de los cargos las responsabilidades y funciones, y las prohibiciones que conforman la planta de personal en La Opinión S.A.

Esta herramienta pretende entre otros el logro de los siguientes propósitos:

• Mejorar la calidad, eficacia y productividad del talento humano de La Opinión S.A.

• Posibilita el funcionamiento de los procedimientos de selección del personal, la inducción de nuevos colaboradores, la formación, capacitación y entrenamiento en el puesto de trabajo así mismo facilita la evaluación del desempeño.

• Forjar en todos los colaboradores de La Opinión S.A. un mayor nivel de compromiso frente al desempeño eficiente de los cargos, entregándoles información básica sobre estos.

• Facilitar la información que permita la verificación de cada colaborador, lo que debe hacer, según el  nivel jerárquico en que se encuentra ubicado dentro de la empresa.

• Suministrar información que sirva de soporte para la planeación e implementación de medidas de mejoramiento, modernización administrativa y estudios de cargas de trabajo.

• Facilitar información para la identificación de parámetros de eficacia, eficiencia y efectividad a emplear en la construcción y aplicación de indicadores de gestión.

1. APLICABILIDAD.

Este manual aplica para todos los cargos de todos los procesos y sus respectivas áreas  de la empresa  La Opinión S.A. También aplica cuando se actualicen, modifiquen o  adicionen responsabilidades y funciones a un cargo específico, se cree o se elimine un cargo.

1. ACTUALIZACION DEL MANUAL.

El documento Manual Específico de funciones, que es aprobado y controlado por el área de Talento Humano del  proceso de Gestión Administrativa y  financiera, liderado por el Director administrativo, elaborado por el proceso de gestión de la calidad, liderado por el coordinador de la gestión de la calidad, se actualizará (modificación, adición, creación o eliminación) mediante el siguiente las siguientes  instrucciones:

• Comunicar al Director administrativo una solicitud debidamente sustentada por parte del líder solicitante, mediante la cual se solicita la actualización de la información descrita en los cargos bajo su autoridad.

• Analizar y aprobar o rechazar la solicitud de actualización del Manual Específico de Responsabilidades, Funciones y Competencias Laborales por parte del Director administrativo.

• Comunicar al área de calidad  por parte del Director administrativo para iniciar el proceso de actualización.

• Recolectar  la información pertinente por parte del área de calidad.

• Crear, actualizar o eliminar  cargo(s).

• Revisar y aprobar la información pertinente por parte del líder solicitante, mediante documento firmado.

• Actualización del manual específico de funciones en el sistema de gestión de la calidad de La Opinión S.A.

• Emisión del resultado de actualización, por parte de la Dirección administrativa, mediante la actualización del manual específico de responsabilidades, funciones y competencias laborales.

• Divulgar y entregar los nuevos documentos al personal del área o cargo que compete, por parte del área de talento humano, posterior a la codificación del mismo.

• ASESORIA Y CONTROL.

La asesoría y asistencia sobre la utilización adecuada del presente manual, será responsabilidad de la Dirección administrativa y financiera, apoyado por la coordinación de la gestión de la calidad y las áreas que se consideren necesarias de La Opinión S.A.

1. DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS.

Teniendo en cuenta la naturaleza de las responsabilidades, funciones, requisitos y competencias laborales exigidas para su desempeño, los cargos en La Opinión S.A.  Serán agrupados en los siguientes niveles organizacionales: nivel gerencial, nivel estratégico, nivel táctico, nivel operativo, nivel general.

1. NIVELES ORGANIZACIONALES  LA OPINIÓN S.A.

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1. DEFINICIÓN DE LOS NIVELES ORGANIZACIONALES.

• NIVEL I. GERENCIAL.

Es la máxima autoridad dentro del nivel jerárquico organizacional, tiene una responsabilidad global y toma decisiones que afectan a toda la empresa. Gestiona las relaciones y establece el modo de interacción. (Aprobación de políticas, estrategias y presupuestos).

• NIVEL II. ESTRATÉGICO.

Agrupa los cargos a los cuales le corresponden funciones de direccionamiento estratégico, formulación y adopción de políticas empresariales, planes, programas y proyectos. Su caracterización implica el cumplimiento de funciones de dirección, conducción, orientación y evaluación.

• NIVEL III. TÁCTICO.

Agrupa los cargos que ejercen funciones de coordinación y seguimiento de los planes, programas y proyectos empresariales; los cuales requieren de la aplicación de los conocimientos técnicos y propios de una carrera profesional técnica profesional, tecnológica y/o  a las competencias adquiridas.

• NIVEL IV. OPERATIVO.

Ejecuta actividades operativas  de forma eficaz, cuyo objetivo es el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de soporte y sus procedimientos, con requerimientos de conocimientos, profesionales, técnicos y habilidades especializadas específicas.

• NIVEL V. GENERAL.

Ejecuta actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución, no intervienen directamente en la producción de bienes y servicios que ofrece la empresa.

Contenido

PROCESO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA        10

AREA: GERENCIA        10

GERENTE GENERAL        11

DIRECTOR GENERAL        14

ASISTENTE DE GERENCIA        18

PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA        21

AREA: ADMINISTRACIÓN        21

DIRECTOR ADMINISTRATIVO        22

AUDITOR INTERNO        27

ASISTENTE ADMINISTRATIVO        31

ANALISTA DE IMPUESTOS        36

RELACIONISTA PÚBLICO OPINIÓN INFANTIL        39

ASISTENTE DE SERVICIO AL CLIENTE        43

TESORERO        48

ADMINISTRADOR COMERCIAL BOGOTÁ        51

ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y MENSAJERÍA        56

AUXILIAR DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA        59

ESCOLTA        62

AUXILIAR DE OFICINA        65

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES        67

CONDUCTOR        69

AREA: CARTERA        72

COORDINADOR DE CARTERA        73

ASISTENTE DE CARTERA        77

AREA: CONTABILIDAD        80

COORDINADOR DE CONTABILIDAD        81

AUXILIAR DE CONTABILIDAD 1        84

AUXILIAR DE CONTABILIDAD 2        86

PROCESO DE GESTIÓN COMERCIAL        88

AREA: VENTAS        88

DIRECTOR DE VENTAS        89

ASISTENTE DE VENTAS        93

ASESOR DE VENTA DE PUBLICIDAD        96

AREA: MERCADEO        99

COORDINADOR DE MERCADEO        100

ASISTENTE DE MERCADEO        104

AREA: CIRCULACIÓN        109

COORDINADOR DE CIRCULACIÓN        110

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