Identificacion De Oportunidades En El Proceso De Recibo De Mercancias

INTRODUCCION

Grainger es la empresa dedicada a la distribución de Suministros Industriales, cuenta con 21 Sucursales en la República Mexicana y 1 Centro de Distribución en la Cd. De Monterrey.

Grainger actualmente cuenta con un sistema de citas para recibo de producto en el cual los proveedores internos y externos pueden entrar al sitio en internet, seleccionar fecha y hora y en base a las líneas contenidas en la orden de compra, el sistema asigna un tiempo estimado de recibo y una tolerancia, valores que permiten la organización de la entrada de mercancías y ayuda a determinar las capacidades del área así como la asignación de recursos.

El área de recibo presenta retrasos en la entrada de materiales debido a factores como, faltantes, sobrantes, etiquetado, entrenamiento y estandarización, que no están considerados en la herramienta para el cálculo correcto en la asignación y cumplimiento de tiempos.

En este proyecto se analizarán los factores mencionados con el objetivo de identificar las áreas de oportunidad y mejorar el proceso.

OBJETIVO

Análisis y propuesta de mejora en el proceso de entrada de productos para abastecimiento de órdenes de clientes.

Minimizar el tiempo requerido para el recibo de mercancías Nacionales y de Importación. Conservar los recursos y minimizar los costos.

Efectuar la entrada de material sin perder de vista la disponibilidad de los recursos para poder ejecutar el proceso de manera eficaz y eficiente.

Eliminar o reducir los movimientos ineficientes y acelerar los eficientes.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Grainger Inc., referida como Grainger Industrial Supply, con sede en Chicago, Illinois, en los Estados Unidos, fue fundada en 1927 con el propósito de atender el mercado industrial, comercial e institucional de material indirecto. Al día de hoy, Grainger Industrial Supply cuenta con más de 575 sucursales en Norte América que van desde Canadá hasta México y efectúa ventas por arriba de los $6 billones de dólares.

Grainger S.A. de C.V. referida como Grainger inició operaciones en México en 1996 ofreciendo a sus clientes un servicio confiable y consistente a nivel nacional. Con un catálogo de miles de productos de proveedores americanos y mexicanos y una fuerza de ventas de más de 80 representantes tanto en el interior del país como a lo largo de la frontera con Estados Unidos, Grainger es el líder en la distribución de suministros industriales para el Mantenimiento, Reparación y Operaciones de cualquier empresa en el mercado mexicano.

Grainger cuenta con una cadena de suministro que involucra a todo un equipo de personas que diariamente se aseguran de proveer los productos que demanda el país. Esta cadena, se abastece de centros de distribución que van desde Chicago, pasando por Carolina del Sur, Kansas City hasta nuestro centro de reprocesamiento ubicado en Roanoke, Texas.

En este centro, se llevan a cabo todos los requerimientos para la importación de productos americanos a México. Una vez cumplidos todos los requisitos, el producto es embarcado directamente a nuestro Centro Nacional de Distribución ubicado en Apodaca, N.L.

El Centro de Distribución cuenta con un área de almacenaje de 9,000 m2 desde donde diariamente se surten pedidos a todo el país. Además, contamos con 19 sucursales ubicadas en Cd. De México, Guadalajara, Monterrey, Tijuana, Puebla, Querétaro, Santa Catarina, Chihuahua, Toluca, Cd. Juárez, Zapopan, San Luis Potosí, Torreón, Villahermosa, Mexicali, Reynosa, Tlalnepantla, Ecatepec y Naucalpan. Esto nos permite ofrecer el servicio de entrega Next Day Garantizado dentro de "La Zona Dorada". Este servicio, como su nombre lo indica, garantiza la entrega de productos en inventario al día siguiente de solicitarlos, convirtiendo esto en una fortaleza de nuestra compañía. El servicio de entrega Same Day aplica para las ciudades de Monterrey, Saltillo, Ramos Arizpe, Villahermosa, Cárdenas, Guadalajara, Zapopan, Tlaquepaque, Tlajomulco de Zuñiga y El Salto.

Es de vital importancia para la empresa la mejora continua en los procesos internos que permitan la optimización de los tiempos y calidad en la entrega de productos al cliente.

Con el aumento del 30% en el catálogo de productos en 2013, el volumen se ha incrementado por consecuencia en todas las áreas de la compañía, iniciando por el proceso de recibo de material, en el cual permanece la misma plantilla de personas, cuentan con alta rotación de personal y los tiempos de recibo no se han estado cumpliendo en los últimos meses.

La empresa cuenta con un sistema de citas para la entrega de productos por parte de proveedores internos y externos, el cual, no se está aprovechando en su totalidad, ya que al no cumplirse el tiempo estimado de recibo por orden de compra, afecta las citas siguientes, retrasando las entradas e incrementando los tiempos de espera de los transportistas. Así mismo, al no recibir el producto en tiempo, aquellas ordenes que esperaban producto para entregas el mismo día, serán entregadas hasta el día siguiente, afectando la promesa de servicio.

¿Será que la alta rotación de personal afecta la entrada de materiales debido a la curva de aprendizaje?

Así mismo, se ha detectado un incremento en faltantes, sobrantes y dañados, para los cuales, el proceso de investigación requiere un detalle de movimientos que no están considerados en la estimación del tiempo de recibo proporcionado por la herramienta de citas.

El análisis de estos elementos nos permitirá identificar las áreas de oportunidad en el proceso de recibo de materiales y optimizar los procesos para la correcta asignación de recursos y cumplimiento en tiempos, así como realizar el trabajo de forma eficiente, efectiva, rápida, libre de errores y al menor costo posible. (Chase, 2009).

DESARROLLO DEL PROYECTO

Para el desarrollo del proyecto, utilizaremos una serie de actividades que tanto Chase (2009), como Robbins (2009) sugieren para la administración de proyectos.

Previo a la etapa de planeación, se procedió a la utilización de herramientas de Mejora Continua como es el Value Stream Mapping (VSM) para identificar las áreas de oportunidad en el área de recibo. Se invitaron a integrantes del área de Recibo, Servicio al Cliente, Abastecimientos y Embarques para tener una visión 360 del proceso. El tipo de proyecto que utilizaremos es el proyecto funcional.

Acciones/Compromisos:

• Detección de oportunidades del área de recibo a través de entrevistas con el personal y ejercicios de “go & see”.

• Medición de tiempos del proceso.

• Elaboración del VSM en el proceso de recibo.

• Calculo del tiempo no utilizado efectivamente.

• Elaboración del plan de mejora.

VSM Producto de Importación VSM Producto Nacional

Se tomaron tiempos y distancias a través de la utilización de un diagrama de spaguetti en cada parte del proceso para el cálculo del desperdicio en unidad de tiempo.

Resultados del VSM:

Del 30 al 50% del tiempo total del proceso de recibo se identificó como desperdicio.

Tipos de desperdicios:

Adicional, se encontraron en el área de recibo, limitantes de espacio que contribuyen a la generación de desperdicio, así como los siguientes escenarios:

• Excesos en material de importación no identificados en Pedimento.

• Riesgo en descarga de productos de alto volumen.

• Pallets de baja calidad que se dañan al elevar con el montacargas.

Una vez identificadas las áreas de oportunidad en el proceso de Recibo a través de la identificación de los desperdicios procederemos a la elaboración del plan de acción que nos permita eliminar o disminuir los tiempos y desperdicios identificados.

El objetivo es la reducción del tiempo de recibo en un 30-50%.

PROPUESTA DE MEJORA

Una vez obtenida la información sobre las áreas de oportunidad procederemos a realizar nuestro plan de trabajo siguiendo la metodología de Administración de proyectos de Robbins (2009) y Chase (2009).

En base a las áreas de oportunidad identificadas y habiendo completado el punto 1 y 2, se anexa plan de acción:

PLAN DE ACCIÓN RECIBO

OPORTUNIDAD ACCIÓN CORRECTIVA / PREVENTIVA FECHA COMPROMISO RESPONSABLE STATUS

Control de faltantes y sobrantes Revisar con Finanzas el Proceso adecuado para sobrantes por medio IWT o ajuste 30-oct T.Quezada/K.Tejeda En proceso

Control de uso de tarimas Control administrativo de abastecimiento de tarimas 30-oct C. Cavazos En proceso

Comunicación interna Cotización de radios de frecuencia (Motorola) 30-oct H. Indalecio En proceso

Capacidad de recibo Elaborar plan de recibo de 1400 líneas diarias en conjunto con Abastecimientos 30-oct H. Indalecio En proceso

Capacidad de recibo Determinar el flujo de revisión de gabinetes y responsable 30-oct H. Indalecio y P.Blancas En proceso

Seguridad Reforzar la política de acceso a almacen para personal externo

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