Introducción a la administración y al proceso administrativo: la planeación

Planteamiento del proyecto

Automatización de Almacén de insumos

Introducción

Uno de los puntos de partida de este proyecto es que el proceso de almacenaje tenga un enfoque ingenieril de automatización y como efecto la eficiencia del proceso general. Ya que representa un área de oportunidad la cual aporta un beneficio dentro del proceso de almacenaje, traducido en una reducción de costos a mediano plazo.

Respecto a autores que se relacionan a la automatización podemos mencionar en principio a Henri Maillardert quien en 1805 desarrolló una muñeca mecánica capaz de realizar dibujos usando una serie de levas como programa de dicho dispositivo, M. Fourneaux quien realizó el primer piano automático en el año de 1986, Christopher Spencer en 1870 al desarrollar el primer torno automático, los cuales se consideran como personajes que aportaron en el desarrollo de la automatización.

Hablando específicamente de la automatización de almacenes o gestión almacenes no hay un autor en específico, los pioneros en el desarrollo e implementación de la automatización en la gestión de almacenamiento han sido Europa, Japón y EEUU.

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Figura 1. Almacén de materia prima (Google, 2017).

Planteamiento:

Dentro de la empresa Polystemia se detectó un área de oportunidad en su almacén de insumos, ya que al no tener un control del proceso se cuentan con datos insuficientes del material existente dentro del almacén, para lo cual es necesario implementar una base de datos de los materiales en existencia para identificar la capacidad de nuestro almacén y con ello determinar los niveles de stock.

Otro motivo para el desarrollo de este proyecto es que se identificó dentro del almacén producto caducado lo cual representa pérdidas económicas para la empresa, además de que pudiera generarse un desabasto de material por tener parte del material caduco, por ello es necesario implementar un plan de control de entrada y salida del producto el cual cuente con las especificaciones de caducidad del producto.

Derivado de no tener datos suficientes del material existente en almacén se pierde tiempo en la búsqueda de algún material ya que no cuentan con ubicaciones específicas ni ficha técnica, es por ello que desarrollaremos un sistema donde un lector de barras se colocará al material para guardar sus datos en una base de datos con lo cual nos será más sencillo ubicar algún producto dentro del almacén o bien al buscarlo.  

Se desea automatizar el almacén de insumos de la empresa Polystemia, dicha automatización se desea implementar desde la entrada del producto, su almacenaje, el control de caducidad del producto, hasta la salida del producto para producción.

Al implementar dicha automatización se logra tener un control de las entradas y salidas del producto, mayor eficiencia, optimizar los tiempos de almacenaje, la operación dentro del almacén, estandarización de dichos procesos que intervengan en el almacén. .

Objetivo:

Optimizar y estandarizar el proceso de almacenamiento de polímeros, garantizando la seguridad del área y mejorando del control del inventario.

Lo que se traduce en contar con procesos eficientes y eficaces, los cuales aportan un beneficio económico al poder manejar mayor rotación de inventario, atención preventiva y correctiva ya que disminuye el riesgo de generar algún accidente, involucramiento del equipo de trabajo para definir un objetivo con un beneficio en común, incluirá la toma de decisiones.

La razón por la que es importante automatizar el sistema como se mencionó anteriormente, es porque representa un área de oportunidad la cual aporta un beneficio dentro del proceso de almacenaje, teniendo como efecto en una reducción de costos a mediano plazo.

Los Subobjetivos de nuestro proyecto son:

➢        Obtener un beneficio en lo económico, tiempos, reducción del recurso humano, seguridad del personal, producto y del proceso

➢        Evaluación de la situación actual dentro del almacén, verificando cuáles serán las mejoras que se implementarán con la automatización de este.

➢Identificar cuáles son los beneficios a corto y largo plazo

Generar un plan de acción para la implementación

Relación del problema con los conceptos vistos en el curso:

• PLANEAR

1. Objetivo: Almacenar los insumos de manera adecuada y abastecer mediante un sistema de automatización, para cubrir las necesidades del departamento de producción para su adecuado funcionamiento.

1. Área que Interviene: Este procedimiento aplica a las áreas:

• Control administrativo
• Control ambiental
• Control de Calidad

    3.   Política: Los procedimientos de automatización de insumos en el sistema y en documentos deberán sujetarse a las siguientes disposiciones y estos serán de observancia para las áreas de responsabilidad y contraloría interna:

• Un procedimiento actualizado
• Un procedimiento vigente
• Un procedimiento obsoleto

• ORGANIZAR

Etapa de Planeación:

1. Se deberá crear etiquetas con códigos de barras para que el sistema de automatización de insumos pueda almacenar todos los controles de los insumos. Crear una base de datos de material con especificación importantes para el control del mismo en el área de almacén algunas de las especificaciones importantes que debe contener el Material para la creación del código de barras y este ayude agilizar la entradas y salidas de almacén y entregar reportes en tiempo y forma del stock del almacén a las áreas involucradas que requieran de esta información:

• Especificación técnica del insumo
• Fechas de caducidad
• Control de caducidad (el sistema enviará notificaciones almacenista del status de la fecha de caducidad del producto basado en semáforos;

Verde. - Insumo con caducidad mayor o igual a 18 meses

Amarillo. - Insumo con caducidad comprendida entre 12 y menor a 18 meses      

Rojo. - Insumo con caducidad menores a 12 meses.

• DIRIGIR

2. Realizar Inventarios físicos con apoyo del lector de etiquetas de códigos de barras que descargan en el sistema de automatización de insumos, actualizando  la base de datos y contenidos de acuerdo a caducidades para cada insumo.

3. Es responsabilidad del equipo de producción y almacén tener una comunicación efectiva, contar con una base de datos con las etiquetas con código de barras que contienen las especificaciones de los insumos, que el personal esté capacitado y conozcan su proceso, además de generar cursos para actualizaciones constantes sobre el sistema a implementar.

• CONTROL Y ROLES

1. En la colocación de la etiqueta de código de barras al insumo, es necesario, primero identificar las condiciones del insumo y seleccionar el status que contendrá el código de barras.
2. Colocar la etiqueta de código de barras que corresponda al insumo a almacenar contemplando que este sea visible y sea de fácil su identificación.
3.  El manejo de caducidad y calidad implica revisar los productos ya almacenados de tal manera que su acomodo será de la fecha de caducidad más próxima a la fecha de caducidad más amplia al fondo.
4. Es responsabilidad de quien surte el insumo revise en el sistema de automatización de insumos el stock para saber si se encuentra el insumo y las fechas próximas a caducar para realizar el cambio de etiqueta a estatus correspondiente.
5. En el caso detectar insumos con deterioro y caducidad menor a 4 meses deberá reportar en forma inmediata al Jefe de almacén para llenar formatos que se encuentran en el sistema de forma automática en base al código de barras y proceder a su baja o venta de desperdicio con la documentación que respalde. Siendo responsable el Jefe de almacén de publicar, promover y coordinar  las actividades que aseguren la baja o venta del insumo por las vías legales.
6. En cada prueba selectiva, se debe revisar nuevamente el código de barras y mantener en buen estado los inventarios acordes a los puntos establecidos anteriormente.
7. De identificar un insumo en mal estado, o caducado se procederá a levantar el acta correspondiente en el sistema de automatización de insumos, el cual será firmado electrónicamente por las instancias ejecutivas y directivas del área, y con envío inmediato a las áreas de control de los insumos y contraloría interna para que se realicen los trámites que conlleva dicha acción.
8. Es responsabilidad del jefe de almacén, establecer estándares de salida de insumos para cada uno, con apoyo del sistema de automatización de insumos, con la finalidad de asegurar que el área de producción lo está utilizando en tiempo y forma, evitando retrasos al entrega de insumos para su producción
9. En cualquier momento de ser necesario, se debe participar activamente en las supervisiones y auditorías del área contable o de entidades gubernamentales (SAT/COFEPRIS/AUDITORES), proporcionando controles que se soliciten, como gráficas, reportes, stock de inventarios, control de caducidades, lista de desperdicios, la cual bajaron del sistema de automatización de insumos como de archivos escaneados y almacenados en el sistema.
10. El acomodo de mercancía está basado en el método contable de costos IEPS

primeras entradas-primeras salidas.

Indudablemente el sistematizar automáticamente el proceso de almacenaje de insumo dará pauta para un mejor control de las mercancías facilitando su conteo, gráficas y localización.

La solicitud de insumos al almacén será capturada en el sistema en base a la codificación del material, la cantidad, su descripción. Y el sistema generará un número de documento que permitirá al almacenista realizar la búsqueda electrónica y posteriormente físicamente en un tiempo más rápido.

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