PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS EN OFICINA PRINCIPAL

BORRADOR PARA REVISION

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS EN OFICINA PRINCIPAL

MODIFICACIONES

Sección Página Tema: Revisado por: Aprobado por: Fecha

INDICE

1. Portada………………………………………………….…..…………………………………………..1

2. Indice……………………………………………………………..……………………………………..2

I. Objetivo…………………………………………………….……..……………………………….. 3

II. Alcance……………………………………………………………………………………………..3

III. Referencias…………………………………………………………………………………………3

IV. Definiciones………………………………………………………………………………………...3

IV.I Pedido de Materiales……………………………………………………………………..3

IV.II Orden de Compra…………...…………………………………………………………….3

IV.III Orden de Servicio……………...………………………………………………………….3

IV.IV Fase………………………………...………………………………………………………3

IV.V Cotización………………………………………………………………………………….3

IV.VI Nota de Ingreso al Almacén……………………………………………………………...3

IV.VII Guía de Remisión…………………………………………………………………………3

V. Responsabilidades……………………….………………………………………………………..3

VI. Proceso……………………………………………………………………………………………..3

VI.I General………..………………………………...………..…..……………………………3

VI.II Pedido de Materiales……………………………………………………………………..4

VI.III Cotizaciones………….……………………………………………………………………6

VI.IV Ordenes de Compra………………………………………………………………………6

VI.V Pagos……………………………………………………………………………………….8

VI.VI Bases de Datos de Materiales, Herramientas y Equipos……………………………..9

VII. Anexos…….. ……………………………………………………………………………………..10

VII.I Anexo N° AF-014-1: Pedido de Materiales

VII.II Anexo N° AF-014-2: Orden de Compra

VII.III Anexo N° AF-014-3: Rangos de Autorización

VII.IV Anexo N° AF-014-4: Tiempos típicos de Atención

VIII. Distribución ……………………………………………………………………………………….10

ANEXOS

Anexo N° AF-014-1 : Pedido de Materiales……………………………………………………………11

Anexo N° AF-014-2 : Orden de Compra ………………………………………………………………12

Anexo N° AF-014-3 : Rangos de Autorización…………………………………………………...……13

Anexo N° AF-014-4 : Tiempos típicos de Atención…………………………………………………...14

I . OBJETIVO: Este procedimiento establece los requerimientos para una adecuada gestión de compra de materiales, repuestos, activos fijos y órdenes de servicios.

II. ALCANCE: El presente procedimiento se aplica a todas las obras y áreas de CORPORACION SAGITARIO S.A. y los Consorcios en que la empresa interviene.

III . REFERENCIAS: Procedimiento AF-012-99: Facturas de Proveedores

IV. DEFINICIONES:

IV.I PEDIDO DE MATERIALES

Es el documento a través del cual se comunica al Departamento de Logística las necesidades de una obra o área.

IV.II ORDEN DE COMPRA

Es el documento oficial de la empresa a través del cual se comunica a un proveedor las cantidades requeridas de bienes que deben ser suministrados a una obra o área de la empresa en determinados términos y condiciones, incluyendo el precio y fecha de entrega. Los términos incluidos en una Orden de Compra son equivalentes a un contrato entre la empresa y el proveedor.

IV.III ORDEN DE SERVICIO

Es el documento equivalente a una Orden de Compra utilizado cuando en la adquisición de un producto se involucran determinadas características que suponen la fabricación del mismo.

IV.IV FASE

Es la actividad o conjunto de actividades que la empresa determina para el control de costos de una obra.

IV.V COTIZACION

Es el documento a través del cual se solicita a un proveedor o a un grupo de ellos la presupuestación de determinados productos incluidos en un Pedido de Materiales.

IV.VI NOTA DE INGRESO

Es el documento a través del cual se da por recibido uno o más productos al almacén de una obra o al almacén de la Oficina Principal.

IV.VII GUIA DE REMISION

Es el documento a través del cual el proveedor certifica la entrega de bienes al almacén de una obra o de la Oficina Principal. También se utiliza para las transferencias de materiales y equipos dentro de la empresa.

V. RESPONSABILIDADES:

V.I El Jefe del Proyecto es responsable por la solicitud oportuna y la información suficiente para proceder con las adquisiciones. La solicitud oportuna permitirá mejorar el resultado de la obra ya que se podrá realizar una mejor gestión (precio y plazo), y la información suficiente permitirá garantizar la calidad de los suministros.

V.II El Sub Gerente de Logística es responsable de establecer e implementar apropiadamente los controles administrativos del presente documento, así como de la actualización permanente del mismo.

VI. PROCESO:

VI.I GENERAL

Logística debe asegurarse que los productos a comprar cumplan con los requisitos especificados en los Pedidos de Materiales. En el almacén en tránsito de la Oficina Principal o en obra los productos serán aceptados de acuerdo a lo solicitado en la orden de compra.

La política general de la empresa es no tener stock de materiales y que al final del proyecto no haya sobrantes de obra.

VI.II PEDIDO DE MATERIALES

VI.II.1 Tipos y origen de Pedidos de Materiales

Cada Centro de Costo (Gerencia, Departamento u Obra) emitirá sus respectivos Pedidos de Materiales para que sean abastecidos por Logística. Estos Pedidos de Materiales pueden ser de cuatro tipos y su destino inmediato dependerá de ello:

VI.II.1.1 “Pedido de Materiales” M: En él se solicitarán todos aquellos materiales de fabricación estándar y de uso común, así como las herramientas menores. Deben ser remitidos directamente a Logística.

VI.II.1.2 “Pedido de Materiales” R: En él se solicitarán todos los repuestos e insumos asociados a maquinarias, equipos y vehículos. Deben ser remitidos directamente a Maquinarias y Equipos, quien verificará si tiene el stock necesario, o bien procederá a la emisión de una Orden de Compra para su adquisición.

VI.II.1.3 “Pedido de Materiales” S: En él se solicitarán los suministros que deban ser fabricados a pedido, como estructuras, anclajes, insertos, tableros eléctricos, piezas especiales, etc. Deben ser remitidos directamente a Logística para que proceda a su adquisición.

VI.II.1.4 “Pedido de Materiales” AF: En él se solicitará la compra de un Activo Fijo, adjuntando las especificaciones del bien. Deben ser remitidos a Maquinarias y Equipos con la firma de la Gerencia General.

VI.II.2 Cada Pedido de Materiales será enviado del Centro de Costos a Logística vía correo electrónico utilizando el sistema de Logística y deberá contener la siguiente información claramente especificada, entre otros :

• Tipo ( M, R, S o AF )

• Identificación del Centro de Costo y Fase

• Autorización electrónica de la persona responsable: Gerente General (si se trata de activo fijo); Gerente o Jefe de Departamento (Oficina Principal), Jefe de Proyecto (Obras).

• Fecha de emisión.

• Fecha de necesidad del suministro en destino (plazo de entrega)

• Lugar de entrega (dirección)

Cabe mencionar que el número de pedido es colocado directamente por el sistema.

VI.II.3 Además, el Pedido de Materiales contendrá la información completa de los elementos en ella solicitados, es decir:

• Números de ítems.

• Códigos de ítems.

• Unidades de medida.

• Cantidades.

• Descripción estándar de los ítems, asociada a sus códigos.

• Planos y/o especificaciones, si corresponde

Se deberá enviar posteriormente

...