Proyecto BPM: “Compras Hospitalarias”

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Índice

Introducción        

Definición del problema        

Objetivos        

Alcance        

Análisis y propuesta de solución        

Viabilidad del proyecto        

Viabilidad Técnica  y Económica:        

Viabilidad Financiera:        

Riesgos asociados al proyecto        

Fases del proyecto        

Carta Gantt        

Roles por integrante        

Análisis de industria        

Levantamiento Situación Actual        

Estudio de los procedimientos        

Proceso de compra para Bienes y Servicios de Baja Complejidad        

Procesos de Compra para Bienes y Servicios de Alta Complejidad        

Plan Anual de Compras        

Actividades Claves        

Mejores Prácticas en la Planificación        

Procesos Claves        

Riesgos en el Levantamiento        

Modelamiento        

BPM seleccionado        

¿Por qué Bizagi?        

Modelo        

Modelación de Datos        

Formularios        

Reglas del negocio        

Conclusión        

Conclusiones Personales        

Referencias:        

Introducción

            Con el fin de generar ventajas competitivas en un mercado cambiante, las empresas cada vez dan más énfasis a la administración de sus procesos de negocio para mejorar el rendimiento de sus operaciones, combinando la tecnología disponible con metodologías de proceso y dirección. Bajo este mismo concepto, los indicadores de gestión, sirven para que los empresarios y administradores se encuentren consientes de los procesos que se realizan en cada uno de los departamentos de las empresas.

En el presente informe daremos a conocer como los procesos de negocio se adaptan al mercado de compras hospitalarias mediante una oportuna gestión, pero para ello es necesario preguntarse: ¿Es posible realizar una oportuna gestión en un hospital?, ¿Para qué sirve una buena gestión hospitalaria? este tipo de preguntas es la que queremos responder mediante el siguiente informe. Actualmente la gestión hospitalaria es una herramienta de gestión propiamente tal, ya que aporta nuevos valores a los profesionales y al conjunto de la organización, sin embargo es necesario aprender a dirigir y ser dirigidos, contribuir a las decisiones de gestión y de organización en el mejoramiento de las instituciones hospitalarias.

La principal función de un hospital es proveer cuidados en salud para lo que demanda un porcentaje muy elevado del presupuesto sanitario. Naturalmente un hospital es también el principal empleador de los servicios en salud, tanto en médicos como en profesionales de enfermería y otras carreras.  La mayoría de las instituciones hospitalarias públicas son administradas con un modelo diseñado para optimizar la flexibilidad de poder adaptar las complejas necesidades de los pacientes.  Por el contrario, los hospitales privados suelen ser optimizados con un modelo que recibe pago del paciente por los servicios prestados. En muchos casos el financiamiento del paciente ocurre a través de interacciones de intermediación, fundamentalmente una empresa aseguradora.

Al igual que muchas estrategias empresariales exitosas, los hospitales suelen ser administrados bajo el contexto de calidad total, fundamentados en varias fórmulas de éxito tales como la gerencia y planificación estratégica de los servicios de salud, reingeniería de procesos, administración por políticas, etc. Esa filosofía en la gestión hospitalaria suele ser adaptada a las demandas del hospital, tales como la complejidad tecnológica, la computación de toda la información recopilada, la introducción de servicios de las subespecialidades incluyendo servicios sociales y la preocupación por la humanidad y el entorno del paciente.

En Chile el modelo de gestión hospitalaria se fundamenta en el Modelo de Atención Integral en Salud. Este modelo da cuenta de los cambios sociales, culturales, epidemiológicos y demográficos de la población. El Modelo de Salud Integral se define como el conjunto de acciones que promueven y facilitan la atención eficiente, eficaz y oportuna que se dirige a las personas. Es una descripción de la forma óptima de organizar las acciones sanitarias, de modo de satisfacer los requerimientos y demandas de la comunidad y del propio sector.

El rol de los hospitales en el modelo de atención, es la contribución de una manera concordante al modelo, a la resolución de problemas requeridos desde la red asistencial, cumplir requerimientos, contratación de equipamientos en base al tipo de actividades y contratación de suministros y servicios que gestiona.

Una vez conocida la realidad en Chile con respecto a la gestión hospitalaria, nos enfocaremos en resolver la problemática principal que surge a partir del caso entregado en donde es necesaria una gestión urgente en los volúmenes elevados de información y control de plazos que surgen a partir de expedientes de contratación.

Definición del problema

                   El modelo de gestión es la forma como se organizan y combinan los recursos con el propósito de cumplir las políticas, objetivos y regulaciones de una institución hospitalaria, pero para ello definiremos el problema actual que surge a partir de este caso, el cual es el siguiente.

La sistemática de contratación de equipamiento y medios de compras hospitalarias bajo el amparo de la ley de contratos del sector público de Chile. A efectos prácticos, esto supone que compras hospitalarias debe poder gestionar correctamente un elevado número de expedientes de contratación con importantes volúmenes económicos y superpuestos en el tiempo. El principal problema que esto conlleva es el elevado volumen de información que acarrea y el control de plazos. 

Como antecedentes podemos enunciar lo siguiente:

1.- En cada expediente de contratación intervienen, además del personal interno que lo gestiona, licitadores que se presentan al concurso, expertos en materias concretas, externos a la organización y que forman parte de las mesas de valoración, y el equipo que forma parte de las mesas de contratación de composición mixta, formadas por personal propio de compras hospitalarias y por personal de otros organismos públicos. La coordinación y comunicación con todos estos actores, participantes en los procesos de contratación es compleja y se presenta como un reto en sí mismo.

2.- Cada expediente de contratación genera una gran cantidad de documentación que debe de ser gestionada a lo largo del proceso y adaptada a medida que el mismo se va desarrollando. Además, gran parte de esta documentación ha de ser pública siendo imprescindible el control de las diferentes versiones.

3.- El control de plazos es otro importante punto a tener en cuenta. En cada contratación hay que controlar que cada persona que interviene en el proceso lo haga en tiempo y forma correcta, siendo muchas las posibilidades para ejercitar el mencionado control, días naturales, laborables, diversos calendarios, etc. Así mismo se debe tener la certeza del escrupuloso cumplimiento de los plazos, conociendo y controlando los puntos críticos en los que puede tener lugar una demora.

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