Resumen Capitulo 6 Administración de Negocios.

RESUMEN: MANUALES ADMINISTRATIVOS

Definición

Los manuales administrativos son documentos qué sirven para transmitir información general de la empresa (antecedentes, legislación, estructura, políticas, procedimientos, etc) como las instrucciones y lineamientos para desempeñar mejor sus funciones dentro de la organización.

Objetivos

• Presentar una visión general de la empresa.
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, evitar duplicaciones y definir responsabilidades.
• Mostrar el nivel de responsabilidad y autoridad de cada nivel jerárquico.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de las funciones ya que evitan la duplicación de instrucciones.
• Promover el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros disponibles.
• Servir como fuente de información de la empresa.
• Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización y desarrollo del personal.

 Características

• Sistemático: los manuales administrativos deben de ser organizados y llevar un orden con el fin de facilitar su comprensión.
• Ordenado: deben de tener un orden establecido con el objetivo de no confundir a las personas que lo leerán.
• Simple: su fin principal es ayudar a entender la empresa o sus funciones a los trabajadores, por lo mismo debe de ser fácil de entender y de poner en práctica.
• Físico o Digital: dependiendo de la empresa o del encargado del manual, pueden ser físicos o impresos; o bien pueden ser difundidos de forma digital.  

 Clasificación

• Por su naturaleza o área de aplicación

• Micro administrativos: son los manuales que se refieren solo a una empresa.
• Macro administrativos: estos manuales abarcan a más de una empresa.
• Meso administrativos: este tipo de manuales se utilizan para más de una organización en un mismo sector a rama de actividad. Generalmente usados en el sector público.

• Por su contenido

• De organización: contienen información detallada sobre antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales.
• De procedimiento: documento técnico que contiene información de sucesos cronológicos y actividades concatenadas entre sí, que constituyen una unidad para la realización de una actividad o función. Todos los procedimientos incluyen el tiempo de duración, recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos y el control para desarrollar las actividades de forma eficiente.
• De gestión de calidad: documentos que incluyen información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad, responsabilidad y autoridad del sistema de GC, mapas de procesos, gestión de recursos, medición, análisis y mejora y referencias normativas.
• De políticas: incluyen guías básicas que sirven como marco de referencia para realizar acciones o implementar estrategias dentro de la empresa.
• De historia de la empresa: contienen la historia de la organización, su creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición. Esto ayuda al personal en su adaptación y ambientación de labores.
• De contenido múltiple: contienen información de diferentes temas o aspectos de la organización. Su objetivo es que sea mas accesible para su consulta, que sea viable económicamente, y que sea una instrucción del nivel directivo.
• De ventas:  contiene información específica para apoyar la función de ventas.
• De puestos: contiene información precisa sobre las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
• De técnicas: detalla los principios y criterios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos y funciones.
• De finanzas: respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización.  
• De personal: manuales de relaciones industriales, es decir, reglas del empleado o del empleo.  
• De producción: documento de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción. 
• De sistemas: contiene información sobre el funcionamiento de los sistemas de información, administrativos, informáticos, etc.

• Por su ámbito

• Generales: contienen información general de una organización, según su naturaleza, sector y giro; forma y ámbito de operación y tipo de personal.
• Específicos: concentran información de un área o unidad administrativa de una organización; por convención, incluyen la descripción de puestos.

Manual de Organización

El manual de organización debe de contener:

• Logotipo de la organización
• Nombre de la organización.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de páginas.
• Sustitución de páginas (actualización de información)
• Unidades responsables de su elaboración.
• Clave de la forma.

Índice o Contenido

Es la relación de los capítulos o partidos que constituyen el cuerpo del documento.

Prólogo, Introducción o ambos

El prólogo es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la organización.

La introducción es una breve explicación del contenido del documento, como su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.

Antecedentes históricos

Es la descripción de la historia de la organización en la que se indica el origen, evolución y cambios significativos registrados.

Legislación o base legal

Contiene una lista de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización.

Atribuciones

Es la transcripción textual y completa del artículo, clausula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organización.

Estructura Orgánica

Es la descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de sus relaciones de jerarquía.

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización o de sus áreas, mostrando las unidades administrativas que la integran.

Misión

Sirve a la organización como marco de referencia al orientar las acciones y enlazarlas con lo deseado.

Funciones

Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica. Es conveniente que en la presentación de las funciones se tome en cuenta los siguientes aspectos.

• Que los títulos de las unidades correspondan a los que se utilizan en la estructura orgánica.
• Que siga el orden que se estableció en la estructura.
• Que la redacción se inicie con un verbo infinitivo.

Descripción de Puestos

Es la reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa e incluye:

• Identificación del puesto
• Relaciones de autoridad
• Funciones generales y especificas
• Responsabilidades o deberes
• Relaciones de comunicación
• Especificaciones del puesto

Directorio

Es un documento donde consta de los nombres, puestos, números telefónicos y correo electrónico de las personas comprendidas en el manual.

Manual de Procedimientos

Identificación

Debe de incluir:

• Logotipo de la organización
• Nombre de la organización
• Denominación y extensión del manual
• Lugar y fecha de elaboración
• Sustitución de páginas.
• Unidades responsables de su elaboración.
• Clave del formulario.

Índice

Es la relación de los capítulos con el cuerpo del documento.

Contenido

Es la lista de procedimientos que integran el contenido del manual.

Objetivo

En él se explica el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos

Es la esfera de acción que cubre el procedimiento.

Responsables

Es la unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación, aplicación o ambas cosas del procedimiento.

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