Distribucion De Tareas

DISTRIBUCION DE TAREAS

¿EN QUÉ CONSISTE?

El éxito de un sistema va a depender de una reparto efectivo de tareas entre dicho sistema y los usuarios del mismo. Se necesitará, pues, considerar diferentes opciones en la asignación de tareas antes de especificar una frontera bien definida del sistema.

Se han de establecer, además, una variedad de opciones para identificar una división óptima de la labor a realizar, para asegurar la satisfacción en el trabajo, así como una operatividad eficiente en el proceso de trabajo. Esta aproximación va a ser más útil para sistemas que afectan a procesos de trabajo completo y no sólo a productos individuales o productos monotarea.

¿CÓMO LO LLEVO A CABO?

Hay que identificar cada tarea o proceso de trabajo y, en particular, aquellos para los que sería posible plantear una asignación de tareas distinta. Se dibuja, entonces, un diagrama de flujo para cada tarea para mostrar la disgregación de la misma entre usuarios y sistemas y subsistemas, así como las interacciones entre los mismos.

Resulta recomendable generar al menos dos opciones para el reparto y comentar las implicaciones de la satisfacción en el trabajo y la eficiencia en el mismo para cada una de las opciones. Así también se estimulará la discusión entre el equipo de diseño y los usuarios. A partir de ahí se seleccionará la alternativa que resulte más aceptable para el usuario cliente o se procederá a generar nuevas opciones si es preciso.

No conviene emplear demasiado tiempo generando diagramas de flujo. Simples esquemas sobre las posibles asignaciones va a ser más que suficiente.

¿CUÁNDO DEBERÍA USAR ESTA TÉCNICA?

Será preciso un buen entendimiento de las papeles desempeñados en los distintos puestos de trabajo antes de proceder, así que una participación en alguna técnica contextual (etapas tempranas y de pre diseño) podría resultar de utilidad para progresar después más rápidamente.

LA DISTRIBUCIÓN DE LAS TAREAS ENTRE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO

La organización es un conjunto de personas que trabajan interrelacionadas unas con otras por una misma misión. Dependen unas personas de otras y tienen que trabajar en una misma dirección para conseguir un objetivo compartido por cada una de ellas.

La base del trabajo en equipo reside en la adecuada distribución de las tareas, en función de los conocimientos adquiridos por cada integrante del equipo y a la sinergia de los esfuerzos compartidos. Por ello es tan importante realizar un correcto análisis y descripción de los diferentes puestos de trabajo que deben desempeñarse por los miembros del equipo.

Es importante también, que los/as integrantes del equipo declaren las decisiones y responsabilidades que quieren adquirir a título personal y que contribuyan a las decisiones comunes. De forma que todos los integrantes del equipo deben tener una tarea que desarrollar, que sea imprescindible para alcanzar la misión y que se ajuste a sus competencias profesionales.

Cada integrante del equipo debe tener unas funciones concretas.

Así ningún integrante se siente aislado ni desconectado de la misión y debe comprometerse a no faltar a sus responsabilidades, ya que de lo contrario perjudicaría al equipo en su conjunto.

La fortaleza de una organización reside en la confianza existente entre los/as integrantes del equipo.

Una vez que cada uno de ellos conoce las responsabilidades que han adquirido deben tener libertad de acción y no ser coaccionados, aunque siempre dispondrán de la ayuda y asesoramiento que necesiten por parte del líder y del resto de los integrantes.

DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO

RESUMEN

La distribución del trabajo define el proceso de asignación de trabajo a una unidad organizativa o a un empleado. En la solución, las tareas pendientes son visibles por defecto para todos los usuarios que cuenten con los derechos de acceso correspondientes. Sin embargo, para ciertos procesos empresariales es preciso determinar la unidad organizativa o empleado responsable de una tarea pendiente. Para estas áreas, se pueden definir reglas de distribución de trabajo que permitan asignar automáticamente documentos comerciales y tareas a unidades organizativas o empleados dedicados.

DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO EN DETALLE

La distribución de trabajo controla la determinación de las unidades organizativas y los empleados responsables de ciertos documentos comerciales. El elemento central de la distribución de trabajo es la categoría de trabajo, que representa una parte específica del trabajo en un área comercial y está relacionada a uno o más documentos comerciales. Cada categoría de trabajo proporciona uno o más parámetros que equivalen a los parámetros del documento comercial correspondiente. Puede utilizar estos parámetros para definir reglas en función de las cuales el sistema determina la unidad organizativa o el empleado responsable de un documento comercial. El sistema compara los datos que se especificaron para los parámetros en las reglas de distribución de trabajo con los datos del documento comercial. Según la categoría de trabajo, si los datos coinciden, el sistema procede de la siguiente manera:

• Proporciona la unidad organizativa o el empleado determinado como propuesta en el documento comercial relevante

• Asigna el documento comercial a la lista de trabajo correspondiente.

• Envía un elemento de Gestión de tareas empresariales a los empleados de la unidad organizativa determinada o a un empleado dedicado.

Sin embargo, no todos los procesos empresariales distribuyen el trabajo mediante la gestión de tareas empresariales o una asignación de lista de trabajo. En algunos casos, el mecanismo de distribución de trabajo se utiliza solamente para proporcionar la unidad organizativa o el empleado responsable como propuesta en el documento comercial.

La distribución de trabajo sólo controla quién es el responsable de un determinado documento comercial, pero no define los derechos de acceso para estos documentos. Para acceder a los documentos comerciales y a los elementos de Gestión de tareas empresariales relacionados, la vista del centro de trabajo relevante debe estar asignada al usuario correspondiente. Para obtener más información, consulte Administración de usuarios y accesos.

En el sistema, la distribución de trabajo comprende la distribución del trabajo organizativo y la distribución del trabajo de empleados.

DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO ORGANIZATIVO

La distribución del trabajo organizativo incluye todas las categorías de trabajo que el sistema utiliza para determinar la unidad organizativa responsable de un documento comercial específico. Una categoría de trabajo para la distribución del trabajo organizativo está siempre asociada con la función que se define para la unidad organizativa; por ejemplo, la categoría de trabajo Facturación de proveedores está asociada con la función organizativa Facturación de proveedores. La función de una unidad organizativa define el rol de una unidad organizativa en el proceso empresarial. Cada función representa un área empresarial determinada y una serie de centros de trabajo y de vistas de centro de trabajo que necesita el usuario asignado para completar el trabajo de dicha área. Para obtener más información acerca de las diferentes funciones, consulte Funciones.

IMPORTANTE.

Un requisito previo para la distribución del trabajo organizativo es la correcta configuración de la estructura organizativa en el centro de trabajo Gestión organizativa. Esto incluye la correcta asignación de funciones a las unidades organizativas en función del trabajo que se realiza en dichas unidades. Para obtener más información, consulte Guía rápida de estructuras organizativas.

DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO DE EMPLEADOS

La distribución del trabajo de empleados incluye todas las categorías de trabajo que el sistema utiliza para determinar el empleado responsable de un documento comercial específico. Algunos procesos empresariales requieren que los titulares o los empleados responsables estén determinados para un documento comercial; por ejemplo, el director de ventas responsable de un cliente. La distribución del trabajo de empleados siempre se configura de manera independiente de la distribución del trabajo organizativo. Si desea utilizar la distribución del trabajo de empleados, no necesita definir previamente las reglas de distribución del trabajo organizativo.

Aprobaciones

Un caso especial de distribución del trabajo de empleados es la determinación de un autorizador en un proceso de aprobación. Las aprobaciones son tareas que el sistema envía a los empleados que están asignados como gerentes en la estructura organizativa o que fueron declarados expresamente como autorizadores. Para obtener más información, consulte Asignación de gerente.

Por lo general, el sistema determina el aprobador a partir de la estructura organizativa. No obstante, algunos procesos empresariales requieren la definición de reglas de distribución de trabajo específicas para determinar el aprobador. Para estos procesos empresariales, el sistema proporciona categorías de trabajo específicas para la distribución del trabajo de empleados. La determinación de los aprobadores puede depender, sin embargo, de criterios futuros que sean

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