FUNDAMENTOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE UTILIDADES

TEMA I FUNDAMENTOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE UTILIDADES

1.1. ConceptosFundamentales de Planificación y Control de Utilidades PCU.

La planificación y control de utilidades se percibe como un proceso cuyo fin es ayudar a la administración a realizar eficazmente las importantes fases de las funciones de planificar y controlar.

El modelo de PCU comprende:

1) el desarrollo de la aplicación de objetivos generales y de largo alcance de la empresa;

2) La especificación de las metas de la compañía;

3) El desarrollo, en términos generales, de un plan estratégico de utilidades, de largo alcance;

4) La especificación de un plan táctico de utilidades, de corto plazo, detallado por responsabilidades asignadas (divisiones, departamentos, proyectos);

5) El establecimiento de un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidades asignadas; y

6) El desarrollo de procedimientos de seguimiento.

A la PCU (que también se le designa presupuestación, o simplemente presupuestos), en vez de¡ tradicional y estrecho concepto de] presupuesto como una serie de cédulas cuantitativas, derivadas de un trabajo de oficina, y que prepara un contador siguiendo los formatos estereotipados de informes que se emplean en los estados financieros para uso externo.

1.2. Planificación por la administración utilizando la PCU.

El propósito fundamental de la planificación por la administración es generar un proceso de alimentación adelantada que es dar al gerente los lineamientos para la toma de decisiones operacionales sobre una base cotidiana.

La planificación debe empezar como una proyección para referencia junto con una proyección anhelada y concluir con una proyección planificada que represente un plan realista de la administración superior expresado en palabras y cifras, porque una proyección planificada no puede considerarse como el producto final y definitivo, debe ser modificada y cambiar las condiciones y disponer de nueva información.

El desarrollo de los objetivos generales de la empresa expresa el estado futuro deseado para la entidad y los resultados finales de sus actividades. El siguiente nivel de planificación se conoce como las metas, las cuales representa los objetivos generales enfocados con mayor definición, especificando explícitamente las dimensiones de tiempo para el logro, las mediciones cuantitativas y la subdivisión de las responsabilidades.

Para establecer la base en la que ha de apoyarse el logro de los objetivos y las metas específicas de la empresa, la administración debe desarrollar estrategias que especifican como, detalles del plan de ataque a emplearse y la persecución operacional de las metas y por ultimo el plan de utilidades manifiesta las metas en términos de expectativas de tiempo los resultados financieros esperados para cada segmento principal de la entidad se desarrollan dos planes de actividades: el estratégico o de largo alcance y el táctico o de corto plazo.

1.3. Coordinación Empleando La PCU

La coordinación en la sincronización de los actos individuales, con el resultado de que cada subdivisión de una entidad trabaja eficazmente hacia los objetivos comunes. Esta armonía de esfuerzo hacia el objetivo de la empresa es una de las tareas centrales de la administración, porque implica una conciliación de diferencias en tiempo, política y asignación de recursos. La comunicación hacia arriba, hacia abajo, y horizontalmente es esencial para la conciliación.

1.4. Flexibilidad En La Aplicación De La PCU

En las áreas de control no debe emplearse ni interpretarse con rigidez los presupuestos de gastos y de costos. El presupuesto no debe limitar las decisiones racionales que hayan de tomarse en relación con los gastos, simplemente porque no se previó un desembolso. El enfoque de la planificación y el control en la administración no debe ser instrumento para restringir los actos de la administración en aprovechamiento de oportunidades que incrementen el bienestar de la empresa, estén o no planeados.

1.5. Establecimiento de la Base para la Planificación y el Control de Utilidades.

En este momento, parece adecuado que hagamos un resumen de los pasos quedebeefectuar una empresa para establecer una base solía sobre la cual iniciar unprograma de planificación y control de utilidades. Estos pasos son los siguientes:

1)Debe haber compromisos por parte de la administración general con el conceptofundamental de la planificación y control de utilidades y una comprensiónperfeccionada de sus repercusiones y operaciones.

2) Las características de la empresa y el medio ambiente en el que opera(incluyendo las variables controlables y las no controlables) deben identificarse yevaluarse de modo que puedan tomarse las decisiones pertinentes acerca de losrasgos distintivos de un programa de planificación y control que fuera eficaz y práctico.

3) Debe haber una evaluación de la estructura organizacional y de la asignación deresponsabilidades directivas, así como la implantación de los cambios que seconsideren procedentes para la planificación y el control eficaces.

4) Debe haber, también, una evaluación y reorganización del sistema decontabilidad para asegurar que éste se amolde a las responsabilidadesorganizacionales (contabilidad por áreas o centros de responsabilidad) a fin de quepueda proporcionar datos particularmente útiles para los propósitos de la planificación yel control.

5) Debe determinarse la política acerca de las dimensiones de tiempo que habránde emplearse para los efectos de la planificación y control de utilidades.

6) Debe desarrollarse un programa de educación presupuestaria para informar a laadministración, en todos los niveles, sobre: a) el propósito del programa; b) la maneraen la que funcionará, incluyendo las políticas y directrices básicas de la altaadministración; c) la responsabilidad de cada nivel de la administración en el programa;y d) las formas en que el programa puede facilitar el desempeño de las funciones decada gerente.

TEMA 2EL PROCESO DE PLANIFICACION Y CONTROL DE UTILIDADES.

2.1. El proceso de planificación y control de actividades esta orientado a la

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