LA COMUNICACION EN LAS ORGANIZACIONES
SISITEN15 de Marzo de 2013
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NTP 685: La comunicación en las organizaciones
La communication dans les organisations Communication in the organisations
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ANÁLISIS
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Criterios técnicos
Derogados:
Vigentes:
Desfasados:
Operativos: Sí
Redactores:
Jaime Llacuna Morera Doctor en Filosofía y Letras Jefe del Área de Información y Documentación Técnica
Laura Pujol Franco Licenciada en Psicología
CENTRO NACIONAL DE CONDICIONES DE TRABAJO
La comunicación se ha entendido frecuentemente en la empresa como una mera "transmisión de información" de los directivos a los trabajadores,. Sin embargo la comunicación debe ser una labor tenida en cuenta en toda una política de empresa.
Introducción
Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de ella.
Toda institución debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos a nivel interno para que se promueva la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.
Definición del concepto de comunicación
La comunicación es un proceso por el que los individuos interaccionan entre sí, mediante símbolos que representan información, ideas, actitudes y emociones con el fin de influirse mutuamente.
Hoy está teóricamente asumido que la comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es "la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: la de ser un sistema" (Katz y Khan,1986), "el cemento que mantiene unidas las unidades de la organización" (Lucas Marin, 1997), pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organización sino que es un recurso, un activo que hay que gestionar.
Sea como sea, el mensaje o los mensajes se transmiten siempre de la misma manera, basándose en los mismos elementos del proceso los cuales son (Ver fig. 1):
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El emisor: Elemento que genera la información y dirige todo su proceso.
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El canal: por donde discurre la información.
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El código usado para la transmisión: palabras o expresiones corporales comprendidas inicialmente de la misma manera por todos los usuarios.
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El receptor: Elemento que recibe la información e intenta comprender su significado.
Figura 1
Comunicación efectiva
Se puede considerar que una comunicación es efectiva cuando existe coherencia entre el lenguaje corporal y el verbal escogiendo el momento, las palabras y la actitud apropiada.
El mensaje que se desea comunicar ha de llegar a la persona o grupos considerados apropiados para recibirlos y seguidamente se produzca el cambio de conducta esperado en el receptor.
La comunicación facilita la especialización, diferenciación y maduración del individuo y este usa su sistema comunicativo para:
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Recibir y transmitir mensajes y obtener información.
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Operar con la información existente a fin de deducir nuevas conclusiones que no habían sido directamente percibidas, y para reconstruir y anticipar hechos futuros.
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Iniciar y modificar procesos fisiológicos dentro de su cuerpo.
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Influir y dirigir a otras personas y acontecimientos externos.
Los principales requisitos de la comunicación efectiva son los siguientes:
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Claridad: La comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida.
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Integridad: La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de objetivos.
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Aprovechamiento de la organización informal: La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información formal.
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Equilibrio: Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.
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Moderación: La comunicación ha de ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.
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Difusión: Preferentemente toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo innecesario.
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Evaluación: Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.
Barreras de la comunicación
La comunicación en ocasiones resulta algo dificultosa que se lleve a cabo , debido a que existen inconvenientes que hacen que esta no llegue a ser totalmente eficaz, la principales barreras son las siguientes:
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Psicológicas:
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Emociones.
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Valores.
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Hábitos de conducta.
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Percepciones.
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Físicas:
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Ruidos.
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Semántica:
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Símbolos (palabras, imágenes, acciones) con distintos significados.
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Otros:
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Interrumpir.
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Cambiar de tema.
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Tangencializaciones.
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No escuchar.
m
Interpretaciones.
m
Responder a una pregunta con otra pregunta.
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Rotulaciones.
Clasificación general
Existen varias clasificaciones de la comunicación, las cuales se citan posteriormente.
La comunicación se clasifica en directa o indirecta, interpersonal o colectiva.
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Es directa cuando se efectúa sin intermediario de un emisor a un receptor, un dialogo, un conferencista en el auditorio, etc.
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Es indirecta cuando se dan contactos inmediatos entre emisor y receptor y se interpone un intermediario; un documento, un escrito, un casete, etc.
En la comunicación humana distinguimos varias modalidades en función de la cantidad de personas que intervienen en el acto comunicacional. Así hablaremos de:
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Comunicación intrapersonal: cuando se trata de una comunicación del hombre con sí mismo.
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Comunicación interpersonal: Cuando nos referimos a una comunicación dentro de un grupo.
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Comunicación intergrupal: cuando se establece entre dos o más grupos.
Existen diferentes razones por las que podemos clasificar los diversos tipos de comunicación, estos son los siguientes:
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Por razón de los canales que sigue la comunicación y su contenido se puede dividir en:
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Formal: Se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Lleva un contenido querido y ordenado por la empresa. (correspondencia, instructivos, manuales, etc.).
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Informal: Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales aunque se puede referir a la organización, este tipo de organización es de gran importancia, ya que por su característica puede llegar a influir más que la comunicación formal. (comentarios, chismes, rumores, opiniones, etc.)
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Por razón del receptor pueden ser:
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Individual: Cuando va dirigida a una persona en concreto.
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Genérica: Cuando va dirigida a un grupo sin precisar nombres de personas.
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Por razón de la obligatoriedad que se espera en la respuesta:
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Imperativa: Exige una respuesta precisa.
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Exhortativa: Espera una acción sin imponerla obligatoriamente.
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Informativa: Simplemente comunica algo, sin señalar nada que se espere, al menos en un plazo inmediato.
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Por razón de su forma de ser:
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Oral
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Escrita
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Gráfica
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Por su sentido:
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Vertical: Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior: "ordenes o instrucciones" o viceversa "quejas, reportes, sugerencias".
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Horizontal: Se da en niveles jerárquicos semejantes: "memoranda, circulares, juntas, etc."
Comunicación organizacional interna
La comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal.
Comunicación organizacional formal
La acción coordinada y el trabajo en equipo contribuirán a lograr los objetivos estratégicos.
Los procesos de comunicación permiten a al organización mantener la coordinación entre sus distintas partes y alcanzar así su característica esencial: la de ser un sistema (Katz y Khan, 1986).
La comunicación es además un instrumento de cambio ya que permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de los
nuevos valores y pautas de gestión que acompañan el desarrollo organizacional.. Los trabajadores a su vez necesitan estar informados para
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