LA EVALUACIÓN COMO MECANISMO INSTITUCIONAL

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LA EVALUACIÓN COMO MECANISMO INSTITUCIONAL

Sistema de Evaluación y Control de gestión

Carlos Meléndez, Dennis Martínez, Feliciano Seijas, José Quintero, Mariet Morillo, Yelitza Gómez. Maestrandos de Gerencia y Planificación Institucional del Vicerrectorado; Planificación y Desarrollo Regional de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora. UNELLEZ (Apure)

Resumen

A través de la evaluación y control de gestión se determina el grado de efectividad de la gestión administrativa y se establecen medidas para garantizar el éxito de una empresa, así como retroalimentar el proceso administrativo; es por ello que constituye una de las funciones que más preocupa a los directivos de organizaciones de todo tipo. Tanto en el ámbito académico como en la realidad administrativa de las organizaciones, la tarea de evaluación  y la función del control de gestión no suelen aparecer claramente definidas. Así es como se atribuye al control de gestión funciones diversas que van desde las típicas de una gerencia administrativa, hasta las propias de un área de control presupuestario, surgiendo, en consecuencia, dudas y confusiones respecto de su naturaleza y de su utilidad y viabilidad. Partiendo de esta situación, se pretende establecer qué es el control de gestión y cuáles son los principales aspectos metodológicos a respetar para garantizar los beneficios de su aplicación. En este artículo partimos de pensar que la evaluación institucional supone un proceso complejo para determinar el valor de algo, que implica una delicada tarea de interpretación de un conjunto de elementos que interactúan configurando una realidad particular y significativa.

Descriptores: Sistema de Evaluación, Control de Gestión,  Evaluación Institucional, planificación, indicadores

Summary

Through the evaluation and management control, the degree of effectiveness of the administrative management is determined and measures are established to guarantee the success of a company, as well as feedback on the administrative process; that is why it constitutes one of the functions that most concerns managers of organizations of all kinds. Both in the academic sphere and in the administrative reality of organizations, the task of evaluation and the function of management control are usually not clearly defined. This is how various management functions are attributed to management control, ranging from those typical of administrative management to those of an area of ​​budgetary control, and consequently, doubts and confusions arise regarding its nature and its usefulness and viability. Starting from this situation, we intend to establish what the management control is and what are the main methodological aspects to respect to guarantee the benefits of its application. In this article we start from thinking that the institutional evaluation involves a complex process to determine the value of something, which involves a delicate task of interpreting a set of elements that interact, configuring a particular and significant reality.

Descriptors: Evaluation System, Management Control, Institutional Evaluation, planning, indicators.

Introducción

Indagar a cerca del significado de la evaluación institucional es una tarea ineludible para definir y diseñar el trabajo que ella supone. En este artículo partimos de pensar que la evaluación institucional supone un proceso complejo para determinar el valor de algo, que implica una delicada tarea de interpretación de un conjunto de elementos que interactúan configurando una realidad particular y significativa.

De hecho, evaluar no es, rigurosamente la etapa posterior o final de un proceso, sino un momento en el camino para apreciar lo caminado, y decidir cómo continuar, Si se sigue profundizando, se puede decir que la evaluación que se formula debe aspirar a la credibilidad y al consenso. Una evaluación, así mismo, no es los "datos", aunque éstos sean indispensables, sino el proceso por el que se aprecia y discierne el valor de las acciones y realizaciones; un proceso profundamente humano que se nutre y se articula en el diálogo, la discusión y la reflexión.

En cuanto al "para qué" de la evaluación institucional, ella debe servir para interpretar, cambiar y mejorar y no para normatizar, prescribir, y mucho menos como una "actividad punitiva". Para ello, se realizará en forma permanente y participativa, creando un sistema que se retroalimente en forma continua

En suma, la evaluación institucional es una herramienta importante de transformación; es un proceso con carácter constructivo, participativo y consensuado; es una práctica permanente y sistemática que permite detectar los nudos problemáticos y los aspectos positivos. Ello implica la reflexión sobre la propia tarea como una actividad contextualizada que considera tanto los aspectos cualitativos como los cuantitativos; con un alcance que abarca los insumos, los procesos, los productos y el impacto que tienen en la sociedad; una tarea fundamental para el gobierno y la gestión administrativa y académica; y, en definitiva, una plataforma para el planeamiento institucional.

Después de lo anterior expuesto, hablaremos del Control de Gestión: En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.

Los condicionantes del control de gestión: El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.

Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.

La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.

El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.

Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal. El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos. Sin embargo podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:

Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.

Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.

Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

El presente artículo se propone aportar alguna información y algunos elementos de juicio que permitan conocer mejor cuáles son las bases de la evaluación institucional y el control de gestión. En particular, se ocupa de buscar respuesta, sin la menor pretensión de que sea exhaustiva, a estas interrogantes: ¿Cómo se entiende el proceso de evaluación institucional como elemento concluyente en el ciclo de gestión de la organización?, ¿Cómo debe ser el análisis del sistema de evaluación y control de gestión como herramientas para evaluar el impacto de las políticas en el entorno y su aproximación al objetivo perseguido?

SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

Sistema de Evaluación.

La evaluación es una categoría antigua, la encontramos en la China milenaria. Sun Tzu fue un general chino que vivió alrededor del siglo V antes de Cristo, en su libro El Arte de la Guerra dedica todo el capítulo primero a la evaluación de la guerra. De la aplicación que hace del concepto se percibe una doble vertiente: medición y valentía, cualitativo y cuantitativo.  En el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, evaluar se define como “señalar el valor de algo o en su segunda acepción, estimar, apreciar o calcular el valor de algo”.

Sin embargo, con frecuencia se hace referencia que la etimología de la palabra evaluación viene del francés antiguo “avaluer” y de valor, es decir, ser vigoroso, tener valor y recibir un premio. La evaluación, por tanto, es un acto de dar un valor o valorizar. Se puede observar que de la etimología de la palabra también se desprende un doble sentido: por un lado: un valor monetario, evocación cuantitativo; y por otro, se valora cualidades vitales, valeroso, esforzado...

Angéline Martel afirma que algunos siglos más tarde, la evaluación se despoja de estos valores materiales y vitales para apoyarse en su opuesto: la competencia y la culpabilidad por el error. En los siglos posteriores la valorización en el origen de la palabra se transforma en una competencia que se basa en la devaluación y la culpabilidad: los menos errores posibles. El juicio negativo que conlleva la evaluación, y a la vez la competencia y la culpabilidad, instauran una dimensión de control individual y social.

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