MANUALES DE ORGANIZACION.

MANUALES DE ORGANIZACION

INTRODUCCION

La historia de los manuales como instrumentos en la administración es relativamente reciente, fue durante la segunda guerra mundial, cuando se desarrolló esta técnica.  Sin embargo, puede decirse que los primeros manuales que se dieron en forma redimentaria, surgieron conjuntamente con la cultura de nuestro planeta, pues se pueden y deben considerar como tales el simple hecho de dejar grabados utensilios, piedras, telas, etc.; y en los cuales se daba orientación a sus contemporáneos sobre los lugares propicios para la obtención de alimentos o bien sobre los sucesos importantes que acaecían en determinado lugar.

Como consecuencia de la escasez y urgencia que se tuvo de personal adiestrado durante la segunda guerra mundial, se hizo necesario preparar manuales detallados que resolvieran los problemas de adiestramiento, especialmente a largas distancias, así como la supervisión de las actividades y aún más, se lograra la uniformidad en la realización de las tareas, que era una de las cosas más importantes en tal acontecimiento.

En Guatemala, puede indicarse que el uso de manuales es bastante reciente en las organizaciones y, puede afirmarse aún más, que posiblemente la mayoría de las empresas existentes, aún no han adoptado esta técnica.

Uno de los aspectos más importantes de la filosofía de la organización es el que se relaciona con la política de salarios.  El nivel de salarios con relación a la producción es el elemento esencial, tanto en la competencia de la organización en el mercado de trabajo, como en las relaciones de la organización con sus propios empleados.  De hecho, el desarrollo de una organización se basa en la calidad y en la dedicación de su personal.  Una buena política de relaciones con los empleados, es uno de los mejores métodos para aumentar la productividad, ya que es natural que un empleado se esfuerce más cuando recibe de la organización los incentivos y la motivación adecuada.

        MANUALES ADMINISTRATIVOS

Concepto de Manuales Administrativos

Proporciona instrucciones del proceso, organización y políticas de una empresa o institución y detalla los lineamientos generales de la interacción que se considera necesarios para la ejecución del trabajo.

Este tipo de manual por lo general contiene información detallada referente a los antecedentes, legislación, funciones, estructuras y atribuciones tanto de la organización global como de sus unidades administrativas y puestos que la conforman.  Asimismo, se contempla lo relativo a niveles jerárquicos, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación y coordinación y los organigramas que describen en forma gráfica la estructura de la empresa.

Según Louis Allen, el Manual Administrativo es un conjunto de referencias de la organización usados frecuentemente por los directores, tienen mucha utilidad como instrumentos administrativos para ayudar a realizar el trabajo con mayor eficacia.  Le permiten al director abarcar la organización de la empresa en su totalidad y ver sus propias responsabilidades.

C.L. Littlefield declara que el Manual Administrativo se usa donde se desea una descripción detallada de las relaciones de organización.  Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organización y se acompañan de las descripciones de los puestos, las funciones de las unidades y atribuciones del conjunto de puesto.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

Fijar por escrito y sistematizar las diversas políticas y procedimientos de trabajo de la empresa.

• Servir de medios de comunicación entre la dirección y los empleados.
• Facilitar la delegación de funciones y la autoridad.
• Coordinar y controlar las actividades.
• Simplificar y ordenar el trabajo.
• Facilitar el adiestramiento de empleados.
• Guiar en la consecución de los objetivos de la organización.

Los Manuales y su relación con el Proceso Administrativo

En cuanto a la planificación:   Permiten conocer los medios personales e instrumentales de que dispone la organización para la realización de las diversas actividades.

En cuanto a la Organización:  Facilitan el conocimiento de la estructura y hacen posible la valoración de los puestos que la integran.  Es un medio de información y un documento inicial de análisis.

En cuanto a la Dirección:  Posibilitan la acción directiva al establecer los canales de comunicación.  En este sentido el manual es un instrumento que los jefes tienen en sus manos para sintetizar su actuación.

En cuanto a la Motivación:    La fomentan al proporcionar a cada funcionario una visión global de la unidad, un conocimiento completo de su papel dentro de aquella, y un medio para perfeccionar su formación profesional en orden de las actividades que tiene que ejecutar.

En cuanto a la Coordinación:   Facilita determinar los campos de la respectiva competencia al concretar los canales de comunicación y su relación.  Es decir, es un medio fundamental de coordinación inicial.

En cuanto al Control:   Permiten encontrar las acciones al delimitarles su accionar y los objetivos que deben alcanzar.

CLASIFICACION Y CODIFICACION DE LOS MANUALES

Estos pueden clasificarse atendiendo a deferenterios:

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Por qué usar los Manuales Administrativos?

Primero porque ayudan a orientar a los empledos, hacen que las instrucciones sean definidas, declaran políticas, fijan reponsabilidades, pueden proporcionar soluciones rápidas en malos entendidos y aún mostrar cómo pueden contribuir los empleados al logro de los objetivos de las empresas.  Finalmente define las relaciones entre empleados y liberan a los miembros de la administración de tener que estar repitiendo información, explicaciones o instrumentos similares.

Requisitos o condiciones que deben cumplir los manuales

Debe ser un texto completo, es decir, que comprenda a la totalidad de la estructura, puestos, dependencias, funciones, atribuciones y responsabilidades.

Debe ser un texto actual, o sea, que describa y enumere todas las cuestiones en una formas que estén determinadas o sucediendo en su momento.

Debe ser un texto comprensible, es decir que sea entendido por todos los que lo utilizarán.  Para esto debe estar redactado en un lenguaje claro, sencillo y concreto.

Debe ser conocido por todo el personal, o al menos conseguir que lo conozcan y pueden estudiarlo y analizarlo.

Debe ser lo más breve y ameno posible, no demasiado ambicioso, ni caro pero bien impreso y con toda su estructura sistematizada.

Guías para la redacción y edición de manuales

1. Deben de hacerse en papel tamaño carta y a renglón cerrado.
2. Debe ponerse el nombre de la empresa en el margen izquierdo superior de la primera hoja del manual.
3. Todas las hojas deben tener tres agujeros en el margen izquierdo para colocarlos en cartapacios de tres agujeros.
4. Se editarán en papel ditto o mimeógrafo para contar con suficientes ejemplares.
5. Para la edición se usará el sistema de hojas sueltas.
6. El estilo de redacción debe ser sencillo, claro y conciso, que no tenga que recurrirse al diccionario para aclarar conceptos.
7. Deben evitarse abreviaturas en los títulos de los temas.
8. Las hojas de los manuales llevarán numeración correlativa del 1 en adelante.
9. Se omitirá el número 1 en la primera hoja y el resto se anotará su numeración correlativa en el margen superior derecho.

Metodología para la elaboración de los manuales

1.  Planificación del Estudio (documento sobre metodología de organización y métodos)

1. Definición de objetivos del estudio
2. Elaboración del Plan de Trabajo
3. Recolección y estudio de documentos sobre la organización:  Organigramas, Leyes, Informes, Normas, Reglamentos.
4. Recolección y estudios de trabajos de organización efectuados
5. Elaboración de la metodología a emplear:  Métodos de trabajo, Sistemas, Lineamientos
6. Arranque del estudio hasta su implantación: Pert, Gantt, Ruta Crítica, Etc.

1. Presentación de Información:

1. A nivel superior
2. A unidades administrativas

1. Recolección de Información:

1. Entrevistas
2. Cuestinarios

4.  Análisis de Información:

4.1. Identificar unidades y Puestos

1. Estudio de funciones, actividades, atribuciones
2. Estudio de volumen o cargas de trabajo
3. Estudio de procedimientos de trabajo, flujo de documentos

1. Elaboración de Anteproyecto de Manual:

1. Aplicación o Elaboración de su Estructura
2. Elaboración de Organigramas
3. Descripción de Objetivos
4. Descripción de Puestos

1. Elaboración del Proyecto Final
2. Aprobación
3. Impresión
4. Circulación y Control de Entregas
5. Revisión

CONTENIDO DEL MANUAL

1. Introducción

1. Antecedentes de la Empresa, unidad administrativa y manual
2. Propósito y contenido del documento
3. Presentación a funcionarios y empleados.

1. Elementos de la Planificación administrativa de la Institución administrativa

1. Marco Jurídico Institucional (bases legales que sustentan el origen de la institución o empresa: acuerdos de constitución, escritura pública, estatutos, reglamentos, etc.
2. Propósitos o Finalidades
3. Objetivos
4. Funciones
5. Organigrama General

1. Elementos de la Planificación administrativa de la unidad administrativa

1. Marco Jurídico
2. Propósito o Finalidades
3. Objetivos
4. Funciones
5. Organigrama Específico

4.  Descripción de Puestos:

4.1. Código del Puesto:

Este es un número clave en algunas empresas se utilizan para efectos de ordenamiento y fácil localización de los mismos.  En algunos casos, se otorga el número que presupuestariamente le corresponde.

4.2.  Título del Puesto:  

Anotar el nombre con que formalmente (vía presupuesto, nómina de pago, contrato de trabajo, etc.) se ha denominado el puesto.

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