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Que es evento:

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas (por ejemplo, el casamiento de una amiga), ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir, si estamos ante el segundo caso o en el caso de, por ejemplo, una ceremonia de entregas de premios, como pueden ser los Oscars de la Academia Americana, por lo menos, seguir el evento por televisión.

Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias. Entre estos episodios se encuentran las ceremonias religiosas, como un bautismo, un funeral o una boda,, así como eventos de otra índole y alto impacto en el grupo familiar, como puede resultar un nacimiento o una graduación escolar o universitaria, entre otros.

También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas, que son ritos sociales en los cuales se festeja un acontecimiento importante, como ser un cumpleaños o un aniversario, a título personal, o un evento de magnitud social como ocurre con las celebraciones patrias en cada naciones o con las fiestas patronales, en especial en ciudades pequeñas o poblados reducidos.

Luego, nos encontramos con los festivales , que son acontecimientos o celebraciones que cuentan con la organización de la comunidad o municipio de un lugar determinado y pueden ser de música, étnicos, de las artes, de cine, de teatro, literario, alternativo, entre otros. Estas características permiten definir a determinadas áreas geográficas y darle impulso asociado a la industria del turismo y a sus actividades terciarias acompañantes, como la gastronomía, los deportes locales y los componentes folclóricos. En este sentido, ocupa un lugar particular el carnaval; si bien el sentido religioso pagano de esta festividad ha desaparecido por completo, su celebración constituye uno de los eventos con mayor convocatoria en las más variadas regiones del mundo.

Vale señalar que otro de los tantos eventos que hay (y que suelen ser los más celebrados y vistos por el género masculino) son los eventos deportivos o competiciones, entre los que se pueden incluir los torneos de fútbol, de hockey, de tenis, de baloncesto, de voleibol y de distintas disciplinas de motor. Sobresalen en particular aquellas celebraciones de carácter continental o incluso planetario, como ocurre con el Mundial de Fútbol de la FIFA, considerado el evento con mayor cantidad de espectadores locales y por medios de comunicación masiva, como la televisión o Internet. Este certamen, que se celebra cada cuatro años, atrae en cada ocasión a miles de millones de individuos interesados en el desempeño de los distintos seleccionados nacionales masculinos de fútbol.

Y finalmente, entre los eventos más salientes, se encuentra las convenciones, que se definen como la reunión de especialistas o fanáticos de un tema determinado que fijan un punto y una fecha de encuentro para intercambiar ideas, análisis, opiniones, materiales sobre el tópico en cuestión. Un ejemplo pueden ser las convenciones de fans de un grupo musical o de una serie cinematográfica o animada. Han resultado pioneros en este sentido los seguidores de la saga Star Trek (conocida en el mundo hispanoparlante como Viaje a las Estrellas); estos fans, autodenominados trekkers, efectúan convenciones locales o internacionales desde hace décadas. En el mismo capítulo pueden incluirse los congresos médicos, en los cuales especialistas en distintos ámbitos de las ciencias de la salud se reúnen para el debate y la presentación de nuevas ideas o tratamientos, con metas de alcance nacional o, en muchas ocasiones, continental e incluso a escala planetaria. Este modelo ha sido tomado por otras profesiones ajenas a la sanidad, que efectúa también eventos de esta magnitud, denominados en ocasiones con anglicismos que se han hecho populares (workshops, meetings) pero que no restan importancia a la calidad de estas convenciones de fuerte repercusión en la práctica de los distintos asistentes.

SERVICIO DE PRODUCCION DE EVENTOS

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. En Argentina se celebra el "Día del Organizador Profesional de Eventos" el 13 de septiembre por iniciativa del Centro de Organizadores de Eventos, creador de la carrera de Organización de Eventos.

Pasos para la planificación de un evento

Diseño y cotización

Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del evento tiene con relación a la realización de la reunión

Producción

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

Montaje

Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.

Ejecución

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas

Desmontaje

Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

Evaluación de resultados

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes mas importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Para ello utilizamos el ROI o Return On Investment (ROI).

Post-evento

Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluacion del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc.,

Preparación de eventos:

Listas de direcciones, perfiles empresariales, bancos de datos específicos según empresa, mailings

Seguimiento (por teléfono, en persona, por escrito)

Coordinación de eventos en diferentes hoteles de Lima

Realización de eventos:

Presentación de empresas y productos

Intérpretes para presentaciones y conversaciones de negocios individuales

Alquiler de salas de conferencias

Alquiler de salas de conferencias

Presentaciones en video, suministro de TV, instalaciones de micrófonos, proyectores y de multimedia y pantallas

Catering Service

Seguimiento de eventos:

Trabajo de prensa, publicación de anuncios publicitarios

Publicación de notas de prensa en medios de la Cámara y/o externos

Seguimiento de contactos con potenciales clientes

Organizar eventos no es fácil pero ofrece grandes satisfacciones

Nuestras Ideas para Organizacion de Eventos pueden brindarle algunas pautas para mejorar los resultadosde su taller, seminario o conferencia.

Sabemos que organizar un evento para usted mismo, para su empresa o para terceros es unproceso agotador saturado de todo tipo de detalles. Por este motivo, le ofrecemos algunos consejos básicos que esperamos le ayuden a facilitar la tarea y producir resultados más exitosos.

Por favor note que aunque este artículo se dirige principalmente a organizadores de eventos de negocios y comerciales, con un poco de creatividad la mayoría de los consejos también aplican a laorganización de eventos sociales, como bodas, reuniones de excompañeros, celebraciones familiares o de oficina, etc..

Empiece la organizacion de eventos con anticipación

Si usted está organizando un evento para un departamento en una empresa, la anticipación no debería ser un problema, sobre todo si su jefe "contribuye" obligando a todos a asistir.

Sin embargo, cuando el foco del evento que está organizando es una audiencia menos conocida, entonces usted enfrenta desafíos nuevos y diferentes. Además de los detalles de planificación normal que implica un evento interno, usted probablemente tendrá que tratar con algún tipo de mercadeo o publicidad.

Procure empezar a planear aproximadamente con 4 a 6 meses de anticipacióndependiendo de si su evento durará varios días o si se espera que los invitados realicen una inversión económica. Considere que los eventos pagados o las sesiones más prolongadas requerirán mayor planificación de parte de los asistentes también.

Aunque, si su evento se lleva a cabo en otro país, ya sea o no que usted esté familiarizado con el país elegido, y sobre todo, si planea vender la asistencia a su conferencia... entonces debe ser muy paciente y realista y debería empezar a trabajar con al menos 6 meses, y preferiblemente todo un año de anticipación.

¿Qué apariencia debe tener mi evento?

La organizacion de eventos exitosa, aquella en que los asistentes quedan impresionadosy disfrutan no solo del contenido sino también de la organización, deben ser planeados más como un espectáculo que como una conferencia.

Adelante, atrévase a ser original! En realidad no importa si

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