Manuales De Organizacion

GUIA TECNICA PARA ELABORAR MANUALES DE ORGANIZACIÓN HOSPITALARIA

Introducción y objetivo de la guía

En conformidad con las atribuciones que confiere y con fundamento en lo dispuesto por los artículos 19 y 39 de la Ley Orgánica de la Administración Publica Federal y 6°. Fracciones XIV y XV del Reglamento Interior de la Secretaria de Salud Federal.

“guía para elaborar manuales de organización hospitalaria”

Con esta herramienta administrativa actualizada, se pretende facilitar la elaboración y actualización de los manuales de organización de las unidades hospitalarias administrativas de los servicios de salud.

La presente señala la metodología y los lineamientos técnico-administrativos a los cuales deberá sujetarse las unidades administrativas que conforman el organismo.

Esta guía técnica, contribuye al logro de las estrategias y líneas de acción del Programa Estatal de Salud, al dirigir o encaminar las organizaciones a resarcir las nuevas y cada vez cambiantes necesidades y expectativas de la población, mediante documentos organizativos, con estructuras agiles y sencillas, congruentes entre las funciones establecidas y las que se realizan.

No se debe dejar a un lado el aspecto de la mejora continua en los servicios de salud, por lo que se encaminaran los esfuerzos por documentar y estructurar nuestras organizaciones con un enfoque de calidad, humanismo y equidad.

Objetivo de la guía

Proporcionar a las unidades hospitalarias-administrativas los elementos técnico-administrativos para la elaboración de los manuales de organización, así como unificar los criterios que permitan sistematizar la información contenida en los mismos.

EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Concepto

El manual de organización es un documento oficial que se utiliza como instrumento técnico-administrativo cuyo propósito es el de describir la estructura general de la organización de forma sistémica, así como describir la funciones y responsabilidades asignadas a cada unidad administrativa y orgánica.

OBJETIVOS Y POLITICAS DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Objetivos

1. Presentar una visión de conjunto de la organización

2. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica y administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

4. Permitir el ahorro de tiempo, recursos y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.

5. Facilitar el reclutamiento y selección del personal.

6. Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades.

7. Propiciar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos.

8. Identificar los procedimientos vitales, es decir, los procedimientos que agregan valor a la organización para documentarlos e institucionalizarlos.

Políticas

1. El titular de cada unidad administrativa y/o orgánica deberá verificar y aprobar las funciones que se han determinado mediante firma en el manual de organización.

2. Los manuales de estructuración organizativa que se elaboren con la finalidad de ver como se estructura un departamento, servicio o coordinación, no requieren de dictamen técnico, dichos documentos deben autorizarse por el director de la unidad y no contradecir lo establecido en los manuales de organización.

Nota: son utilizados para procesos de certificación hospitalaria.

TIPOS DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN.

Conforme a la Reglamento de la Ley de Creación del Organismo Publico Descentralizado de los Servicios de Salud en materia federal, existen dos tipos de manuales de organización:

El manual general y los manuales específicos.

• El Manual de Organización General es aquel documento que integra las principales áreas del organismo, generalmente son esquemáticos y solo comprenden niveles estratégicos.

•

• Los Manuales de Organización Específicos son aquellos que ofrecen mayor detalle sobre la organización y funciones de una unidad orgánica, comprendidos hasta el cuarto nivel jerárquico.

1.- APARTADOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Los manuales de organización deben de tener los siguientes elementos, los cuales integran el contenido del mismo.

• Identificación

• Índice

• Introducción

• Políticas de uso y actualización del Manual.

• Misión

• Normatividad

a) Fundamento legal (leyes)

b) Atribuciones

• Estructura orgánica

• Organigrama

• Descripción de funciones

• Colaboradores

• Autorización.

1.1 PORTADA.

La portada es la presentación o primera plana de un libro o documento o manual.

1.2 INDICE

Es la parte de documento que señala los capítulos que contribuyen la estructura del documento.

1.3 INTRODUCCION

Es el discurso preliminar que encabeza un libro o documento, el cual contiene el sustento legal de los manuales de organización, la utilidad del instrumento administrativo y apartados que lo integran.

1.4 POLITICAS DE USO Y ACTUALIZACION DEL MANUAL.

Son lineamientos que se establecen para lograr el correcto uso del manual, las responsabilidades de los encargados de las unidades administrativas para su difusión y capacitación, el proceso para su actualización y revisión, y la forma de llevar el control documental.

1.5 ANTECEDENTES HISTORICOS.

Se da a conocer lo acontecimientos históricos de mayor relevancia del organismo.

1.6 MISION.

Es la razón de ser o el fin último de la organización.

En este apartado se describirá la misión de la Secretaria de Salud y de los Servicios de Salud así como la contribución a la misión de la unidad administrativa en cuestión.

1.7 NORMATIVIDAD

A Fundamento Legal.

Son todos los ordenamientos jurídicos vigentes de los cuales se derivan las atribuciones y facultades del organismo, es recomendable, que la relación de las disposiciones jurídicas siga el orden que se indica a continuación:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Constitución Política del Estado.

• Leyes

• Convenios

• Decretos

• Reglamentos

• Acuerdos

• Normas oficiales

1.8 ESTRUCTURA ORGANICA.

Es la relación o listado de las principales unidades administrativas que conforman el organismo, de tal manera que permiten visualizar los niveles jerárquicos en forma ordenada y codificada.

Dentro de la estructura orgánica se define:

1. El carácter de órganos Staff o de línea de las unidades que constituyen la estructura.

2. Las líneas de autoridad y responsabilidad.

3. Los 3 primeros niveles con jerarquía.

Políticas para la elaboración de estructuras organizacionales.

El programa Estatal de Salud menciona la necesidad de enfocar las estructuras organizacionales hacia las preferencias de los usuarios, y que estas sean agiles, flexibles y que respondan a las expectativas de la población.

Únicamente se representa las áreas con nivel jerárquico o los principales procesos de trabajo de la unidad administrativa. Todas las demás áreas dependientes de estas se consideran SIN NIVEL JERAQUICO en el entendido de que son áreas o funciones operativas, por los que no deben tener estructura orgánica, ni se justifica técnicamente como un nivel jerárquico.

Las estructuras organizacionales deberán:

• Tener un máximo de tres niveles jerárquicos

• Apegarse a los principales procesos de trabajo y responder a sus atribuciones, competencias o funciones según sea el caso

• La nomenclatura debe responder a los procesos de trabajo así como a las necesidades y expectativas de la población.

Sistema de codificación.

Para una mayor identificación de las unidades administrativas y orgánicas, se deberá de codificar de una manera sencilla y para ello, debe apoyarse en su organigrama.

1.9 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL.

Un organigrama, es una guía o plano que representa gráficamente la estructura orgánica interna y formal de una unidad administrativa de manera objetiva y global, estas graficas reflejan en forma esquemática los niveles de las unidades administrativas y orgánicas, así como las líneas de autoridad y de asesoría. Los organigramas constituyen el principal marco administrativo de referencia para la adopción racional de decisiones, lo cual permite definir a partir de procedimientos o líneas de acción, la interrelación y coordinación de las actividades.

El organigrama tiene como objetivo o finalidad mostrar:

• Los principales estratos o niveles jerárquicos o gerenciales

• Las principales áreas orgánicas (unidades de línea y de asesoramiento)

• Las líneas de autoridad lineal o funcional, y la comunicación que deba existir entre dichas áreas.

• Relación de autoridad con los colaboradores (subordinados)

• Vías de supervisión

• Centralización o desconcentración

1.10 DESCRIPCION DE FUNCIONES.

En este apartado se describe cada una de las unidades orgánicas de la estructura.

Objetivo:

Un

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