Resumen Del Capitulo 16 Al 20 Administración 2

Comités, equipos y toma grupal de decisiones

Se le llama comité al conjunto de personas a las que como grupo, se les comisiona un asunto. Muchas personas afirman que la formación de todo grupo pasa por cuatro equipos, los cuáles son:

1. Formación: Cuando los miembros del grupo se conocen

2. Tormenta: Cuando los miembros del grupo, determinan el objetivo de la reunión y surge conflicto

3. Normatividad: Cuando el grupo acuerda normas y algunas reglas de comportamiento

4. Desempeño: Cuando el grupo se dedica a la tarea

Para ser efectivos en un grupo, las personas no sólo debemos escuchar lo que se dice, sino también observar el comportamiento no verbal. Celebrar reunión ante una mesa redonda disipa la jerarquía de los participantes. Cada comité puede desempeñar una distinta función dentro de la empresa, dependiendo de su autoridad. Algunos tienen autoridad para hacer recomendaciones a un gerente, que puede aceptarlas o no, en tanto que otros se forman para recibir información, sin hacer recomendaciones o tomar decisiones. Si su autoridad incluye toma de decisiones que afectan a los subordinados de los que es responsable, es un comité ejecutivo plural, es decir, un comité de línea que también desempeña funciones gerenciales, como el consejo directivo. Si la relación de autoridad con un superior es de asesoría, entonces es un comité de staff.

Los comités también pueden ser formales o informales. Si se establecen como parte de la estructura de la organización, con deberes y autoridad específicamente delegados, son formales. Los comités informales se organizan sin que se les delegue autoridad específica. Además también existen los comités tipo ejecutivo plural que es el comité de línea que también desempeña funciones gerenciales, como el consejo directivo.

Los motivos por los cuáles comúnmente se utilizan comités y grupos son los siguientes:

1. Deliberación y juicio de grupo

2. Temor a que recaiga demasiada autoridad en una sola persona

3. Representación de grupos interesados

4. Coordinación de departamentos, planes y políticas

5. Transmitir y compartir información

6. Consolidación de la autoridad

7. Motivación a partir de la participación

Aún cuando hay buenos motivos para utilizar comités, también tienen sus desventajas. Por ejemplo:

1. Son costosos

2. Compromisos, más que una decisión óptima, así como indecisión

3. Pueden dividir la responsabilidad

4. Unas cuantas personas imponen su voluntad sobre la mayoría

5. Como reemplazo de un administrador

6. Para un estudio de investigación

7. Para decisiones poco importantes

Al intentar superar algunas de las desventajas de los comités, los gerentes pueden encontrar útiles las siguientes guías:

1. Autoridad

a. Definir responsabilidades

2. Tamaño

a. Que exista deliberación y experiencia

3. Membresía

a. Que representen los intereses, que posean la autoridad, comunicación y capaces de tomar decisiones integradas

4. Asunto

a. Que pueda manejarse en un análisis de grupo

5. Presidente

a. Que planee y conduzca con eficacia

6. Minutas

a. Evita malos entendidos y da seguimiento

7. Efectividad de costos

a. Los costos deben ser compensados por beneficios

A un grupo también se le puede definir como dos o más personas que actúan de modo independiente en una manera unificada, hacia la consecución de metas comunes. Dentro de sus principales características se encuentran:

1. Compartir una o más metas comunes

2. Requieren interacción y comunicación entre los miembros

3. Los miembros asumen funciones

4. Pueden ser parte de un grupo mayor

5. Los grupos desarrollan normas

6. Si las personas se separan de la norma, se ejerce presión para apegarse a ella

Un tipo especial de grupo es el grupo de enfoque el cual ha sido utilizado en investigaciones de mercado, este consiste en pedirle a clientes reales o potenciales que comenten sobre un producto o servicio. Se graban los comentarios y se analizan las respuestas.

Entre las funciones y ventajas que ofrece la formación de grupos se puede mencionar:

1. Modificación de comportamientos, actitudes y valores y para disciplinar a los miembros.

2. Útiles en la toma de decisiones y negociación. Los miembros pueden aportar diferentes perspectivas.

3. Influyen en los patrones de: Comunicación, motivación y liderazgo.

Se define como equipo a un pequeño número de personas con habilidades complementarias y comprometidas con un propósito en común, serie de metas de desempeño y enfoque de los que son mutuamente responsables. Se le llama equipos autoadministrados a aquellos que están integrados por miembros que tienen una variedad de habilidades necesarias para realizar una tarea relativamente completa. Además cuando el equipo tiene mucho poder, se le puede denominar equipo de alto desempeño o hasta un superequipo.

Se le llama administración virtual a administrar un equipo cuyos miembros no están en la misma ubicación, no se reportan a la persona que lo administra y ni siquiera pueden trabajar para la misma organización. Un equipo virtual es un equipo cuyos miembros no están en el mismo lugar y a veces no tienen el mismo superior.

Comunicación

Se le llama comunicación al proceso de transferencia de información de un emisor a un receptor, siendo la información comprendida por el receptor. La comunicación es necesaria para:

1. Establecer y diseminar las metas de una empresa

2. Desarrollar planes para su logro

3. Organizar los recursos humanos y otros de la manera más eficiente y efectiva

4. Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización

5. Liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran contribuir

6. Controlar el desempeño

Dentro del proceso de comunicación se le llama emisor del mensaje a la persona que tiene un pensamiento o una idea, que luego se codifica de manera que pueda ser comprendido por el emisor y el receptor. También se requiere de un canal de comunicación que es el medio por el cual se enlaza al emisor con el receptor. Además se necesita al receptor del mensaje que es la persona dispuesta a recibir el mensaje para poderlo decodificar en pensamientos. El paso siguiente del proceso es la decodificación en la que el receptor convierte el mensaje en pensamientos. Comprender está en la mente del emisor y receptor. Se le llama ruido a cualquier cosa, trátese del emisor, la transmisión o el receptor, que entorpece la comunicación. Se define como realimentación en la comunicación al hecho de verificar la efectividad de la comunicación, es la confirmación de que el mensaje se recibió y se entendió.

La comunicación en la mayoría de ocasiones se ve afectada por factores situacionales y organizacionales como: Educacionales, sociológicos, políticos, legales y económicos, distancia geográfica, tiempo, estructura de la organización, procesos gerenciales y no gerenciales, tecnología, etc.

La comunicación se puede dar me manera descendente que es cuando fluye de personas en los más altos niveles a los inferiores en la jerarquía organizacional, también se puede dar la comunicación ascendente que es cuando viaja de los subordinados a los superiores y sube por la jerarquía organizacional. Aunque también existe la comunicación cruzada que es la que combina el flujo horizontal de la información entre personas al mismo nivel organizacional o a uno similar y el flujo diagonal entre personas de diferentes niveles que no tienen relaciones de reporte directas entre ellas.

Se le llama ombudsman a la persona que investiga las preocupaciones de los empleados, proporciona un valioso enlace de comunicación ascendente.

Los tipos de comunicación que existen son: la comunicación escrita, oral y no verbal.

Dentro de la comunicación existen las barreras e interrupciones que difieren en el éxito de la misma. Por ejemplo:

1. Falta de planeación.

2. Suposiciones no aclaradas.

3. Distorsión semántica.

4. Mensajes mal expresados.

5. Barreras en el ambiente internacional.

6. Pérdida por transmisión y mala retención

7. Escucha deficiente y evaluación prematura.

8. Comunicación impersonal.

9. Desconfianza, amenaza y temor.

10. Periodo insuficiente de ajuste al cambio.

11. Sobrecarga de información.

La comunicación efectiva es la responsabilidad de todas las personas de la organización, gerentes y no gerentes, de trabajar hacia una meta común. Algunos consejos para mantener la comunicación efectiva, se describen a continuación:

1. Aclarar el propósito del mensaje.

2. Utilizar codificación legible.

3. Consultar los puntos de vista de otros

4. Utilice tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad.

5. Obtenga retroalimentación.

6. Considere las emociones y motivaciones de los receptores.

7. Escuche.

Ésta es la clave para comprender

Sugerencias para mejorar la comunicación escrita

1. Utilizar palabras y frases sencillas.

2. Utilizar palabras cortas y familiares.

3. Utilizar pronombres personales, cuando sea apropiado.

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