PROCEDIMIENTO SELECCIÓN PERSONAL

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto establecer los lineamientos de la selección de personal y cubrir las posiciones vacantes a través del reclutamiento, evaluación y selección de candidatos que posean los conocimientos, competencias y motivación necesaria para desempeñar exitosamente las responsabilidades de la posición, que aseguren la calidad de los procesos, se adapten a la cultura organizacional de la empresa y contribuyan alcanzar los objetivos.

1. ALCANCE

El presente procedimiento aplica a la selección interna y externa de personas en toda la empresa y en todos los niveles de la organización.

1. RESPONSABILIDADES

1. 3.1.  A la Gerencia Zona Norte como responsable de la contratación y el cumplimiento de los objetivos de la selección.

1. 3.1.1. Al Gestor de Recursos Humanos como responsable del proceso de selección  de personal.

1. 3.2. A la Gerencia Zona Norte y a la Jefatura de Operaciones como responsables del planeamiento y requerimiento de personal; como responsables de los objetivos y competencias de los cargos vacantes a cubrir y por su responsabilidad de la toma de decisión de contratación.

1. 3.3. Este procedimiento es aplicable para la selección interna y externa de personal en todos los niveles de la organización, aunque podrán hacerse variaciones en el mismo cuando se trate de posiciones superiores.

1. DEFINICIONES  

1. 4.1. Procedimiento para la selección de personal

Es el documento que define los criterios, condiciones generales y ordena en forma secuencial cada paso a seguir en un proceso de selección de personal.

1. 4.2. Proceso de selección de personal

Conjunto de actividades que se ejecutan para realizar una selección de personal, en estricta aplicación del procedimiento correspondiente.

2. 4.3. Requerimiento de Personal    

Es el documento base que inicia el proceso de selección. En este documento se consignan las características necesarias que debe tenerse en cuenta para cubrir una vacante.

1. 4.4. Puesto

Denominación de la unidad operativa que tiene una función específica  y que se ejecuta a través de un conjunto de tareas. En su definición se describe la función principal que ejecuta.

1. 4.5. Reclutamiento

Es una actividad de divulgación, cuyo objetivo es atraer de manera selectiva a los candidatos que cubren los requisitos mínimos y/o óptimos para la posición requerida.

1. 4.6. Fuentes de reclutamiento

Son los lugares proveedores de candidatos para cubrir una vacante. Son internos cuando se busca candidatos dentro de la organización y externos cuando se recurre a entidades educativas, bolsas de trabajo, paginas laborales y / o se convoca por medios de comunicación masivos, bases de datos internas, externas o a través de redes de contacto.

1. 4.7. Selección

Proceso de elección de una persona en particular en función de criterios preestablecidos, los cuales se clarifican a través de una adecuada definición de las expectativas (Descripción de Puesto) y las reales posibilidades de satisfacerlas. La selección es una actividad de clasificación donde se escogen aquellos que presentan mayor posibilidad de adaptarse al cargo ofrecido para satisfacer las necesidades de la organización.

1. 4.8. Descripción de Puesto

Hace referencia al formato de descripción de un puesto, el cual incluye la siguiente información: identidad, propósito, tamaño (financiero y no financiero), red operacional, áreas de responsabilidad, criterios de medición, naturaleza de la responsabilidad y requisitos mínimos (formación, experiencia y conocimientos específicos).

1. 4.9. Auto Postulación

Proceso a través del cual cualquier colaborador podrá postularse para participar en un proceso de selección como resultado de la publicación de un anuncio realizado por el Gestor de Recursos Humanos, en el cual se establece la descripción de requisitos del puesto a proveer y la fecha límite para postularse.

1. 4.10. Oferta de Trabajo

Documento a través del cual se hace oferta oficial de un puesto a un candidato interno o externo; esta incluye las condiciones económicas de la posición y los beneficios legales y extralegales que le aplican de acuerdo con la política de salarios y beneficios de la organización.

1. 4.13. Evaluación Curricular

Clasificación de hojas de vida de acuerdo a la Descripción de Puesto.

1. 4.14. Head Hunter

Caza talentos es la persona o entidad encargada de encontrar al mejor candidato para su cliente. Buscan a un profesional excelentemente evaluado que sería clave para desarrollar un cargo de alta responsabilidad.

1. 4.15. Entrevista formal

Actividad de la selección de personal en la que se conversa personalmente con el postulante. Tiene como objetivos: completar y ratificar con el postulante la información

de su hoja de vida, para formarse un criterio a priori de su personalidad y valorar el nivel de competencias y el nivel remunerativo que aspira el candidato. Responsable el Gestor de Recursos Humanos.

1. 4.16. Entrevista técnica

Actividad de la selección de personal en la que se conversa con el postulante de aspectos vinculados al cargo vacante y a sus funciones. Tiene como objetivos:

2. 1. Evaluar el grado de conocimientos del candidato con respecto a la función, las tareas, las  actividades  y operaciones del puesto. 
3. 2. Evaluar el grado de empatía entre el candidato y el jefe inmediato.
5. Conductor de la entrevista es el jefe de Operaciones y/o supervisor solicitante.

1. 4.18. Inducción de personal

Etapa final de la selección en la que se comprueba el estado inicial de las  competencias laborales del nuevo trabajador. Se inicia el proceso de socialización con la organización  y el personal del área de trabajo Responsable Gestor de Recursos Humanos y /o Supervisor de área.

1. CONDICIONES GENERALES

1. 5.1.  Los procesos de selección, deben ser coordinados por la gerencia zona norte; ningún área podrá seleccionar a un candidato externo o interno sin que se haya iniciado el proceso establecido en el presente documento.

1. 5.2. Para dar inicio a un proceso de selección de una posición vacante, debe existir una “requisición de personal” debidamente aprobado; igualmente debe existir el “formato de descripción de la  posición” diligenciado y aprobado.

2. 5.3. Para cubrir las posiciones vacantes, la organización determinará si se cubrirá la misma con candidatos internos o externos; en el caso de candidatos internos, estos podrán ser definidos como resultado de:

   -  Reclutamiento interno

1.   5.4. Ningún colaborador de la organización, podrá efectuar compromiso escrito u oral con un postulante mientras el proceso de selección no se haya cerrado y la contratación sea aprobada.

1. 5.5. Las ofertas de trabajo deben ser elaboradas por el Gestor de Recursos Humanos aprobadas y firmadas de acuerdo a los niveles de aprobación de la organización.

1. 5.6. Todo ingreso debe contar con ficha de entrevista y evaluación psicológica.

1. 5.7. La verificación de información constituye una de las etapas indispensables para la toma de decisiones de contratación.

1. 5.8. Los informes de evaluaciones (entrevistas, pruebas técnicas, psicológicas, assessment center etc.) son de propiedad de la organización y tienen carácter confidencial; estos deben ser archivados por el Gestor de Recursos Humanos  y sólo podrán ser consultados por el Jefe de Operaciones, Gerente Zona Norte.

1. 5.9. En ningún caso podrá considerarse en un proceso de selección, candidatos menores de edad, de acuerdo con lo establecido en el marco legal vigente, en la Declaración Internacional de los Derechos del Niño y los convenios de la Organización Internacional del Trabajo.

1. 5.10. En caso que los candidatos de un proceso de selección externa tengan relación de familiaridad hasta tercer grado de consanguinidad o segundo grado de afinidad, la organización se reservará el derecho de excluirlos del proceso.

1.   5.14. Es responsabilidad del Jefe de Operaciones y/o Gerente Zona Norte  evaluar la necesidad de iniciar un proceso de selección.

1. 5.15. El planeamiento del proceso de selección debe hacerse entre el Gestor de Recursos Humanos  y el Jefe de Operaciones.

5.16. Para el caso de las auto postulaciones, el colaborador deberá tener por lo menos un año de servicios en la posición actual. 

1. DESCRIPCION DEL PROCESO

1. Luego de haber evaluado la necesidad real, el supervisor debe diligenciar el formato de “REQUISICION DE PERSONAL”, obtener la aprobación del Jefe de operaciones y de la Gerencia Zona Norte y enviarlo remitir al Gestor de Recursos Humanos. (Ver Anexo 1. – Formato Requisición de Personal).

1. El Gestor de Recursos Humanos debe asegurarse que el formato de descripción del puesto este actualizado. Si la posición es nueva, deberá diligenciar el formato de Descripción del Puesto. (Ver Anexo 2A. – Formato de descripción de la posición Anexo 2B.-Formato Perfil de Competencias Laborales). 

1. El Gestor de Recursos Humanos y el jefe de operaciones deberán reunirse para buscar afinar la información de la descripción del Puesto (formación, experiencia y conocimientos específicos) y la definición de las personas que participan en el proceso (entrevistadores). Si el proceso es tercerizado, esta actividad se realiza entre el Head Hunter, Gestor de Recursos Humanos y el Jefe de Operaciones

1. Si se ha decido usar el método de auto postulación, se debe publicar la misma a través de los medios de comunicación internos (carteleras o e-mail) de acuerdo con formato establecido. (Ver Anexo 3 – Formato Publicación de Vacantes).

1. El Gestor de Recursos Humanos recibe las auto postulaciones hasta la fecha establecida en la publicación de la vacante. Se debe usar el formato de aplicación. (Ver Anexo No. 4 – Formato de Aplicación a Vacante)

1. El Gestor de Recursos Humanos y el Jefe de Operaciones, definen los candidatos que siguen en el proceso a partir del análisis de las hojas de vida: formación, experiencia y conocimientos específicos. Si el proceso es tercerizado, esta actividad se realiza entre el Head Hunter, Gestor de Recursos Humanos, Gerente Zona Norte y/o el Jefe de Operaciones.

1. El Gestor de Recursos Humanos realiza una entrevista dirigida o estructurada, a los candidatos seleccionados curricularmente, cuyo objetivo es evaluar competencias.

1. El Gestor de Recursos Humanos, elabora la oferta de la posición, la cual debe incluir las condiciones económicas de la misma. Esta debe estar alineada con la política de salarios de la Organización y aprobada por la Gerencia zona Norte.

1. Una vez se haya definido la persona a ocupar la posición, y ésta haya aceptado la oferta, el Gestor de Recursos Humanos debe comunicar a los candidatos no elegidos que el proceso ha finalizado. Si el proceso es tercerizado, esta actividad está a cargo del Head Hunter.

1. Antes del ingreso, el nuevo trabajador debe tener una reunión de conocimiento general de la empresa.

1. ANEXOS

1. Formato Requisición de Personal
2. Formato Descripción de la Posición
3. Formato Publicación de Vacantes
4. Formato Registro de Entrevista

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

FECHA: 

OBJETIVO DE LA POSICION

RESPONSABILIDADES

REQUISITOS DEL PUESTO:

• Formación Académica:

• Experiencia:

• Conocimientos Específicos:

Si desea obtener mayor información favor contactar al Gestor de Recursos Humanos al siguiente número telefónico: 943750748

Si está interesado, solicitar que se le entregue en físico o se le envié por correo electrónico el Formato de Aplicación de Vacante, para luego lo devuelva debidamente diligenciado y con la información requerida al Gestor de Recursos Humanos, en físico antes de la fecha de cierre: ___________________