Trabajo Final De Control De Gestion, El Caso Del Departamento De Cumplimiento

Facultad de Ciencias Empresariales

Maestría en Administración de Negocios

Curso: Control de Gestión

Profesor: César Enríquez Caruzo

Trabajo Final

Grupo

Fernando Gamboa Muñoz

Mario Vásquez Castillo

Randall Monge Ramírez

Septiembre 2014

Introducción

Durante el año 2013 y 2014, el departamento de Cumplimiento de una importante entidad bancaria multinacional que opera en Costa Rica y mantiene activos totales por más de ¢1.100 millones, una Utilidad Neta Anual que ronda los ¢7.600 millones y emplea a más de 1300 empleados, ha venido experimentando una serie de situaciones internas que comprometen el desempeño de su mandato dentro de la organización. Los requerimientos que implica la aplicación de la Ley 8204, así como el desarrollo de las actividades requeridas según los estándares internacionales definidos por la casa matriz, sumado a los constantes cambios regulatorios emitidos por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) en estos últimos dos años, han creado que el departamento de Cumplimiento ya no pueda manejar sus altas cargas de trabajo, teniendo fuetes consecuencias en el ambiente de trabajo y obviamente en su personal. La SUGEF ya ha realizado algunas advertencias sobre incumplimientos, así mismo la Auditoría Interna ha revelado en sus informes que hay muchas cosas que corregir en los procesos de control, así mismo, ha evidenciado el problema de las cargas de trabajo. La Gerencia General ya ha manifestado su preocupación y si bien ha emprendido algunas acciones, la situación aún continúa.

Antecedentes

La entidad donde se realiza este proyecto investigativo se desenvuelve en el medio financiero bancario. Cuenta con un respaldo a nivel internacional de más 175 años, lo que la convierte en una entidad de gran trayectoria cuya cultura organizacional mantiene un enfoque especial en el control de su gestión y su reputación.

Como toda empresa multinacional, define sus propias políticas y procedimientos estandarizados con el objetivo de regularizar sus operaciones en todos los países donde opera, no obstante, cuando se trata de normativas que tienen implicaciones locales e internacionales, es claro que estos estándares muchas veces se vuelven difíciles de cumplir. Si bien las regulaciones en los países tienen siempre un componente global, las leyes y regulaciones locales dictadas por la SUGEF en Costa Rica, distan mucho de los estándares de casa matriz, y siendo que hay que cumplir tanto con los requerimientos del regulador local como con los requerimientos del regulador de casa matriz, muchas veces los procesos se duplican y obviamente esto complica la operación de departamentos el de Cumplimiento.

En este sentido, el tema regulatorio siempre difiere de país en país. Para el caso en cuestión, se identifica que durante este año el regulador local ha venido realizando cambios importantes en la regulación relacionada al control de lavado de activos. Estos cambios abarcan aspectos relacionados tanto al control que tienen que hacer las entidades bancarias sobre las transacciones, así como todo lo relacionado al cumplimiento de informes que se deben remitir al regulador. Como consecuencia directa de estos cambios regulatorios, la entidad a través de su departamento de Cumplimiento ha tenido que implementar nuevos procesos de control, cambios en los sistemas informáticos, cambios en los procedimientos, así como cambios en los procesos de elaboración, verificación y remisión de los diferentes reportes regulatorios al ente regulador, conforme la ley.

Aún y cuando se observa que se ha realizado esfuerzos importantes para atender todos los nuevos requerimientos, se ha venido presentando situaciones de incumplimiento provocadas por las altas cargas de trabajo y estos incumplimientos de alguna manera ya han trascendido tanto a nivel interno en la organización como a nivel externo, ya que la misma SUGEF ha hecho observaciones y solicitado aclaraciones sobre temas puntuales.

Cuando se realiza el análisis de las funciones y del grupo existente, es donde se genera nuestro problema, ya tenemos un grupo saturado que no estaría dando abasto con las nuevas funciones y necesitaran horas extras para poder cumplir con sus labores habituales más lo adicionado por estos nuevos requerimientos. Actualmente no existe la posibilidad de realizar contrataciones debido a que la entidad ha definido en su Plan Estratégico la decisión de no aumentar su nómina en los siguientes 3 años con el objetivo de contener su gasto, lo anterior, como respuesta a la difícil situación económica que se vive actualmente, tanto a nivel local como mundial. Es por esta razón que es necesario tener una alternativa que no genera muchos costos a la entidad, ni genere una situación de estrés sobre los empleados actuales.

Descripción del problema

La sobre carga de funciones por temas regulatorios, y la no posibilidad de contratación de personal nuevo.

El departamento de una entidad financiera, encargado de manejar la relación con los entes reguladores, velar porque se implementen las normativas aplicables y asegurar que se cumpla con los requerimientos de información aplicables a la Ley 8204, se ha visto impactado por el crecimiento en el volumen de sus funciones, debido a las nuevas normativas y cambios regulatorios implementados por el CONASSIF en el último año. Por otra parte, el Plan Estratégico de la entidad financiera incluye una política de no contratación de nuevas puestos de trabajo por un plazo de cuatro años (2012-2016), con el objetivo de contener el gasto de salarios y de esta manera contribuir a la estabilización de costos de la entidad.

Bajo este escenario, se ha generado una recarga de trabajo en los funcionarios actuales del departamento, que a la fecha ha generado mayores gastos provocados por el pago de horas extraordinarias, retrasos e incumplimientos ante los entes reguladores, cansancio en el personal y hasta algunos retrasos en presentación de reportes gerenciales necesarios para la toma de decisiones.

Objetivo (Problema) planteado

Analizar las alternativas y proponer un plan de acción que permita estabilizar las cargas de trabajo en el equipo, de forma tal que permitan cumplir en tiempo y calidad con los

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