El Manual de Organización

jkkjblkjblkblkjbjkbllllllllllllnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnMANUALES DE ORGANIZACIÓN

El Manual de Organización debe contener los siguientes elementos:

1. Descripción de la Empresa

2. Breve Historia de la Empresa

3. Misión y Visión

4. Objetivos

5. Políticas

6. Organigrama General

7. Análisis de Puestos

8. Manual de Procedimientos

A continuación se detallan los puntos anteriores.

1. Descripción de la Empresa

Nombre de la empresa, tamaño, giro, domicilio y logo (si se tiene).

2. Breve Historia de la Empresa

Descripción del origen de la empresa, cómo inició (instalaciones, equipo, empleados, etc.), principales logros (crecimiento, diversificación, integración, etc.).

3. Misión y Visión

La Misión de la empresa es determinar lo que la empresa persigue lograr y que justifica su existencia; es decir, una descripción de la “razón de ser de la empresa”; nos muestra aspectos concretos acerca de qué es la empresa, qué ofrece y cuáles son sus propósitos socioeconómicos.

La Visión es establecer la posición que se pretende que la empresa tome en el futuro, es decir, hasta donde queremos llegar.

A continuación se encuentra un formato de llenado para ambos.

Formato para elaborar la Misión y la Visión empresarial

Elementos para diseñar la Misión:

1. A qué se dedica:

2. Productos y/o servicios que ofrece:

3. Mercado al que se concurre:

4. Compromiso económico:

5. Compromiso social:

Elementos para diseñar la Visión:

Objetivos de mejora que se pretenden en el mediano plazo (de 3 a 5 años) en algunos de los siguientes casos:

1. Ingresos o utilidades

2. Capacidad instalada

3. Equipamiento

4. Instalaciones

5. Mercado o clientes

6. Empleados

7. Organización operativa (controles)

4. Objetivos

Objetivos Generales.

El objetivo debe establecerse con base a un fundamento o premisa real; representa una meta caracterizada por un lapso de tiempo (preferentemente de un año), y logros específicos y medibles en comparación a un periodo similar anterior. Es importante que todo el personal los conozca y entienda para que su estructura refleje los niveles que se pretenden alcanzar.

El Objetivo General debe contener principalmente:

1. Determinar qué es lo que se pretende lograr, debe estar acorde a la Misión de la empresa y debe ser medible y alcanzable, establecido en base a una premisa histórica.

Por ejemplo: en el ejercicio inmediato anterior se registraron ventas por $60,000 y se pretende que en base a esto, incrementar las ventas en un 5% para este año (a través de contactar nuevos clientes, diversificar productos, atacar nuevos mercados, etc.), o sea llegar a vender $63,000, en el presente año.

2. Plazo de realización, que es establecer un periodo o plazo en el cual se pretende realizar el objetivo, de acuerdo a la capacidad de la empresa. Cabe señalar que para objetivos generales, plazos de un año serían adecuados.

Por ejemplo: se contactarán 10 nuevos clientes en este año (lo que se podrá medir al final del periodo con el registro de clientes).

3. Periodo de evaluación, lo recomendable sería establecer un periodo para evaluar el cumplimiento parcial de los objetivos.

Por ejemplo: si al finalizar el año pretendemos incrementar nuestra cartera de clientes en 24 nuevos clientes, es conveniente establecer una meta de 2 nuevos clientes mensuales y verificar el logro de la meta cada día último de mes.

4. Comparación gráfica del avance en el cumplimiento del objetivo, que es recomendable al considerar que éste tipo de documentos, ilustran con mayor claridad el avance registrado, contra las metas intermedias. Se pueden utilizar gráficas de barras o de líneas, que pueden elaborarse manualmente ó si es posible, en computadora.

5. Hacer del conocimiento del personal, lo que es parte fundamental para que los esfuerzos de todos los miembros de la empresa, encaminen sus esfuerzos hacia el logro de los mismos.

Objetivos Departamentales.

Los Objetivos Departamentales son los que cada área establece de forma unilateral, para lograr los objetivos generales de la empresa, y corresponde solamente a ellos el logro de éstos.

Los Objetivos Departamentales deben contener, además de los aspectos señalados anteriormente, lo siguiente:

1. Precisar los logros del área, acorde al objetivo general y por lo tanto de acuerdo a la Misión.

2. Hacerlo del conocimiento de todos los involucrados.

3. Definir responsabilidades específicas de cada miembro del departamento.

5. Políticas

Políticas Generales

Son una guía para orientar la acción de los miembros de la empresa (principalmente los que toman decisiones), establecen los límites de las decisiones y especifican aquellas que pueden tomarse excluyendo las que no se permite. Son reglas establecidas por la Dirección General (fundamentalmente) y que deben ser del conocimiento del personal, quienes además las deben respetar.

Las políticas están dirigidas a mejorar la eficacia de la organización, a resolver algún conflicto o confusión, y en general a mantener un criterio homogéneo de la operación de la empresa.

Algunos ejemplos de políticas generales son:

a) No se permite fumar dentro de las instalaciones de la empresa

b) Todo el personal debe conservar una buena imagen física: cuidar el aseo personal, el cabello.

c) Dar un buen servicio y trato amable al cliente.

Políticas Departamentales

Son reglas establecidas de manera independiente por cada Encargado de Departamento, para su propia área, son algo similar a las Políticas Generales, pero llevadas a un grupo reducido de personas, como son las administrativas, de contabilidad, de recursos humanos, de producción, etc.

Ejemplos de una políticas departamentales (administrativas y de venta) serían:

• Toda la información y documentación relativa a algún cliente deberá de estar contenida en una carpeta membreteada y archivada adecuadamente.

• Los plazos de crédito a clientes es de 15 días.

• Solo el Director General puede autorizar plazos de crédito a clientes superiores a 15 días.

6. Organigrama General

Es la representación gráfica de la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que componen la empresa de manera que muestre una división ordenada y sistemática de las unidades de trabajo.

Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyen una fuente de consulta oficial, facilitan el conocimiento de una organización y sus relaciones de jerarquía.

Los criterios fundamentales para su diseño son:

a) Precisión. Especifica las unidades administrativas y sus interrelaciones, las cuales deben definirse con exactitud, con líneas.

b) Sencillez. Deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.

c) Uniformidad. En su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.

d) Presentación. Su formato y estructura deben diseñarse en función del objetivo.

e) Vigencia. Deben mantenerse actualizados, para esto se recomienda que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su elaboración y la fecha de autorización.

Nota: Debe ponerse especial cuidado en las líneas de Autoridad Directa, Funcional, y de Staff, así como las de colaboración.

7. Análisis de Puestos

Es la especificación de las características y tareas inherentes a cada uno de los cargos que forman parte de la estructura orgánica de la empresa necesarios para cumplir con la Misión.

El conjunto de éstos son parte fundamental del Manual de Organización de la Empresa, y cebe entregarse una copia del que corresponde a cada miembro.

8. Manual de Procedimientos

Constituye un instrumento técnico que da información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí, para la realización de una función, actividad o tarea específica de una empresa.

Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control.

Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que permite la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.MANUALES DE ORGANIZACIÓN

El Manual de Organización debe contener los siguientes elementos:

1. Descripción de la Empresa

2. Breve Historia de la Empresa

3. Misión y Visión

4. Objetivos

5. Políticas

6. Organigrama General

7. Análisis de Puestos

8. Manual de Procedimientos

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