Manuales De Organización

CONCEPTO

De manera general, se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizacional, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

OBJETIVOS

Objetivo general:

Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.

Objetivos específicos:

• Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.

• Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.

• Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.

IMPORTANCIA

Los manuales de organización son de gran importancia para cualquier empresa por las razones siguientes:

• Presenta una visión de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las unidades administrativas.

• Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la unidad administrativa para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslinda responsabilidades.

• Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su desarrollo.

• Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa.

• Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.

• Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades responsables.

VENTAJAS DE LOS MANUALES DE LA ORGANIZACIÓN:

• Minimizan los errores.

• Los directivos y ejecutivos no tendrán que estar repitiendo ordenes que están oportunamente detalladas en el manual

• Sirven de guí¬a para los nuevos empleados.

• Facilitan el control interno.

• Hacen posible la aplicación de los mejores métodos de trabajo.

Sin embargo, se debe tener cuidado especial de no llegar a un exceso de reglamentación que complique y confunda el funcionamiento de la organización, lo cual se podrí¬a traducir en una dualidad de deberes y un aumento innecesario de personal. Contenido del manual de organización Los elementos de un manual de organización son los organigramas, las descripciones y especificaciones de puestos básicamente.

RECOMENDACIONES PARA SU ELABORACION

• Evitar repetir un mismo verbo al inicio de cada función.

• Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de mando, se recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas subordinadas.

• Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área subordinada.

• Es conveniente que los manuales de organización sean elaborados con la participación de las unidades que tienen responsabilidad de realizar las funciones.

• Una vez que se cuente con el proyecto de Manual, se sugiere someterlo a una revisión final, al interior de la organización, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.

• Deberá numerarse cada página que integra el Manual.

• Una vez que el Manual de Organización ha sido elaborado y aprobado, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación.

• La utilidad del Manual de Organización

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