Propuesta para uso de caja chica en guarderias

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UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contaduría y Administración

Licenciatura en Administración 402

Integrantes:

• Balcazar Guzmán Hiram
• González González Carlos de Jesús
• Izquierdo Gutiérrez María Elena
• Santes Hernández Agustín
• Torres Martínez Cruz del Carmen
• Zea Salas Ramos Erika Denisse

E.E

Fundamentos de Sistemas

Docente:

Estudillo Quilantan Arturo

Coatzacoalcos, Ver., a 13 de junio de 2019

Versión del documento: 1.1.0

Contenido

1.- VISIÓN GENERAL DEL PROYECTO        4

1.1.- Naturaleza del Proyecto.        4

1.2.- Objetivo.        4

1.3.- Justificación.        4

1.4.- Definiciones y acrónimos.        4

2.1.- Cliente.        5

2.2.- Descripción del proceso.        6

2.3.- Detección de necesidades.        7

2.4.- Descripción de los participantes.        7

2.5.- Infraestructura y equipo actual.        7

3.- propuesta de sistema.        8

3.1.- Mejora en el proceso.        8

3.2.- Requerimientos del sistema.        9

3.3.- Roles de usuarios y clasificación de la información.        9

3.4.- Diccionario de datos.        10

3.5.- Infraestructura y equipo necesario.        12

3.6.- Cronograma de actividades.        12

BIBLIOGRAFÍA.        15

ANEXOS.        15

Índice de Ilustraciones.

Ilustración 1 Proceso de cobro al cliente.        6

Ilustración 2 Intervención del sistema en el proceso de cobro.        8

Ilustración 3 Organigrama de Actividades del sistema.        14

Índice de Tablas.

Tabla 1 Puestos y actividades que interactúan con el sistema.        10

Tabla 2 Datos a ingresar del cliente por cobro.        10

Tabla 3 Datos a ingresar de los empleados por sueldos.        10

Tabla 4 Datos de los Egresos del Capital de la empresa.        10

1.- VISIÓN GENERAL DEL PROYECTO

1.1.- Naturaleza del Proyecto.

        Recopilando información, vista desde los diferentes puntos de la situación de la empresa, con ello se puede determinar diferentes problemas, aun así aunque sean difíciles a tratar, pero lo principal es poder llevar a cabo este proyecto, es uno en específico, el cual es “Forma de pago de Cliente-Empresa y de Empresa-Empleado”, tomando de ese modo la situación actual de la empresa se tratara de desarrollar una solución por medio de un sistema de informática, el cual pueda resolver este problema, desde que se tiene un primer contacto con el cliente hasta el último punto que se tendrá hacia el trabajador para poder hacer más eficiente los pagos del trabajo que tiene los empleados de la empresa y así mejorar no solo la empresa misma sino también el desempeño que tenga el empleado hacia la clientela.

1.2.- Objetivo.

        Determinar la mejor recopilación de pago, clasificarlo y atribuirlo hacia el empleado su pago con eficiencia y eficacia para que este no sufra inconformidades, además de atribuir de una manera más rápida y efectiva la recolección de los pagos para tener una mayor contribución en las ganancias hacia la empresa.

1.3.- Justificación.

• Se obtendrán desde el pago puntual hacia la empresa sobre los pagos de los clientes por el servicio brindado en la escuela.
• Disminución del nivel de quejas de los empleados por la falta de puntualidad del pago de sus respectivas labores de trabajo.
• Mayor crecimiento en ganancias por el pago a tiempo no solo al empleado sino hacia la empresa, con la cual ayuda a contribuir a las instalaciones y dar con mayor eficiencia el servicio que solicitan los clientes.

1.4.- Definiciones y acrónimos.

• Automatización:  Es el uso de sistemas o elementos computarizados y electromecánicos programados.

• Interfaz:  Conexión física y funcional entre dos aparatos o sistemas independientes.

• Software: Es la parte que no se puede tocar del ordenador (intangible). Es el conjunto de órdenes e instrucciones que al ejecutarse sirven para realizar alguna tarea.

• Hardware: Son las partes físicas, tangibles, de un sistema informático; sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.

• Informática: Se refiere al procesamiento automático de información mediante dispositivos electrónicos y sistemas computacionales. Los sistemas informáticos deben contar con la capacidad de cumplir tres tareas básicas: entrada (captación de la información), procesamiento y salida (transmisión de los resultados). El conjunto de estas tres tareas se conoce como algoritmo.

• Sistema de Información: Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo.

2.- Análisis del entorno.

2.1.- Cliente.

Descripción general de la empresa:

• Giro de la empresa: Servicio de educación.
• Antecedentes:

El nombre de la estancia infantil “HADAS Y ANGELITOS” se deriva de la familia que la inicio representando a su hija mayor como al hada y el hijo menor como el ángel ya que la estancia es como su familia.  

Es inaugurada el 16 de febrero del 2013, con tan solo 5 niños inscritos, una encargada, una cuidadora y una cocinera, al paso del tiempo fue aumentando los niños inscritos, así como las maestras de las áreas a desarrollar. En el reglamento de DIF señala que por cada 8 niños debe de estar a mando una cuidadora; al año ya contábamos con 20 niños inscritos, 3 asistentes de las cuales una de ella está certificada en EC 0435, una cocinera y un intendente, por lo cual ya se empezaba a estructurar y conformar mejor el equipo de trabajo.

Cuando se tuvo el nivel deseado de niños en entonces que se empiezan las supervisiones y está se clasifican en tres niveles tanto en DIF como en SEDESOL

• Verde: aprobados,
• Amarillos: prevenidos,
• Rojo: no aprobados;

A lo largo de los años se ha mantenido un 80% en verde y un 20% en amarillo ya que por desastres naturales se necesita mantenimientos.

Actualmente se cuenta con 45 niños inscritos ante SEDESOL, nunca se tendrán números estancados pues por las circunstancias en las guarderías los niños van y vienen; y estando ya inscritos dentro del programa pueden cambiar de estancia sin problema alguno, dando conveniencia a los padres de familia.

• Organización:

“Estancia infantil Hadas y Angelitos”.

2.2.- Descripción del proceso.

• Asignación de fecha de pago en la estancia, dando opción a los padres de familia de decidir qué fechas; entre los 15 o 30 de cada mes, para dar pago cada 30 días del servicio solicitado y dar plazos de pago por algún inconveniente que pueda surgir, además de tener en cuenta los días festivos, no laborales o fines de semana.
• Avisos previos acerca del aproximamiento de la fecha de pago de colegiatura a los padres sobre los días correspondientes.
• Llegando los días de pago de colegiatura se realizará por medio de la administración, quien lleva a cabo la recopilación de los datos del estudiante y el control de cada proceso que tenga la empresa con la sociedad de familia. Dando por consiguiente el recibo de pago, que será comprobante para el padre de familia y la empresa del servicio que se ha ofrecido.
• Recopilado los pagos de los clientes, se lleva a cabo el pago hacia los empleados, representados en una jerarquía de puestos, desde el más importante hasta el que tiene menor importancia. Evaluando desde el desempeño del empleado, días que labora e inasistencias justificadas o injustificadas.

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Ilustración 1 Proceso de cobro al cliente.

2.3.- Detección de necesidades.

1. Importancia del padre de familia. – La empresa debería mantener la importancia en el padre de familia, sin atosigarlo, pero dejando en cuenta que el servicio se da por medio de que se contribuya con el pago.
2. Mejor orden de pago de cliente-empresa. – La empresa debería tener un sistema que fortalezca los recordatorios al encargado de área sobre los pagos, agregando que tenga un mejor orden y mantenga una lista con los padres a quienes se les hará el cobro de colegiatura.
3. Quejas de parte del personal hacia la empresa. – Los empleados de la empresa se manifiestan negativamente con la empresa por no dar los sueldos y salarios a tiempo ni completos.

2.4.- Descripción de los participantes.

1. Puesto: Director.

• Propósito Del Puesto:

Dirigir y coordinar los diferentes departamentos de trabajo además de los empleados de cada una de estas.

• Funciones Generales:

Dirige el establecimiento manteniendo el lugar en regla, al igual es encargado de la administración de salarios y gastos dentro del lugar.

• Funciones Específicas

Responsable ante el apoyo de SEDESOL. Manejo de la documentación del personal de trabajo, además de mantener el orden y valores dentro de la institución.

1. Puesto: Encargada.

• Propósito Del Puesto

Organizador y controlador de documentación. Responsable de instalación en situaciones específicas.

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