Administracion General

INTRODUCCIÓN

Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas.

La efectividad de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica; sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales.

Cuando hablamos en este apartado de funciones, nos estamos refiriendo a las actividades o tareas que pone en funcionamiento la empresa; es decir, pensamos en aquellos trabajos que colaboran en la transformación de inputs en outputs.

FUNCIONES DE LA EMPRESA

Las funciones que generalmente se realizan son las si¬guientes:

a. De Comercialización

b. Financiera

c. Productiva

d. Social

e. Administrativa.

A. Función de Comercialización

En toda empresa que realiza actividades económicas se encuentra implícita la actividad comercial que se ha tecnificado mediante la invención de los elementos para poder obtener utilidades y compensaciones al satisfacer las necesidades de los consumidores. Con lo enunciado se infiere que comercialización comprende básicamente dos actividades que son: compras y ventas, que suelen tener otras denominaciones. Compras es abastecimiento, logística. Ventases mercadotecnia, marketing.

I. Compras

Se efectúan las siguientes actividades:

a) Establecer el cuadro de necesidades.

b) Establecer el presupuesto de compras.

c) Escoger a los proveedores y solicitar cotizaciones.

d) Obtener de los proveedores los productos, materia prima e insumos necesarios para la fabricación o para las ventas mediante varias modalidades: compras directas, concurso de precios o licitación pública.

e) Lograr un plazo de entrega y el momento de pedido de tal manera que se cumpla con el ciclo productivo o comercial v no existan interrupciones de carácter técnico.

f) Obtener la calidad suficiente y al mejor precio; esto no significa que se debe comprar el producto de mayor precio, sino el precio que se considera acorde con la calidad mínima exigible, que en determinadas circunstancias puede ex-ceder el presupuesto asignado, por lo que es necesario saber escoger.

Las condiciones por las que un producto se caracteriza en el mercado son:

Fundamento Técnico Fundamento Comercial

a) Calidad Precio

b) Plazo Plazo

c) Precio Calidad

d) Operatividad Operatividad

Podríamos decir que el fundamento técnico está en función al buen comprador, a quien le interesa en primer lugar la calidad del producto.

El fundamento comercial está en función al buen vendedor porque la calidad está tácita en el producto mismo. Por consiguiente el precio es para él lo más importante en el acto de la venta.

g) Registrar los productos comprados. El control de los documentos contables permite establecer los elementos de costos para poder fijar el precio de venta, los márgenes de ganancia así como los presupuestos de gastos.

Las facturas y documentos de compra-venia sirven de sustento legal para elaborar los estados financieros y de fiscalización a que hubiere lugar.

h) La cantidad, calidad, características y especificaciones té-nicas de los productos que se compran deben ser verificados con minuciosidad para dar el V°Bº y no dar motivo a reclamos posteriores que deterioran las relaciones comerciales con la consabida frase de «No se aceptan devoluciones».

II. Ventas

Es la técnica que consiste en averiguar el gusto, preferencias y necesidades de las personas utilizando los medios materiales, mentales e intelectuales en la persuasión, pericia y argumentos en la presentación de los productos para su venta. Se aplica la pericia cuando se hacen difíciles las ventas, pues «vendedor que pierde serenidad, pierde la venta», «vendedor que pierde oportunidad, pierde la venta», «empresa que vende sin calidad, pierde confianza».

Antes de efectuar las ventas se realizan las siguientes actividades:

a) Hacer excelente selección de personal idóneo para el área de ventas. ¿Qué tipo de personal se requiere para qué tipos de ventas? Tiene que poseer las cualidades suficientes.

b) Hacer la preparación adecuada mediante ciclos de charlas, cursos y entrenamiento técnico programados por la empresa antes de cada bloque ofensivo para las ventas efectivas.

c) Averiguar el gusto, preferencias y necesidades de las personas por medio de entrevistas, observaciones y encuestas diseñadas como modelos en relación a los productos o servicios por vender.

d) Hacer la propaganda del producto y/o servicios utilizando los diversos medios y formas de publicidad (radio, televisión, periódicos, revistas, folletos, propaganda suelta, paneles, etc.), con la finalidad de:

• Dar a conocer el producto

• Lograr hacerlo apreciar y luego desea

• Para que al final adquiera.

e) Sistema de Distribución y Venta de los Productos: La empresa debe contar con los canales de comercialización que permitan las ventas de los productos que se oferta utilizando los elementos de transporte, lugar, tiempo y operativa entrega, logrando satisfacer las exigencias de los clientes y del mercado.

Los canales de comercialización que se usan son los siguientes:

 Productor

 Mayorista

 Minorista

 Detallista

 Consumidor

Las formas de comercialización son las siguientes:

 Directamente

 Por medio de distribuidores

 Por medio de agentes y representantes.

f) Registrar tanto a los clientes permanentes o tradicionales como a los nuevos, en forma ordenada, para establecer las características preferenciales a la hora de las ventas.

g) Hacer permanente estudio de la situación particular y grupal de cada uno de los clientes para lograr mantener el volumen en relación con la capacidad de oferta.

h) Hacer estudios técnicos para mantener presencia competitiva en el mercado, conociendo las estrategias de markeing de las empresas competidoras y observando las reglas de juego que existen sobre la materia.

Hay empresarios y gerentes que manifiestan lo siguiente: «Mi producto se vende solo». ¿Por qué? Por su calidad. «Su mejor publicidad es su calidad». Los costos de publicidad se encuentran cubiertos por los presupuestos de ventas.

i) Conservar la clientela. Es uno de los objetivos fundamentales que tiene toda empresa; por lo tanto, hay que preservar las siguientes reglas:

• Conseguir una persona o empresa que compre el producto.

• Lograr que la persona o empresa satisfecha por el servicio, regrese a hacer las compras cuando vuelva a sentir necesidad, convirtiéndose en cliente.

• Respetar los precios, plazos y demás condiciones ofrecidas.

• Cuidar que el producto mantenga su calidad.

• Establecer un correcto servicio de pre y post-venta: a los clientes hay que extenderles el mejor trato posible de presencia y atención, amabilidad, mesura hasta donde las condiciones lo permitan y no dejarse llevar y caer por las distorsiones que en determinadas circunstancias pudieron propiciar los clientes.

j) Hacer el control de devoluciones por defectos del producto o por rescisión imprevista del contrato de venta por diferentes factores no convenidos que son materia de investigación y análisis para su solución definitiva. En ventas, la empresa no puede de ninguna manera mantener casos no resueltos. Esto se hace una rémora inacabable que perjudica ostensiblemente el normal desarrollo de sus actividades.

En estos casos es en donde se les vuelve a conocer a los ejecutivos en la búsqueda de alternativas para la solución inmediata cuando suceden problemas con los clientes. Por ello es importante definir las reglas con carácter culminatorio

Se ha venido haciendo un mal uso del criterio de que «el cliente siempre tiene la razón». ¿Y si no la tiene y más bien la empresa tiene la razón? Claro que siempre se pro-cura no perder la clientela para lo cual se sacan a relucir una serie de artificios y argumentos buscando estandarizar las relaciones comerciales

k) Hacer la facturación de las ventas. La oficina de ventas cumple con la función de extender las facturas y demás documentos de ventas a los clientes, y reporta inmediato trámite a la oficina de contabilidad para el registro contable de los importes de ingresos por ventas.

MARKETING - MERCADOTECNIA - COMERCIALIZACION

La investigación de mercados aplicada a las decisiones de marketing y la influencia de la publicidad en los hábitos de compra de los consumidores, es preocupación constante de las empresas para mantenerse dentro de los niveles apropiados de competencia. Las actividades e inversiones alternativas de sustitución de artículos y productos, el agregado o sustitución de elementos químicos en la composición de un producto para variar la calidad y mejorar su propiedad de uso, por la disminución paulatina de la demanda, son factores predominantes para profundizar la aplicación de técnicas para la investigación de mercados.

La empresa no debe sentirse satisfecha de la

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