Comunicacion empresarial y atencion al cliente

Tarea para CEAC04.

ACTIVIDAD 1 : La empresa de electrodomésticos ETC. S.L está organizada en cuatro departamentos: Recursos Humanos, Financiero-contable, Administración y Comercial (compras y ventas). Cada departamento tiene su propio archivo que contiene los documentos relacionados con las tareas que efectúan, y además, está el archivo con la documentación general que afecta a varios o a todos los departamentos.

1. ¿Qué documentos crees que se generan en esta empresa?

Documentos internos y externos: son documentos que pueden estar en soporte de papel o electrónico

Los documentos internos: son las convocatorias, actas, autorizaciones, boletines, avisos, revistas, notas, memorias, solicitudes, informes, registros, órdenes de envío, fichas de control, inventarios, etc.

Los documentos externos: son documentos que se llevan a cabo con particulares y empresas son por ejemplo: notas de pedido, albaranes, facturas, notas de entrega, notas de envío, certificados, reclamaciones, recibos,.

Departamento de RRHH: información sobre los empleados, contratación

Departamento Administración y comercial : Facturas, notas de entrega, pedidos, albaranes, etc

1. Razona las funciones del archivo en esta empresa.

Funciones del archivo:

• Guardar, conservar y custodiar la documentación que se produce en todos los departamentos de la empresa.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos en el desarrollo de la actividad empresarial
• Cumplir con las disposiciones legales ya que pueden servir de elemento probatorio.

1. Si tenemos en cuenta la titularidad del archivo ¿Qué clase de archivo tiene la empresa ETC. S.L?

Es archivo privado: que son aquellos que custodian los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que le son propias.

1. Explica cómo estará organizado el archivo según su ubicación, es decir donde se guardan y localizan los documentos.

Es el archivo mixto: que utiliza el archivo centralizado para la documentación de carácter general y el descentralizado por departamentos para procesos activos, donde cada departamento guarda la documentación que va generando y ahí se archiva y cuando no sea útil se archiva en el archivo general.

1. Indica las claves a tener en cuenta, en la organización del archivo en esta empresa, para su buen funcionamiento.

• Elegir un método de clasificación sencilla y fácil de manejar y que sea comprensible para quienes lo utilicen
• Determinar criterios de selección de información que se deben archivar
• Establecer normas de consultas internas
• Disponer de un sistema de seguridad adecuados de protección de datos
• Realizar una gestión documental por sí misma o por una servicio externo que resulte rentable.

1. ¿Qué pasos hay que dar para archivar una factura de un cliente?

• Archivar las facturas según su utilidad y finalidad
• Disponer de carpetas de archivos
• Unificar todos los documentos
• Ordenar e introducir los archivos que queremos conservar
• Asignar un lugar específico para documentos importantes
• Llevar un control de los recibos de facturas
• Establecer un calendario para saber que hacer con las facturas
• Organizar los documentos por tipos de archivadores: facturas de proveedores y de clientes, documentos de caja o de bancos, presupuestos de cliente y proveedores, albaranes, faxes, correspondencia, impuestos y nóminas y contratos.
• Tener un criterio de como archivar los documentos como por nombre y apellidos
• En el caso de facturas emitidas a clientes archivar según criterio alfabético del nombre fiscal
• En las facturas recibidas  de proveedores y acreedores también por orden alfabético.

1. ¿Qué medidas de seguridad crees que se utilizan para los archivos convencionales

• No descargar archivos de internet sin comprobar antes que la fuente es legítima y desconfiar y rechazar los archivos que no se hayan solicitado.
• Instalar un antivirus ( mantenerle siempre activo y actualizado) y también un cortafuegos para manejar en internet
• Realizar una copia de seguridad de los archivos de forma periódica
• Borrar los correos electrónicos basura
• No abrir archivos adjuntos de un correo electrónico que procedan de una fuente desconocida
• No dar ni contraseña, ni nombre de usuario si se recibe un correo en el que se soliciten esos datos (los bancos o entidades no solicitan esos datos por correo electrónico son correos falsos)

ACTIVIDAD 2: Laura trabaja en el Departamento de Ventas de ETC. S.L. El día 31/12 le encargan que archive los expedientes siguientes:

1. Clasifica los clientes siguiendo el sistema alfabético y geográfico.

Sistema alfabético

CLIENTES DE ARAGÓN

Sistema geográfico

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