Fundamentos del control admnistrativo

El Control Administrativo

El control es la ultima fase en la cadena de procesos administrativos, después de la planeación, organización y la dirección, este tiene como objetivo la supervisión de actividades a realizar de acuerdo con lo establecido, para medir el desempeño y hacer correcciones si es necesario para obtener eficiencia.

El control aparece como el sistema que proporciona información y detecta oportunidades para decidir, como la facultad de dominar una situación, evaluar resultados, corregir acciones a modo de lograr los objetivos propuestos. Las características de los sistemas de control varían en las distintas organizaciones, dependiendo de factores como el tamaño, la actividad, el contexto, los recursos, etc.

Cuando las actividades se supervisan, se puede supervisar simultáneamente el desempeño de los trabajadores en el control de calidad, esto da ventaja para poder corregir en caso necesario, algún inconveniente que dificulte el proceso o la calidad del producto final, es decir que cuando el control se aplica durante la realización del trabajo, la gerencia puede corregir los problemas en forma oportuna, antes de que se vuelvan altamente costosos o haya alguna perdida significativa.

Cabe destacar que el gerente es el mayor responsable de los defectos que puedan surgir en el producto final por eso es su deber la supervisión.

Características del control

Aunque en algunos casos por su complejidad, no es posible mantener el control en su totalidad, esta debe ser en la medida posible adecuada a ciertas características:

• Integral: porque tiene una perspectiva general de la organización, la contempla como un todo, involucra todos aquellos aspectos que se deben desarrollar para las actividades.
• Periódico: debe guiarse con coherencia y una secuencia predeterminada desde las etapas anteriores.
• Selectivo: debe enfocarse en lo significativo para la función u objetivos de cada unidad o departamento.
• Creativo: debe involucrarse para conocer la realidad de la empresa, para así llevarlas a alcanzar objetivos.
• Efectivo y Eficiente: busca lograr los objetivos marcados, empleando los recursos apropiados y disponibles.

Enfoques para diseñar un sistema de control

1. Control de Mercado

Este control gira en torno de los comportamientos de los mercados, basados en la competencia y comparación de la calidad.

1. Control Burocrático

Como la palabra lo dice, este control está diseñado para jerarquías, este depende de lineamientos y reglas a seguir.

1. Control de Clan

En esta el comportamiento de los empleados es sumamente relevante, ya que este depende de la cultura organizacional de los individuos, basada en creencias, valores, normas y cultura.

Importancia del Control

La importancia del control radica en poder crear una estructura de una organización para poder lograr objetivos reales y de calidad, dichos objetivos se alcanzarán con la motivación y guía eficiente de empleados que, con la mejor disposición, si son motivados como ya lo hemos visto en temas anteriores, trabajaran dando su mejor esfuerzo para lograr los objetivos propuestos y el control es el ultimo paso para alcanzar la meta propuesta con anterioridad.

Dicho proceso cuenta con tres pasos independientes:

1. Medir el desempeño real: El gerente hace una revisión de los informes y puede hacer una evaluación verdadera.
2. Comparación del desempeño con la norma: Aquí se hace una evaluación, comparando el resultado con lo esperado.
3. Tomar medidas administrativas: Esta etapa nos da la oportunidad de corregir si los resultados son negativos, de actualizar indicaciones si es necesario.

1. El presupuesto como técnica principal de control

El presupuesto es considerado la herramienta más efectiva para controlar el desempeño organizacional porque:

• Establece metas cuantificables.
• Permite comparar lo planificado con lo ejecutado.
• Facilita la asignación de recursos
• Identifica desviaciones financieras y operativas.

En esencia, el presupuesto una guía que previene y corrige, ya que orienta las decisiones antes, durante y después de las actividades.

2. Herramientas para controlar el desempeño de la organización

Es necesario aplicar control en tres momentos clave para asegurar el control en una organización:

1. Control previo

• Establecer la norma.
• Planificar de recursos.

• Programación de tareas.

1. Control concurrente

• Supervisión directa.
• Monitoreo en tiempo real.
• Sistemas de alerta temprana.

1. Control posterior

• Evaluación de resultados.
• Comparación con el mercado.

• Medidas correctivas o de mejora.

3. Tecnología de la información en el control administrativo

En el presente siglo, la tecnología se ha convertido en un aliado indispensable del control organizacional, estas herramientas permiten un control automatizado, que reduce errores humanos y mejorando la toma de decisiones. Algunas aplicaciones clave incluyen:

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