Trabajo Aplicativo Final Gestion de Procesos
Enviado por Jose Carlos Gonzalez Paredes • 1 de Abril de 2023 • Ensayos • 1.315 Palabras (6 Páginas) • 23 Visitas
- Resumen
El siguiente trabajo nos muestra el estatus del proceso de cotización y lo que beneficiaría la implementación de una herramienta lean como es el Daily Management System. Actualmente se tiene que cada área trabaja bajo indicadores individuales y se preocupan en solo en pasar la información a la siguiente área a la brevedad posible. En algunos casos se tiene que la información no es clara o precisa, por el mismo hecho de que viaja por varias áreas hasta regresar de nuevo al vendedor. Lo que desea lograr con esta herramienta es tener un indicador global de atención donde el proceso inicia en el requerimiento del cliente y termina con el envío de la cotización al mismo. Como se debe saber el objetivo de este proceso es que el cliente tenga a tiempo su cotización para así poder ser considerados en cualquier decisión del cliente. Esta herramienta además nos ayuda a visualizar día a día como estamos va nuestra gestión y si estamos por el camino correcto, permite también tomar medidas correctivas y verificar si dichas acciones y mejoras se mantienen a lo largo del tiempo.
Por tanto, como objetivos definidos tenemos:
Objetivo General: Atender las solicitudes de cotización a tiempo, en el menor tiempo posible.
Objetivos Específicos:
- Reducir la cantidad de solicitudes entregadas fuera de tiempo al cliente.
- Optimizar la gestión diaria a través de los indicadores críticos en el proceso de Cotización del Área de Ventas.
- Determinar las causas de las propuestas no entregadas a tiempo.
- Evitar reprocesos o retornos de información al cotizar.
Se propone que manejemos un Dashboard donde se muestren una serie de indicadores, tales como el tiempo de residencia proceso completo de cotización, una gráfica con los n° de días de residencia, la cantidad de NIs atendidos por área, cantidad de NIs atendidos fuera de tiempo y pérdida estimada por entrega fuera de tiempo. Además se adicionarán filtros como los de Tipo de Producto y Zona.
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Con respecto a la difusión de esta información a través de un dashboard, se plantea establecer puntos de información mediante pantallas LED en las áreas interesadas y comprometidas con el proceso, para que de esta forma mantener informados a los colaboradores en tiempo real acerca de la situación en la que se encuentra el proceso. Además de un link de enlace para que puedan acceder a la información desde cualquier dispositivo: celular, Tablet, laptop, etc.
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- Oportunidad de Mejora
- Indicadores Actuales
- Diagrama de causa – efecto
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Luego de identificar la causa raíz, proponemos las siguientes soluciones:
Causa Raíz | Propuestas de solución |
Acceso limitado al sistema cuando se encuentren en campo. | Creación de una aplicación que envíe recordatorios y permita visualizar, en tiempo real, el status de la solicitud de cotización. |
Desconocimiento de las consecuencias por incumplimiento de tiempo de entrega de la cotización. | Capacitación por parte del Área de Ventas sobra las consecuencias de entregar una oferta fuera del plazo brindado por el cliente. |
Procedimientos de operación no estandarizados. | Creación, publicación y capacitación de un procedimiento que englobe todas las Áreas por las que atraviesa una solicitud de cotización desde que se genera hasta que se emite la oferta. |
Falta de información o referencias para continuar con el flujo entre Áreas. | Creación de Datasheets, por cada familia de productos para que se ingrese toda la información necesaria para evitar reprocesos. |
Falta definir indicadores relacionados a la pérdida de ventas u OC’s por demoras en el proceso de cotización. | Aplicación del Daily Management System (DMS), a través de la elaboración y monitoreo de un panel de indicadores, donde se pueda observar el tiempo de atención de cada una de las tareas del proceso de cotización, así como las pérdidas que genera la entrega de la oferta fuera de los plazos establecidos. |
Falta definir indicadores sobre el tiempo de atención en todas las tareas del proceso de cotización. |
- Definir Objetivos
Objetivo General: Atender las solicitudes de cotización a tiempo, en el menor tiempo posible.
Objetivos Específicos:
- Reducir la cantidad de solicitudes entregadas fuera de tiempo al cliente.
- Optimizar la gestión diaria a través de los indicadores críticos en el proceso de Cotización del Área de Ventas.
- Determinar las causas de las propuestas no entregadas a tiempo.
- Evitar reprocesos o retornos de información al cotizar.
- Programación de soluciones.
6.1. Lista de soluciones posibles.
Para encontrar una lista de soluciones posibles es necesario responder preguntas que puedan ayudarnos a encontrar respuestas a las soluciones que estamos buscando, tales como:
- ¿Qué porcentaje de los requerimientos de cotizaciones son entregados a tiempo al cliente?
- ¿Cuántas órdenes de compra perdemos solo por no entregar una oferta a tiempo? ¿En cuánto estaba valorizada esa orden de compra perdida?
- ¿Cómo hacemos más ágil el proceso?
- ¿Cómo evitamos los reprocesos (que una solicitud siga hacia la siguiente tarea / Área y ya no regrese por falta de información?
- ¿Cómo realizo seguimiento a la solicitud de mi cliente?
De acuerdo a los anteriores cuestionamientos se define:
- Identificar los indicadores claves del proceso.
- Normalizar los indicadores.
- Definir frecuencia, responsable por indicadores.
- Estructurar la agenda de las reuniones diarias.
- Generar la base de datos para el seguimiento a indicadores.
- Elaborar el visualizador de los indicadores.
6.2. Programación de Actividades (Diagrama Gantt).
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Figura . Plan de implementación de mejora (Diagrama Gantt)
6.3 Diagrama de RED
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