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CO ON NT TE EX XT TU UA AL LI IZ ZA AC CI IÓ ÓN N “Los  problemas  que  se  ignoran  no  mejoran”  Rick  Warren

El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento de la organización. Para realizar un buen diagnóstico es necesario recabar los datos pertinentes, ordenarlos y producir información que permita diagnosticar cuál es la situación real. El diagnóstico se realiza a través de diferentes herramientas. Es importante saber qué información se necesita y en dónde encontrarla.

La información veraz debe ser confirmada a través de entrevistas y de la observación. Las mesas redondas, las sesiones de trabajo y los talleres son un excelente método para intercambiar opiniones con los usuarios y miembros del equipo de trabajo.

No se debe olvidar que lo más valioso que posee una empresa es su recurso humano. Por ello, es importante mantener a las personas informadas, involucradas y motivadas para participar en el cambio. Con esta actitud se asegura una gran parte la automatización de procesos administrativos.

Reflexiones:

9 ¿Por qué es importante saber dónde y cómo buscar la información para un buen diagnóstico? 9 ¿Se requiere confirmar la información recabada? 9 ¿Qué herramientas conoce para realizar un diagnóstico eficaz de la situación actual? 9 ¿Qué características tienen estas herramientas? 9 ¿Qué relación tiene el diagnóstico con la automatización de un proceso administrativo?

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7.1 RECOPILACION DE DATOS

En esta parte del análisis se busca recolectar diversos tipos de información: Hechos y datos, información financiera, información referente al contexto de la organización, tipos de documentos y su problemática.

En este momento surgen las preguntas que encontramos en la figura 7.1

Figura 7.1 Recopilación de datos

Trataremos de dar respuesta a estas interrogantes comunes a toda persona que realiza una recopilación de datos para elaborar un diagnóstico inicial.

7.1.1 ¿Qué información estoy buscando?

En muchas ocasiones las personas no conocen con exactitud qué es lo que desean encontrar. Es necesario recordar que ya se realizó un estudio preliminar, y se ha determinado el problema, su naturaleza, etc.

En este momento necesitamos recolectar información para confirmar tres aspectos resumidos en la tabla 7.1

¿En dónde encontramos la información?

Para responder ¿A dónde queremos dirigirnos? Se debe recordar que el objetivo de todo proyecto de automatización de oficinas es incrementar la productividad. Este objetivo debe orientar cualquier decisión que se tome referente a esta pregunta. Debemos definir claramente los productos que se esperan cuando el proyecto esté concluido. (Se debe considerar qué aspectos tomar en cuenta para que la productividad sea incrementada).

Respondiendo ¿Cómo hacemos para llegar allá? Se deben detallar las actividades a desarrollar para llegar al objetivo que se describió en el paso anterior y qué medidas tomaremos, tanto en sistematización como equipamiento para lograrlo. Se debe especificar en cada sugerencia la justificación en relación con el aumento de productividad.

El éxito del diseño de un sistema de negocios depende de si logramos un claro entendimiento de las necesidades y del ambiente en el cual opera la organización. Es por ello que se hace necesario enunciar entre ellos

¿Cómo la encuentro?

¿Qué información estoy buscando?

Recopilación de datos

¿Qué debo hacer con ella?

En documentos cuantitativos y documentos cualitativos

Sobre la estructura de la organización, los procesos y transformaciones

Con estrategias y métodos formales e informales. Técnicas de investigación

El informe preliminar

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Tabla 7.1 Información tres aspectos . 1. La estructura de la organización: Aquellos factores que no cambian tan fácilmente: edificios, ambiente, etc. 2. Procesos o transformaciones que se realizan dentro del sistema, éstos cambian constantemente 3. Asuntos que son expresados o sentidos por los miembros de la organización, tales como quejas, críticas, sugerencias, respaldos a ciertos criterios, etc.

EJEMPLO. Diseño de la investigación Para obtener dicha información se procederá de la siguiente manera:

Entrevistas: Entrevistas estructuradas para conocer la estructura organizacional, conocer los procesos, los puntos relevantes que tiene el personal acerca del sistema, determinar el tráfico de personas y de información. Se desea saber qué hace el personal, de quién depende y a quién supervisa. En los procesos: Cuáles existen, qué personas se involucran, qué procedimientos se siguen, etc.

Observaciones: Se harán observaciones en los puestos de trabajo. Se concentrará en observar el lugar de trabajo, las condiciones del equipo, la ubicación física, la iluminación, la carga de trabajo, los descansos. Así mismo, se confirmarán los hallazgos de las entrevistas en cuanto a estructura organizacional y procesos. Además, se establecerán volúmenes de operación, tiempo de respuesta del sistema a través de la observación en los puestos de trabajo y estadísticas del sistema.

Reuniones de Trabajo: Para confirmar hallazgos en cuanto a los procesos. Así mismo,  para  la  elaboración  de  DFD’s,  confirmación  de ERD’s  y  confirmación  de   hallazgos de entrevistas.

7.1.2 ¿En dónde encuentro esta información?

La información está dispersa y en diferentes fuentes y formatos. Es importante, por ello, reconocer los tipos de información y las fuentes que la producen. Los datos concretos revelan mucha información acerca de la organización. Al examinarlos se puede formar una imagen precisa de ésta. Para ello se hace necesario estudiar tanto los datos cualitativos como los cuantitativos.

Documentos cuantitativos:

Los documentos cuantitativos son comunes en toda organización. Incluyen todos los informes contables y financieros, informes utilizados en la toma de decisiones, informes de desempeño, resúmenes de operaciones, registros operacionales y formas existentes.

Se describirá brevemente lo que debe buscarse al examinar cada tipo de ellos. En los informes contables y financieros se puede visualizar la situación financiera de la

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empresa, su solvencia, sus fortalezas y debilidades, etc. De acuerdo al tipo de proyecto que se esté desarrollando, se tendrá acceso o no a dichos informes.

Los informes utilizados en la toma de decisiones incluyen, generalmente, reporte de estatus de inventario, de las ventas o de la producción. Estos informes sirven de retroalimentación para tomar acciones inmediatas. Al revisar estos informes podemos determinar el tipo de información clave para apoyar las decisiones que son requeridas por los gerentes.

Los informes de desempeño presentan comparación de lo planificado versus su ejecución real. Al revisarlos podemos tomar una idea de la diferencia entre el desempeño esperado y el desempeño real. Podemos analizar en qué aspectos no fue alcanzado el desempeño esperado para enfocar y determinar sus causas.

Los resúmenes de operaciones y los registros operacionales, generalmente, muestran lo que ocurre en la empresa. Nos dan un buen parámetro para estimar volúmenes y tipos de transacciones, volúmenes de datos y además nos permiten encontrar errores comunes en su registro y operación. Nos ayudan a encontrar deficiencias en el registro de la información y oportunidades para mejorarlo. Por último, nos formamos una idea de las simplificaciones y mejoras que pueden hacerse en los registros ya sea por medio de la sistematización o el equipamiento.

Formas existentes:

Es necesario conocer las formas existentes y el uso que se hace de cada una de ellas, es preciso conocerlas para comprender la operación del sistema actual. Es recomendable recabar todas las formas existentes tanto formales como informales.

Por cada forma es primordial anotar las instrucciones para llenarse, cómo son distribuidas y cómo fue diseñada originalmente su distribución. Además, obtener

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