El Diagnostico General En Desarrollo Organizacional

El DIAGNOSTICO GENERAL EN DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Proceso del Desarrollo Organizacional

En todo proceso de DO existen tres componentes básicos:

* Diagnóstico

* Acción o intervención

* Administración del programa.

Lo anterior puede ilustrarse mediante los siguientes pasos:

1. Diagnóstico de la situación organizacional.

2. Desarrollo de planes de acción para corregir los problemas y aprovechar oportunidades.

3. Evaluación de los resultados o impactos de las acciones.

4. Iniciar nuevos planes de acción para resolver problemas, cuando sea necesario.

5. y otros cuando se requiere continuar con la secuencia lógica de diagnóstico-acción-evaluación-acción.

Diagnóstico

El DO, como proceso de cambio planificado, en primer lugar, requiere que se defina la situación deseada para la empresa, “lo que debería ser”, para lo cual el análisis FODA puede constituir una herramienta de gran importancia. Posteriormente, es necesario conocer la situación actual de la empresa, “lo que es”, mediante el diagnóstico organizacional, posibilitando establecer la brecha existente con la situación que se desea para el futuro, que debe disminuirse mediante el proceso de cambio planifica. De este modo, el diagnóstico en DO constituye un paso previo a la acción o intervención, en la cual se corrigen los problemas, aprovechan las oportunidades y mantienen las fortalezas, posibilitando el cambio organizacional mediante la disminución de la brecha entre el futuro deseado y la situación actual. El DO requiere de una continua generación de datos del sistema, para cumplir con su objetivo de cambiar a la organización de lo que es a lo que debería ser. De la comparación de ambos estados se descubre la brecha entre las condiciones reales y las deseadas, la cual debe ser cerrada mediante el desarrollo de planes de acción.

Diagnóstico Organizacional

Las organizaciones son sistemas que están determinados estructuralmente, ya que todos los cambios que experimentan están condicionados por su propia estructura, y no por los factores que causaron dichos cambios. Un puntapié puede impulsar a considerable distancia un balón de fútbol pero no un pedazo de roca de las mismas dimensiones. De este modo, una organización debe cambiar por sí misma y no desde afuera. Por otra parte, la organización como sistema social, es un sistema autopoiético de decisiones, es decir, se autogenera a partir de sus procesos internos de decisiones. En consecuencia, para que el diagnóstico implique cambios en la organización, debe realizarse producto de una decisión organizacional. El co-diagnóstico, entendido como la colaboración de un observador externo con los observadores pertenecientes a la organización, contribuye a mejorar el diagnóstico de la empresa, en la medida en que ayuda a superar el punto ciego, que está definido por los esquemas de distinción compartidos por los miembros de la organización, en el proceso de observación. Un observador no puede ver sus propios esquemas de distinción, los cual si pueden ser vistos por un observador que no pertenezca a la empresa. El diagnóstico organizacional representa una recopilación continua de datos acerca:

- del sistema total y de sus subsistemas,

- de los procesos,

- de la cultura del sistema,

- de otros objetivos de interés.

Resultado del diagnóstico es la identificación de:

- las fortalezas,

- las oportunidades, y

- las áreas problemas.

Posteriormente se deben evaluar los efectos de la intervención, determinando si es necesario realizar intervenciones adicionales o rediseñarlas. Según W. French y C. Bell (1995), el diagnóstico debe focalizarse de acuerdo al interés del cliente, concentrándose en alguno de los subsistemas de la organización así como en ciertos procesos que se desarrollan en ellos. El diagnóstico de los subsistemas de la organización, puede tener los siguientes enfoques u objetivos:

- La organización total,

- Subsistemas que pueden tener las siguientes características:

* Tamaño

* Complejidad

* Grado de homogeneidad

* Interfase

- Individuos (gerentes, jefes, puestos claves)

- Roles (conductas como resultado de ocupar una posición)

- Sistemas transorganizacionales (sistemas legales y de orden)

El diagnóstico de los procesos organizacionales puede estar dirigido, principalmente, a:

- Patrones, estilos y flujos de información,

- Establecimiento de metas,

- Toma de decisiones, resolución de problemas y planificación de la acción (alternativas),

- Resolución y manejo de conflictos,

- Administración de las relaciones interfase (dos o más grupos enfrentan problemas comunes),

- Relaciones superior- subordinado,

- Subsistemas tecnológicos y de ingeniería (adecuadas para un buen desempeño),

- Administración estratégica y planificación de largo plazo (visión/misión),

- Aprendizaje organizacional (Aprender de éxitos y fracasos para mantener competitividad).

Instrumentos de Captura de Información

Entre los instrumentos más utilizados destacan:

- Cuestionarios y encuestas, para grandes organizaciones o subsistemas.

- Entrevistas individuales, para grupos pequeños y homogéneos o para muestras.

- Observaciones de terceras partes,

- Información documental (archivos, estadísticas, organigramas, procedimientos, etc.).

- Juntas de confrontación, o de resolución de problemas, cuando hay dos o más grupos involucrados. Sin embargo, es posible que sea necesario combinar varios instrumentos para obtener una información de mejor calidad.

Cuestionarios o Encuestas

El cuestionario o encuesta sirve cuando:

- se desea explorar “debajo de la superficie”.

- no es posible entrevistar a las personas,

- la información se encuentra dispersa en diferentes grupos,

- las fuentes son muy variadas.

Entre los beneficios de los cuestionarios o encuestas, destacan:

- son económicos para grandes poblaciones,

- es posible aplicar análisis cuantitativos mediante el uso de estadígrafos (medias, desviaciones estándar, distribución de frecuencias, coeficientes de correlación)

- la población acepta estos métodos, por lo que responde de manera más adecuada,

- protege a las personas en el anonimato, lo que en algunas circunstancias podría favorecer la indagación.

Las limitaciones más frecuentes son:

- las personas deben limitarse a responder en función de las alternativas, por lo que no tienen la oportunidad de expresar sus propias percepciones u opiniones,

- las respuestas tienden a ser mecánicas o bien por cumplir con el requerimiento,

- no otorga la oportunidad al consultor de interactuar con mayor profundidad con el encuestado.

Elaboración de Cuestionarios o Encuestas

Las preguntas deben corresponder a alguna de las variables seleccionadas para realizar el diagnóstico, por lo que no deben existir preguntas que no cumplan con el propósito de “medir” alguna variable de diagnóstico. Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas. En las preguntas abiertas, las personas deben responder eligiendo alguna de las alternativas que se le presentan. En las preguntas abiertas, las personas puede emitir opinión en relación con lo que se pregunta, con lo cual disminuye el “encajonamiento” del encuestado, aunque subsiste el sesgo de que lo único que se indaga es lo que el encuestador desea saber. Los cuestionarios o encuestas deben ser cuidadosamente diseñados, de manera que las preguntas sirvan para medir las variables seleccionadas, así como, que su duración sea no mayor a aquella en la cual las personas respondan mecánicamente o pierdan el interés por entregar su opinión, debido a su excesiva extensión. Se recomienda agrupar las preguntas que tengan el mismo formato de respuesta, posibilitando construir una matriz de cuestionario y elecciones de respuesta, así como, facilitar el procesamiento de los datos y el posterior análisis, incluyendo el cruce de variables.

Entrevistas

El objetivo principal de las entrevistas es explorar las opiniones y sentimientos de los entrevistados. Este instrumento ayuda al que el entrevistado exprese sus percepciones y opiniones respecto a lo que ocurre en la organización. Las entrevistas pueden ser individuales o grupales. En las entrevistas individuales las personas pueden sentirse con mayor privacidad para expresar sus opiniones, sin embargo, en las entrevistas grupales es posible cruzar

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