TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN..

RESUMEN

La presencia de gestores en el Registro Mercantil Segundo del Estado Carabobo, crea molestias en el resto de los usuarios, principalmente de los abogados, pues la gran cantidad de trámites que realizan dilatan los procesos que allí se realizan y generan colas en las cuatro taquillas que pueden durar todo un día laborable para que el resto de los usuarios puedan realizar los suyos, siendo normalmente menores en cantidad, provocando a éstos pérdidas de tiempo y dinero en cantidades considerables. Aunado a esto, se producen retrasos en todos los procesos que se llevan a cabo en el ente público.

Se han tomados medidas con anterioridad que han sido mal implementadas por los empleados públicos que laboran en dichas taquillas, y que por ausencia de supervisión terminan trabajando de manera incorrecta, viéndose también influenciados por el beneficio propio o de personas conocidas.

        Deberá entonces el Gerente Público, implementar dichas estrategias y remitirse no sólo a su ejecución sino a la supervisión de sus empleados para así cerciorarse de que los lineamientos están siendo seguidos y que todos trabajan en la consecución del objetivo principal de la Administración Pública, que como ya es conocido, es procurar el bienestar social, mediante la prestación de servicios que satisfagan las necesidades de la población.

Objetivo

Crear e implementar las estrategias gerenciales correctivas necesarias que permitan el desarrollo armónico de los procesos que se ejecutan en el Registro, logrando así la atención efectiva a los usuarios evitando las dilaciones en los procesos.

Metodología.

Las medidas que aquí deben tomarse, son a las que se refieren las Decisiones de Control, esto porque dichas disposiciones vienen a tener un efecto correctivo y por tanto el buen gerente deberá:

• Realizar un Control de Gestión.
• Valerse de fuentes de datos más estructuradas (porque se trata de un problema en específico).
• Implantar las estrategias.
• Corregir las medidas que sean necesarias.
• Buscar resultados a corto plazo.
• Inclusión de todas las unidades de la organización.
• Ejecutar en Plan de Acción en vez de presentar un plan estratégico.
• Las medidas deben tener origen Cuantitativo (Medidas-Metas)
• Hacer uso de criterios de evaluación más exactos.
• Lograr mediante medidas incentivantes y restrictivas el compromiso del cumplimiento efectivo y eficaz por parte del empleado público.

En base al planteamiento anterior, la estrategia propuesta de forma rápida y concisa es la siguiente:

• La redistribución del servicio de las taquillas, es decir,  que se dejen en las taquillas en el siguiente orden:

• Una sola taquilla para usuarios (no abogados) que tengan más de tres trámites.
• Una sola taquilla para personas de la tercera edad, embarazadas y minusválidas (atención especial).
• Una taquilla exclusivamente para abogados.
•  Y una última taquilla para usuarios no abogados que tengan menos o hasta tres trámites.

En el caso de taquillas para usuarios no abogados con más de tres trámites, éstas podrán ser usadas por los gestores sin limitante de trámites por día. Respecto a la taquilla de atención especial, esta tendrá un límite de hasta tres trámites para así evitar que se haga uso de la prioridad de estas personas para hacer las veces de gestor. La taquilla exclusivamente para abogados no tendría limitante de trámites por día, pero debe identificarse con su carnet de Impreabogado vigente y cédula de identidad. En el caso de la última taquilla para usuarios hasta tres trámites, sería para todos aquellos usuarios que no encuadran en los perfiles de las taquillas anteriores.

En el caso de estar vacía alguna de las taquillas, podrá ésta auxiliar a aquella que se encuentre con mayor cantidad de personas para ayudar a agilizar los procesos, si llegara uno o más usuarios pertenecientes al perfil de la taquilla auxiliar, entonces, ésta deberá atender primero a los usuarios para los que está destinada y luego continuar en el papel de auxiliar.

Principales Resultados

• Al principio se creó un poco de confusión entre los usuarios con la nueva medida.
• La cola en la taquilla con más de tres trámites se hizo bastante larga, mientras que las demás taquillas fluyó con normalidad.
• Las taquillas vacías entraron sin problema en papel auxiliar sin problema, siguiendo los lineamientos establecidos.
• Los usuarios no invirtieron tanto tiempo en realizar sus gestiones, a excepción de los que hacen sus diligencias en la taquilla de más de tres trámites que es la normalmente usada por los gestores.
• Se produjo una mayor y mejor atención a los usuarios.

Principales Conclusiones

• La gerencia debe tomar siempre medidas correctivas que permitan el mejor desarrollo de los procesos que se producen en la empresa, pues de allí es que se obtienen los resultados.
• Como el principal objetivo de la administración pública es el servicio público de calidad, es quien recibe dicho servicio que puede dar fe de la forma en la que lo recibe, en este caso, los usuarios. Es por ello que en este campo es imperante la opinión de los afectados para saber si aquello que se está prestando, se está haciendo de manera correcta.
• La supervisión constante es necesaria para asegurarse de que los procesos están siendo implementados de la manera en que fueron estipulados.
• Debe siempre incentivarse al empleado público a dar un buen servicio y a tener compromiso con las funciones que realiza.

Cuerpo del Trabajo

      Secciones???

GESTORES EN EL REGISTRO MERCANTIL SEGUNDO DEL ESTADO CARABOBO

        Los registros y notarías del país son dependencias pertenecientes al Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), instituto a su vez adscrito al Ministerio de Relaciones Interiores, Justicia y Paz. En este caso, el Registro Mercantil Segundo del Estado Carabobo ubicado en Valencia, Estado Carabobo, entre varios problemas presenta la exagerada cantidad de gestores que realizan trámites a diario en esta sede, los cuales a su vez, realizan cantidades de diligencias que les lleva a estar hasta dos horas en las distintas taquillas del organismo, dificultando la fluidez y rapidez con la que deberían de realizarse los trámites. Este hecho principalmente dificulta las labores de los abogados que, en ejercicio de nuestras funciones, deben hacer uso de las instalaciones para lograr el desarrollo de sus labores. Esta problemática genera atrasos y molestias a los usuarios del registro que no son gestores, los cuales que vienen a ser abogados y público en general.

        Se hace necesario entonces la toma de decisiones estratégicas que permitan el desenvolvimiento de las funciones de dicho registro de manera rápida, eficaz y eficiente, sin perjuicio de sus usuarios, independientemente de quienes sean, pues es bien sabido también que muchos gestores son los que realizan las funciones de los abogados que los contratan.

        Debe crearse entonces un sistema de trabajo sobre bases administrativas u organizacionales que permitan el logro del objetivo planteado, involucrando conceptos sobre justicia y equidad, pero que consigan el desarrollo armónico de los procesos llevados en el registro.

        El SAREN ha implementado una cantidad de medidas que a la final han resultado en una dilatación de los procesos y por tanto retardo en los resultados en las solicitudes de los usuarios, las colas en las taquillas se vuelven interminables, igual los gestores hacían de las suyas, etc. Entre estas medias ha tocado vivir las de atención por números de cédula, la obligación de presentar cantidades innecesarias de documentos,  horarios restringidos. Todo afectó de manera negativa las operaciones pertenecientes a este organismo.

El 7 de enero del año pasado (2015) la Autoridad Única Nacional para la Simplificación de Trámites y Permisos, Dante Rivas, publicó una circular de su despacho dirigida a los Registros Públicos, Registros Principales, Registros Mercantiles y Notarías del país que contenía una serie de medidas con el objetivo de la eliminación de restricciones para atender a usuarios en registros y notarías. Es cierto que estas medidas han producido un efecto positivo en las operaciones y resultados de los distintos organismos a los que fueron dirigidas, sin embargo, no se ha acabado con el problema de los gestores.

        Siendo este un organismo dependiente del Estado, el gobierno debe encargase de crear políticas que mejores en desarrollo de las funciones de la administración pública, es allí donde la Gerencia Pública viene a jugar un papel fundamental, pues deben realizarse un análisis profundo y sincero de las problemáticas que en ella se producen, y por tanto la determinación de sus causas para luego poder argüir sobre cuáles sería las soluciones más factibles al complicación presente.

        Las gerencias sean de la rama pública o privada, adoptan decisiones sobre distribución y asignación de recursos, control de las operaciones y diseño de acciones correctivas. Así como también comunicar e informar a los niveles estratégico y operativo, por tanto entre sus actividades tienen la gran responsabilidad de la planificación estratégica, establecer objetivos, organizar, comunicar y motivar, medir y evaluar, desarrollar y formar personas y retroalimentar la planificación que conlleven a la consecución de los objetivos de los organismos que dirigen.

...