Diagnostico Empresarial

DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

Definiciones

1. Proceso mediante el cual se lleva a cabo un análisis para buscar información que ayude a determinar la situación actual de la organización y detectar sus áreas de mejoramiento.

2. Obtención de información para saber cómo está una situación dada; conocer el estado de cosas en una compañía, para compararlo contra un estado de salud y efectividad organizacional.

3. Proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado y descubrir problemas para corregirlos y áreas de oportunidad para aprovecharlas.

4. Evaluación focalizada en un conjunto de variables que tienen relevancia central para la comprensión, predicción y control del comportamiento organizacional.

¿Cómo se lleva a cabo el diagnóstico integral empresarial?

La aplicación de un diagnóstico empresarial empieza por diseñar el instrumento de investigación y su metodología; primero, es conveniente buscar y seleccionar un modelo adecuado al tipo de empresa, una buena opción es elegir algún modelo de reconocido prestigio internacional que incluya todas las áreas que interesa analizar.

Una vez elegido el modelo sobre el cual se diseñará el diagnóstico, el siguiente paso es elaborar los cuestionarios, entrevistas, encuestas, indicadores de desempeño y herramientas auxiliares que se utilizaran para recoger los datos. El instrumento principal por razones de economía de tiempo y dinero puede ser el cuestionario, el cual es recomendable que contenga entre 20 y 50 preguntas o ítem por cada una de las áreas a investigar.

El problema de la eficiencia, efectividad y salud organizacionales se puede acometer desde diferentes perspectivas:

Primera:

La perspectiva societal. En la que se evalúa la organización desde el punto de vista del sistema mayor que la engloba, es decir, el análisis de los efectos provocados por la acción organizacional en los distintos subsistemas de la sociedad.

Segunda:

El estudio de los ejecutivos. Los que gestionan a la organización y que son responsables de su administración ante los socios, los propietarios, es decir los diferentes grupos de interés en la organización.

Tercera:

El análisis de las interrelaciones de los diferentes subsistemas, departamentos y subdivisiones de la organización entre sí y con la organización global.

Cuarta:

La investigación de cómo es la relación de la organización con los grupos informales que se construyen a su interior.

Quinta:

El estudio de las personas que trabajan en la organización o que tienen relación con ella como proveedores, clientes, etc., pero desde una perspectiva individual.

Áreas de revisión del diagnóstico integral empresarial

La investigación que permitirá recopilar información estratégica de la empresa debe incluir las siguientes áreas, funciones o departamentos:

1. Planeación estratégica

2. Administración general

3. Recursos humanos

4. Contabilidad

5. Finanzas

6. Producción

7. Abastecimiento y distribución (logística)

8. Comercialización y/o mercadotecnia

9. Gestión de la calidad

10. Clima laboral

Para cada una de estas áreas se sugiere diseñar unas 20 preguntas mínimo para determinar la situación actual en la que se encuentran con respecto al modelo de referencia.

El tiempo que se estima conveniente para aplicar el cuestionario y algunas otras herramientas de recopilación de datos es de unos 45 a 90 minutos por cada área de estudio.

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Herramientas para el diagnóstico

1. Cuestionario.

2. Encuesta.

3. Entrevista.

4. Sondeo.

5. Collage.

6. Juntas.

7. Observación directa.

8. Producto y/o servicio terminado.

9. Reportes.

10. Controles

11. Estados financieros.

- Antes de seguir avanzando es importante que la dirección y/o la propiedad de la empresa comprendan y asuman el compromiso con la mejora que supone abordar un proceso para sistematizar la introducción del diagnóstico.

- Explicitar el compromiso de la dirección en este proceso es fundamental tanto para asegurar que los próximos pasos sean sólidos como para adoptar desde el comienzo los criterios de transparencia y diálogo.

- Para formalizar y comunicar el compromiso de la empresa con dicho diagnóstico, la gerencia firmará un comunicado para anunciar el compromiso, poner todos los recursos necesarios para ello y adherirse a los principios y criterios esenciales.

Dicho documento tendrá además el objetivo de transmitir a todos los niveles de la organización el mandato explícito de colaborar con este proceso para legitimar y motivar la adopción de prácticas a favor de la sostenibilidad.

- En cuanto a los destinatarios de la formación, lo idóneo es que todo el personal de la empresa reciba esta formación básica junto con la comunicación del inicio del proceso y el compromiso de la dirección. Y especialmente importante es que participen en dicha formación todas y cada una de las personas que van a participar en el diagnóstico facilitando información, datos o valoraciones sobre las diferentes áreas de la empresa. El hecho de que estas personas reciban la formación básica permitirá ahorrar esfuerzos de comunicación, unificar terminología y compartir criterios comunes sobre lo que puede aportar el diagnóstico a la empresa, así como sentar ciertas bases sobre los conceptos básicos que se manejarán.

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