Manual Organizacion de Congresos
YuliemarTutorial20 de Febrero de 2016
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MANUAL
“CONGRESOS”
CONTENIDO
Página
- Introducción …………………………………………………….….……. 4
- Congresos en México
- Objetivo ………………………………………………………….….. 4
- Responsables ………………………………………………………….….. 4
- Actividades …………………………………………………………..…. 4
4.1 Inicio ……………………………………………………………... 4
- Participar en la licitación del cliente
- Elaboración de la propuesta creativa y económica
- Presentación de la propuesta
- Negociación de la propuesta
- Definición del cliente
4.2 Planeación ……………………………………………………………… 5
4.2.1 Establecer calendario de congresos
4.2.2 Propuesta de congresos
4.2.3 Negociación
4.2.4 Licitación y contratación de agencia (montaje y materiales)
4.2.5 Aprobación de imagen y gráficos
4.2.6 Contratación de personal
4.2.7 Gimmicks
4.2.8 Sampling
4.2.9 Desarrollo de contenidos para materiales
4.2.10 Diseño de materiales
4.2.11 Impresión de materiales
4.2.12 Selección de tema para ponencia
4.2.13 Selección y contratación de ponente
- laboración del minute by minute
- Ejecución ……………………………………………………… 7
- Sesión
- Plática
- Levantamiento de base de datos
- Galería fotográfica
- Control ……………………………………………………… 7
- Reporte por sesión
- Cierre …………………………………………………………….… 8
- Reporte final
- Presentación al cierre
- Almacenamiento de materiales sobrantes
- Archivo de documentos
- Destrucción de materiales
- Anexos ……………………………………………………………… 10
5.1 Anexo 1 “Ejemplo de brief” ……………………………………...……. 10 -11
5.2 Anexo 2 “Acuse de recibo” …………………………………………… 12
5.3. Anexo 3 “Formato de Supervisión en Congresos” ……..…….. 13
5.4 Anexo 4 “Control de inventarios”…...………………………………… 14
5.5 Anexo 5 “Ejemplo de reporte” ………………………………………… 15
MANUAL DE CONGRESOS
- Introducción
Congresos en México
Los congresos relacionados al cuidado de la salud ocupan aproximadamente el 80% del total de los congresos que se llevan a cabo en el mundo; la razón, en medicina cada especialidad y cada subespecialidad organiza su propio evento, es decir, una especialidad médica puede tener 10, 15 o más congresos de subespecialidad por año además de un gran evento que reúne a todos los profesionales de esa disciplina.
Participar en ferias y exposiciones nacionales e internacionales trae consigo el adquirir nuevos conceptos; así como el poder observar lo que la competencia está realizando. Es un espacio que permite el intercambio de ideas y crear relaciones a largo plazo y sobre todo la permanencia constante en el sector, lo cual permite realizar alianzas fructíferas y productivas entre profesionales, sociedades y asociaciones con la industria. Básicamente la presencia de marca es una estrategia de awareness y posicionamiento así como de relaciones públicas con el sector de profesionales de la salud
- Objetivo
El objetivo principal de participar dentro de los congresos es que el cliente pueda tener una mayor presencia con los Profesionales de la Salud. Permitiendo un alcance mayor dentro de congresos dirigidos a especialidades de interés.
- Responsables
- Director operativo
- Gerente de proyecto
- Coordinador de comunicación científica
- Trainee
- Consultor
OTROS RESPONSABLES
- Supervisor
- Gerente de Recursos Humanos
- Gerente Administrativo
- Auxiliar Administrativo
- Proveedor
- Cliente
- Actividades
- Inicio
- Participar en la licitación del cliente
El Director Operativo y/o el Gerente de proyectos asisten a la licitación del proyecto previa invitación del cliente.
- Elaboración de la propuesta creativa y económica
Tomando en cuenta el brief entregado por el cliente y la junta para la licitación, el Gerente de Proyecto elaborará la propuesta creativa y económica para el proyecto. El Director Operativo revisará la propuesta mínimo dos días antes de la fecha de presentación con el cliente, con el fin de hacer las correcciones y/o modificaciones pertinentes y autorizar la versión final un día antes de la presentación.
- Presentación de la propuesta
El Director Operativo presentará la propuesta en la fecha establecida por el cliente con apoyo del Gerente de Proyecto.
- Negociación de la propuesta
Posterior a la presentación y envío electrónico de la propuesta, el cliente podrá solicitar negociar algunos conceptos con el fin de cuadrar el presupuesto y las actividades del proyecto y que ambas partes estén de acuerdo con la propuesta final.
- Definición del cliente
El cliente se encargará de definir la agencia ganadora de la licitación. En caso de que NCC resulte ganadora comenzar con la Planeación del proyecto.
- Planeación
- Establecer calendario de congresos
Una vez autorizada la propuesta, el trainee deberá realizar una lista con todos los congresos que habrá durante el año de las especialidades con las que se trabajarán para el cliente.
Se deberá mostrar en esta lista la especialidad, la sede del congreso, los costos y el alcance aproximado del congreso.
- Propuesta de congresos
El Gerente de Proyectos junto con el Director Operativo y el Cliente determinarán el número de congresos a asistir, así como la forma de participar en cada evento.
- Participación en el área científica
- Plática
- Sala de profesores
- Participación en el área comercial
- Stand
- Edecanes
- Muestreo
4.2.3 Negociación
Una vez determinados los congresos a los que se acudirá y la forma en la que se participará (conferencia, stand, muestreo, sala de profesores), el Gerente de Proyecto deberá iniciar una negociación con las Asociaciones, Congresistas u Organizadores el tipo de participación con el que se acudirá.
4.2.4 Licitación y contratación de agencia (montaje y materiales)
Con mínimo 3 meses de anticipación, el Coordinador de Proyectos deberá realizar un brief (ANEXO 1) del evento a cubrir y un pitch de agencias en donde se buscarán como mínimo 3 proveedores diferentes que cuenten con los siguientes servicios:
- Montaje / desmontaje
- Diseño de Stand
- Diseño e impresión de gráficos
- Personal de staff
- Personal técnico
- Contar con posibilidades de resguardo de materiales
- Disponibilidad de montar fuera de la Ciudad
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