Gerencia Educativa

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

EZEQUIEL ZAMORA

SISTEMA DE DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVO DE EXPEDIENTES EN EL CICPC DEL MUNICIPIO ALBERTO ARVELO TORREALBA SABANETA DE BARINAS.

Tutor: Lcdo. Karla Lucena

Sabaneta, Abril 2012

ÍNDICE

Pag.

Capitulo II

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

Antecedentes relacionados a la investigación

Conociendo que es casi imposible que en diferentes ámbitos de las sociedades que no se hayan visto afectado, de alguna forma, por el manejo de la información. De hecho, durante la historia se ha tenido la necesidad de usar distintos sistemas de información para ejecutar las labores.

Entre los antecedentes encontrados en esta investigación se tienen los siguientes:

Para Naranjo (2005), en su trabajo de grado titulado Diseño de un Sistema de Información Gerencial que sirva de apoyo en la Toma de Decisiones de la Alta Gerencia, planteó como objetivo general proponer un sistema automatizado que permitiera el manejo de la información en forma gráfica y resumida para dar apoyo a la toma de decisiones por parte de la alta gerencia para mejorar el manejo de la misma información, el cual para lograr su objetivo estudió el funcionamiento del sistema actual que poseían (sus debilidades y fortalezas, los requerimientos de la información por parte de la gerencia, las áreas que formarían parte del sistema de apoyo gerencial, donde recomendó al finalizar el diseño del sistema de información gerencial, su implantación con la finalidad de que la alta gerencia cuenta con una herramienta poderosa en el manejo de la información, sugerencia que se relaciona con el desarrollo de la investigación planteada, ya que con la implantación de una proceso automatizado, los investigadores pretenden mejorar, el mecanismo del control de la información, a objeto de obtener una verificación rápida de la data, sobre determinadas operaciones que le permitan aplicar oportunamente de controles administrativos en pro de la organización y el servicio al usuario.

Carrero (2005), "Aplicación de Tecnología Web en los Sistemas de Información. Caso: Sistema de Control de Calificaciones". En su investigación presenta como objetivo crear los cimientos de un sistema de base de datos con las notas de los alumnos a través de una página dinámica en la Web, en donde los docentes, los alumnos y los representantes serán los principales usuarios. En sus conclusiones señala: La meta final será llegar a crear una comunidad virtual alrededor del sitio Web, con Chat directamente con los profesores, y correo electrónico, a través de la cual primeramente se minimice el tiempo de respuesta a la solicitud de información y en segundo lugar, que esta información sea válida y confiable.

El aporte que esta tesis dará a la investigación es que el autor planteó la creación de una base de datos con las notas de los alumnos, como un proyecto factible, es decir, desarrolló un sistema de información que permite llevar el control de las calificaciones de una forma rápida y confiable, en el trabajo en estudio igualmente, se piensa desarrollar una aplicación tecnológica, con el fin de automatizar un proceso de archivos de expedientes.

Lugo (2006), "Diagnóstico organizacional del proceso de inscripción y elaboración de horarios de la Dirección de Control de Estudios de la Universidad Metropolitana". En su investigación se plantea como objetivo general efectuar un diagnóstico de la situación actual de la Dirección de Control de Estudios con respecto al proceso de inscripción y elaboración de horarios con la intención de que pueda ser optimizado, identificar el grado de satisfacción existente con respecto al proceso y las variables externas que pueden afectarlo. En sus conclusiones señala que: éste estudio diagnóstico proporcionará la información necesaria para que se pueda emprender la tarea de minimizar o atacar las debilidades y de mantener o estimular las fortalezas encontradas en el proceso de inscripción y elaboración de horarios, mediante el análisis documental, la realización de entrevistas y la administración de cuestionarios.

El aporte de esta tesis a la investigación es que el autor realizó un diagnóstico del proceso de inscripción con el propósito de identificar las fortalezas y debilidades del mismo, en el presente estudio los investigadores piensan detectar las fallas del proceso de archivo manual con el fin de mejorarlo, a través de la aplicación de un sistema de información.

Morales y Muñoz (2006), "Propuesta de un Sistema de Información para optimizar el Proceso de Inventario de Materiales de los Almacenes de la CANTV." El elemento fundamental de esta investigación es proponer un Sistema de Información para optimizar el proceso de inventario de materiales de los almacenes de CANTV, ubicada en la Yaguara. Caracas, en la misma efectúan un diagnóstico del Sistema actual de procesamiento de datos, utilizado para el registro y control de los inventarios de materiales. En sus conclusiones señalan: La metodología utilizada desde el punto de vista de la investigación descriptiva, documental y de campo, para la realización del diseño de la investigación permitió el desarrollo de las fases de diagnóstico de la situación actual, análisis, diseño lógico e implantación del Sistema de Materiales. Además de los Diagramas de Flujo de Datos y la observación Documental directa lo cual hizo posible la captación de la realidad existente en la Dirección de Almacén de la CANTV.

Esta investigación le sirve de referencia a los investigadores porque le servirá de guía a la hora de realizar el diagnóstico de los actuales procesos de archivos de expedientes llevados en la oficina del CICPC del Municipio Alberto Arvelo Torrealba Sabaneta estado Barinas con el fin de detectar las posibles fallas y debilidades del mismo y buscar las posibles soluciones, a su vez establecer la factibilidad de la implementación del Sistema.

Velásquez (2007) "La automatización en el proceso de Reclutamiento y Selección de Personal en la empresa Balgres, C.A." En su investigación presenta como objetivo determinar la importancia de la automatización del proceso de reclutamiento y selección de personal en la empresa Balgres, C.A. El soporte teórico se enfatizó en los sistemas automatizados y en el área de recursos humanos. En sus conclusiones: recomienda la automatización del proceso de reclutamiento y selección de personal, la cual coadyuvará en el mejor funcionamiento y operación del mismo, suministrando información rápida confiable y actualizada de todos los registros almacenados.

Esta investigación es de gran importancia para los investigadores ya que se basa en que la aplicación de un sistema automatizado con el fin de mejorar el área de recursos humanos, expedientes procesados y en proceso dando como resultado la obtención de información rápida y confiable, suministrando no solo al funcionario facilidades en cuanto a solicitar o modificar sus datos, ver las diferentes causas de su registro ante esta instancia, entre otros beneficios siendo esta la finalidad del presente proyecto.

Bases Teóricas.

A continuación se presenta la perspectiva teórica que, se maneja para el desarrollo de la investigación planteada, la cual tiene como propósito suministrar un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones, que permitan abordar el problema, a manera de establecer un marco referencial para la interpretación de los resultados del estudio planteado.

La adaptación tecnológica.

El sistema informático de cualquier organismo, en sus capas administrativas, se puede considerar como un sistema de gestión electrónica de documentos. Los sistemas de gestión electrónica de documentos son cada vez más efectivos y posibilitan una gestión eficaz, pero tan sólo de aquellos documentos que han sido creados como tales. Algunas características funcionales de estos sistemas (registro, acceso o recuperación) podrían coincidir con las necesidades de un sistema de gestión de archivos, pero un sistema de gestión de archivos debe permitir, además, como mínimo: determinar un documento como documento de archivo, administrar el cuadro de clasificación, controlar los periodos de retención y disposición...

La tendencia tecnológica actual, por lo menos en las empresas, es integrar las funcionalidades de un sistema de gestión de archivos en el sistema de gestión electrónica de documentos, bien utilizando aplicaciones diferentes o bien añadiendo funciones propias de la gestión de documentos de archivo (mediante módulos o adds-on) a sus sistemas.

Paradójicamente, la esencia de esta integración se basa en la posibilidad de que no sea necesaria la intervención de un profesional de archivo (sería el propio usuario, por ejemplo, el que crearía el "perfil" del documento y el que determinaría su declaración como registro), pero se construye sobre principios archivísticos tradicionales (cuadros de clasificación, calendarios de disposición, etc.).

Los sistemas

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